WEG selbst verwalten: Tipps zu Versicherung, Vergütung, Haftung & Co. – Checkliste

WEG selbst verwalten – Um Ihr Wohnungseigentum zu verwalten, können Sie entweder eine professionelle WEG-Verwaltung bestellen oder das Gemeinschaftseigentum im Rahmen einer WEG Selbstverwaltung persönlich betreuen. Als Selbstverwalter kommt dabei jede Menge Arbeit auf Sie zu. Erfahren Sie alles, was Sie über die WEG Selbstverwaltung wissen müssen – inklusive allen Tipps zu Vergütung, Versicherung & Co.

WEG selbst verwalten: Voraussetzungen & Grundlagen

Die WEG Selbstverwaltung in Eigenregie ist eine aufwendige und anspruchsvolle Aufgabe. Erfüllt Ihre Immobilie alle wichtigen Voraussetzungen für eine Selbstverwaltung, können Sie sich über geringe Verwaltungskosten freuen.

Für die Selbstverwaltung stehen Ihnen zwei unterschiedliche Verwaltungsarten zur Verfügung, wobei sich ihr Aufgabenfeld nicht von dem einer externen WEG-Verwaltung unterscheidet. Dazu gleich mehr. Werfen wir vorab einen Blick auf die rechtliche Grundlage: Das reformierte Wohnungseigentumsgesetz (kurz: WEG).

WEMoG: Selbstverwaltung durch Eigentümer weiterhin möglich

So räumte das WEG den Eigentümergemeinschaften bereits von Anfang an das Recht ein, die Betreuung Ihrer Immobilie im Rahmen einer Selbstverwaltung persönlich in die Hand zu nehmen. Mit der WEG Reform 2020 hat sich daran auch nicht viel verändert. Somit ist die Bestellung eines WEG-Verwalters weiterhin erst dann Pflicht, sobald einer der Eigentümer einen solchen Wunsch äußert.

Voraussetzungen: Immobilienzustand & WEG Größe

Vorab sei gesagt: Nicht immer empfiehlt sich eine Selbstverwaltung. Denn je größer die WEG, desto mehr Parteien sind an den Beschlüssen beteiligt und desto höher ist der Verwaltungsaufwand. Auch bei sehr alten oder sanierungsbedürftigen Immobilien, sollte eher ein externer Dienstleister mit der Betreuung der Liegenschaft beauftragt werden. Eine Vielzahl an Selbstnutzern und ein gutes Klima zwischen den einzelnen WEG-Mitgliedern hingegen, ist eine ideale Grundlage für die persönliche Betreuung des Objekts.

Treffen die folgenden Voraussetzungen auf Ihre WEG zu, dann steht der Selbstverwaltung nichts mehr im Wege:

• sehr kleine WEGS (unter 10 Parteien)
• hoher Anteil an Selbstnutzern
• hohe Teamfähigkeit innerhalb der WEG
• sehr gutes Klima zwischen den Eigentümern
• guter Zustand der Immobilie
• WEG-Mitglied mit Vorkenntnissen

Alles weitere zu den Voraussetzungen finden Sie hier:

• WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung?

Wie bereits erwähnt, kann die WEG bezüglich der Selbstverwaltung zwischen zwei Optionen wählen: Der echten Selbstverwaltung und der unechten Selbstverwaltung. Schauen wir uns diese nun etwas genauer an:

Echte Selbstverwaltung oder unechte Selbstverwaltung?

Entscheiden Sie sich für die echte Selbstverwaltung, wird Ihre Liegenschaft gemeinschaftlich von allen WEG-Mitgliedern verwaltet. Empfehlenswert ist eine solche Form der Selbstverwaltung nur bei kleinen WEGs, da jedes Mitglied gleich viel involviert ist und jeder Vertrag einzeln unterschrieben werden muss. Alternativ können auch Einzelpersonen oder kleine Gruppen die gesamte WEG in bestimmten Aufgabenbereichen vertreten.

Die zweite Option ist die Verwaltung durch einen internen Verwalter, der sich allein um die fachgerechte Betreuung der Immobilie kümmert. Entscheiden Sie sich für diese Option, nennt man das eine unechte Selbstverwaltung.

Die zwei Arten der Selbstverwaltung im Überblick:

1. Echte Selbstverwaltung: Gemeinschaftliche Selbstverwaltung
2. Unechte Selbstverwaltung: Verwaltung durch einen internen Verwalter

Aufgaben des WEG-Verwalters

Die Aufgaben eines internen Verwalters unterscheiden sich nicht von den Aufgaben einer externen WEG-Verwaltung. Auch wenn die WEG selbst verwaltet wird, muss die Liegenschaft sowohl kaufmännisch, als auch technisch und juristisch betreut werden. Im Vergleich zur Mietverwaltung, sind bei der WEG-Verwaltung die Aufgaben und Pflichten des Verwalters im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verankert.

Hier einige der Aufgaben eines WEG-Verwalters zusammengefasst:

• Erstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans
• Erstellung einer Jahresabrechnung
• Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung
• Fertigung des Sitzungsprotokolls & der Beschlusssammlung
• Verwaltung der WEG-Konten
• Instandhaltung & Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums
• Betreuung bei rechtlichen Streitigkeiten

Vor allem bei Neubau lohnt sich eine persönliche Betreuung, da der Verwaltungsaufwand geringer ist, als bei älteren Immobilien.

WEG Selbstverwaltung: Ratgeber & Tipps

Sie wurden als interner Verwalter der WEG bestellt? Oder haben Sie sich für eine gemeinschaftliche Selbstverwaltung entschieden? Die Betreuung einer Immobilie ist eine anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgabe. Mit diesen Tipps sind Sie hierfür bestens vorbereitet.

Verwaltervertrag oder Geschäftsverteilungsplan

Ob Hausverwalter aus eigenen Reihen oder eine echte Selbstverwaltung mit allen Parteien, jegliche Regelungen und Pflichten sollten schriftlich dokumentiert werden. Wird eines der WEG-Mitglieder als offizieller Verwalter bestellt, empfiehlt es sich alle Details inklusive Vergütung, Dauer, Pflichten und Haftung in einem Verwaltervertrag fest zu halten. Hat sich die WEG stattdessen dafür entschieden, einzelne Eigentümer mit der Betreuung unterschiedlichen Aufgaben zu beauftragen, lohnt sich ein Geschäftsverteilungsplan in dem alles festgehalten wird. Beide Dokumente dienen sowohl der Absicherung der Wohnungseigentümergemeinschaft, als auch dem Verwalter.

Zusammengefasst:

• Bei internem Verwalter: Verwaltervertrag
• Bei gemeinschaftlicher Verwaltung: Geschäftsverteilungsplan

Aufwandsentschädigung & Vergütung

Die meisten Selbstverwalter kümmern sich ehrenamtlich um die Betreuung der Liegenschaft. Meistens bekommen sie im Gegenzug dazu eine kleine Aufwandsentschädigung. Einige Hausverwalter bekommen auch eine komplette Vergütung für Ihre Tätigkeit. Bei einer umfangreichen Verwaltung und einer entsprechenden Vergütung, sollten Sie dann auch abklären, ob ein Gewerbeschein nötig ist. Bei einer kleinen Aufwandsentschädigung oder wenn die Tätigkeit als Verwalter komplett ehrenamtlich ausgeübt wird, ist kein Gewerbeschein nicht nötig.

Software erleichtert die Verwaltung

Buchhaltung, Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen und Protokolle der Eigentümerversammlungen – eine Liegenschaft zu betreuen ist sehr aufwendig. Es müssen Rechnungen geprüft, Jahresabrechnungen erstellt und Verträge mit Dienstleistern abgelegt werden. Mittlerweile gibt es jede Menge Online-Angebote, die bei der Organisation der Unterlagen helfen. Dadurch sparen Sie sich unnötigen Papierkram und haben alles digital im Blick. Trauen Sie sich ruhig digitale Hilfsmittel zu nutzen. Eine Investition lohnt sich!

Vorteile: Weniger Papierkram & alles online abrufbar

Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen

Einer der wichtigsten Punkte ist der Versicherungsschutz. Als interner WEG-Verwalter sind Sie nämlich genauso haftbar zu machen, wie eine externe Hausverwaltung. Damit Sie bei falschen Abrechnungen oder bei fehlerhafter Koordination von Baumaßnahmen nicht aus eigener Tasche zahlen müssen, sollten Sie auf jeden Fall eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen. Die Kosten für der Versicherung können Sie der Wohnungseigentümergemeinschaft in Rechnung stellen.

Planung: Rücktritt, Urlaub & Ausfall

Behalten Sie als Verwalter auch immer die zukünftigen Entwicklungen der Hausverwaltung im Überblick. Treffen Sie vorab Absprachen bezüglich einer Urlaubsvertretung. Halten Sie außerdem im Vertrag fest, welche Vorkehrungen bei Ausfall, zum Beispiel durch Unfall oder Krankheit, zu treffen sind.

Für diese Fälle sollten Sie vorab planen:

• Rücktritt
• Urlaub
• Ausfall (z.B. durch Krankheit)

Gewährleistung von Neutralität

Bei der Selbstverwaltung steht der intern bestellte Verwalter oft vor einem Dilemma. Zwischen der Rolle des Miteigentümers und der Rolle des WEG-Verwalters zu trennen, ist nicht immer einfach. Vor allem dann, wenn Beschlüsse gefällt werden oder es zu Meinungsverschiedenheiten innerhalb der WEG kommt. Lassen Sie sich in solchen Situationen nicht von Ihren Emotionen und persönlichen Beziehungen zu anderen WEG-Mitgliedern leiten und bleiben Sie dabei allen WEG-Mitgliedern und den gefällten Entscheidungen gegenüber neutral.

Bezahlung von Fort- & Weiterbildungen

Es gibt eine Vielzahl an Angeboten für Fort- und Weiterbildungen im Bereich der Immobilienverwaltung, die Selbstverwalter unbedingt annehmen sollten. In wie fern die WEG für die Kosten solcher Fortbildungen aufkommt, sollten Sie ebenfalls absprechen und schriftlich festhalten. Schließlich besitzen die meisten internen Hausverwalter kaum genügend Expertise und Fachwissen über Rechtsprechungen und Gesetze, Immobilienmanagement und Buchhaltung.

Verteilungsschlüssel, Beschlussfassung, Verkehrssicherungspflichten & Co. – Anhand von Schulungsmaßnahmen können sich Selbstverwalter ein solides und praktisches Fundament an Wissen aneignen.

Checkliste: WEG selbst verwalten

Vom Verwaltervertrag über digitale Hilfsmittel bis zur Gewährleistung von Neutralität bei Entscheidungen und Streitigkeiten, mit ausgiebiger Vorbereitung steht Ihrer erfolgreichen Selbstverwaltung nichts mehr im Wege.

Hier die Checkliste – WEG selbst verwalten:

1. Verwaltervertrag oder Geschäftsverteilungsplan?
2. Aufwandsentschädigung, Ehrenamt oder Vergütung?
3. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen
4. Online Plattformen & digitale Hilfsmittel nutzen
5. Rücktritt, Urlaub & Ausfall vorbereiten & planen
6. Gewährleistung von Neutralität
7. Fort- & Weiterbildungen annehmen

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationstalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

• Hausverwaltung

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

• WEG-Verwaltung
• Mietverwaltung
• Sondereigentumsverwaltung
• Gewerbemietverwaltung