Immobilie verwalten: Aufgaben und Pflichten – Tipps für die Selbstverwaltung

Immobilie verwalten – Planen Sie in eine Immobilie als Kapitalanlage zu investieren und sind sich noch unsicher, ob Sie hierfür eine Hausverwaltung beauftragen möchten oder besitzen Sie bereits ein Mietobjekt und möchten es gerne selber verwalten? Erfahren Sie hier worauf es bei der Verwaltung von Immobilien ankommt und welche kaufmännischen und technischen Aufgaben dazu gehören. Außerdem am Ende: Die wichtigsten Tipps für Selbstverwalter!

Ist eine Selbstverwaltung der Immobilie sinnvoll?

Ein professioneller Hausverwalter zeichnen sich nicht nur durch seine jahrelange Erfahrung aus, sondern auch durch sein wichtiges Fachwissen und einzigartiges Know How. Die meisten Hausverwaltungen haben sich im Laufe der Zeit außerdem ein starkes Netzwerk aus professionellen Dienstleistern aufgebaut, wodurch Sie sich einer sorgfältigen Abwicklung der Instandhaltungsmaßnahmen sicher sein können. Das lassen sich einige Anbieter teuer bezahlen. Nicht umsonst werden Verwaltungskosten oft mit Renditekillern gleichgesetzt.

Die Vorteile und Nachteile einer externen Hausverwaltung:

  • Vorteile: Erfahrung & Expertise
  • Nachteile: Hohe Verwaltungskosten

Vorteile der Selbstverwaltung – Deshalb entscheiden sich mittlerweile immer mehr Vermieter dafür, ihre Liegenschaft persönlich zu betreuen. Die Kosten für eine externe Hausverwaltung werden somit gespart und ein persönliches Verhältnis zu den Mietern aufgebaut. Außerdem behalten Sie stets die komplette Kontrolle über Ihre Immobilie und da Sie sich als Eigentümer selbst um die Verwaltung kümmern, wird eine gewissenhafte Betreuung des Objekts gewährleistet.

Ob Mieterhöhung, Abmahnung, Instandhaltung oder Rechnungsüberprüfung – Die rundum Verwaltung einer Immobilie ist zwar mit sehr viel Zeit und Aufwand verbunden, doch mit ein wenig kaufmännischem Grundverständnis und technischem Sachverstand, steht einer erfolgreichen Selbstverwaltung Ihres Objekts nichts im Weg.

Im Vordergrund steht dabei immer die kaufmännische Verwaltung Ihres Objekts:

Pflichten der kaufmännischen Verwaltung

Wie jede andere Kapitalanlage müssen auch Immobilien überwacht und verwaltet werden. Entscheiden Sie sich also dazu die Kosten für eine externe Hausverwaltung zu sparen und die Betreuung Ihres Hauses oder Ihrer Wohnung selbst in die Hand zu nehmen, werden Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit der operativen Verwaltung Ihrer Immobilie verbringen.

Als Vermieter liegt Ihre Priorität nicht nur auf dem Werterhalt Ihrer Liegenschaft, sondern auch auf ihrer Wirtschaftlichkeit. So gehört die Verwaltung der Mietverhältnisse zu einer der wichtigsten Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung Ihrer Immobilie.

Betreuung der Mietverhältnisse: Akquise, Vertrag & Abwicklung

Mieterakquise – Als Vermieter und Kapitalanleger hat das Erzielen von kurzfristigen Cashflows und langfristigen Renditen stets Vorrang. Um Leerstandszeiten zu verkürzen, muss die Mieterakquise professionell geplant und durchgeführt werden. Dazu zählt die Vermarktung des Objekts, die Durchführung von Besichtigungsterminen und das Aufsetzen und Abwickeln des Mietvertrags.

Korrespondenz mit Mietern – Außerdem muss der Kontakt zu den aktuellen Mietern stets gepflegt werden. Als Vermieter sind Sie Ansprechpartner für Mängelanzeigen, überprüfen die monatlichen Mieteinnahmen und mahnen bei Zahlungsverzug verspätete Mieter ab.

Die wichtigsten Aufgaben rund um die Verwaltung der Mietverhältnisse zusammengefasst:

Geldverwaltung: Buchführung, Nebenkostenabrechnung & Co.

Buchführung – Um einen Überblick über alle Zahlungseingänge und -Ausgänge zu behalten, dient eine umfassende Liegenschaftenbuchhaltung als Grundlage Ihrer Geldverwaltung. So haben Sie außerdem alle Zahlungsverpflichtungen Ihrer Liegenschaft im Blick und können Gelder und Vermögenswerte langfristig planen.

Erstellung der Nebenkostenabrechnung – Als Vermieter müssen Sie außerdem einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, sollte der Mieter zusammen mit der Miete monatliche Nebenkostenvorauszahlungen leisten. Zu den in der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Nebenkosten, die auf den Mieter umlagefähig sind, gehören zum Beispiel die Grundsteuer, so wie die Kosten für die Wasserversorgung, Heizungsanlage, Gebäudereinigung und Müllbeseitigung.

Hier alle Tätigkeiten, die zur Geldverwaltung der Liegenschaft gehören:

  • Führung der Liegenschaftenbuchhaltung
  • Überprüfung der Rechnungen
  • Begleichung entstandener Kosten
  • Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
  • Budgetplanung
  • Rechnungsprüfung

Wichtig: Egal ob Zahlungsverpflichtungen, fehlende Mieteingänge oder Instandhaltungskosten – halten Sie immer alles schriftlich fest, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Das können Sie sowohl mit speziell entwickelten Verwaltungssoftwares am Computer machen, als auch manuell.

Pflichten der technischen Verwaltung

Neben der Bewirtschaftung muss auch für den Werterhalt der Immobilie gesorgt sein. Als privater Vermieter bedeutet das nicht zwangsweise, dass Sie auch alle Reparaturen und Umbaumaßnahmen persönlich durchführen müssen. Dafür gibt es weiterhin ausgebildete Dienstleister, an die Sie sich wenden können.

Stattdessen geht es bei der technischen Verwaltung Ihres Mietobjekts darum, den aktuellen Zustand instand zu halten, damit die Immobilie weiterhin wohn- und nutzbar bleibt ohne dabei an Wert zu verlieren.

Die Grundlage hierfür bildet die regelmäßige Objektbegehung:

Objektbegehung & Veranlassung von Instandhaltungsmaßnahmen

Objektbegehung – Mindestens ein bis zwei Mal im Jahr sollten Sie sich ein persönliches Bild von dem Miethaus oder der Mietwohnung machen. Hier wird neben dem Zustand von Dach, Flur, Treppenhaus & Co. auch die Funktionsfähigkeit der technischen Anlagen, wie Heizung, Stromkasten und Aufzug kontrolliert. Nehmen Sie hierfür gerne den Hausmeister mit und halten Sie alles in einem ausführlichen Protokoll inklusive Bildern fest.

Veranlassung von Instandhaltungsmaßnahmen – Erkennen Sie frühzeitig Schwachstellen am Objekt oder stellen Sie Mängel fest, können Sie nach der Begehung entsprechendes Dienstpersonal kontaktieren und gemeinsam die nötigen Reparaturen und Umbaumaßnahmen planen.

Diese Tätigkeiten sind nötig um die Instandhaltung Ihres Objekts zu garantieren:

  • regelmäßige Begehung des Mietobjekts
  • Prüfung des Zustands der Wohnungen
  • Planung & Delegation von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Planung & Delegation von Modernisierungsmaßnahmen
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Beauftragung von Hausmeister, Winterdienst & Handwerker

Beauftragung von Dienstpersonal – Um die stetige Pflege des Mietobjekts zu gewährleisten ist also auch entsprechendes Personal erforderlich, dass mit seiner Erfahrung und Expertise die Immobilie instand hält. Als privater Vermieter und Verwalter Ihrer Liegenschaft ist es somit auch Ihre Aufgabe nach qualifizierten Dienstleistern, wie Hausmeister, Gärtner, Handwerker & Co. zu suchen und die entsprechenden Verträge abzuwickeln.

Hier die wichtigsten Dienstleister für die Objektpflege im Überblick:

  • Gärtner
  • Hausmeister
  • Reinigungspersonal
  • Winterdienst
  • Handwerker
  • Elektriker

Tipps für Selbstverwalter: Gesetze, Versicherungen & Co.

Nun sind zwar die wichtigsten Aufgaben rund um die Verwaltung Ihrer Liegenschaft geklärt, doch entscheiden Sie sich dafür auf die Erfahrung eines professionellen Verwalters zu verzichten, kommt es auch auf Ihr persönliches Know-How an.

Vorab die wichtigsten Tipps für Selbstverwalter zusammengefasst:

  • Kenntnisse über den örtlichen Mietspiegel
  • Fachwissen über die neueste Gesetzgebung
  • Technischer Sachverstand und steuerliche Expertise
  • Verhandlungsgeschick und Fingerspitzengefühl

Kenntnisse über die aktuellen Gesetze & Vorschriften

Die deutsche Gesetzgebung unterliegt ständigem Wandel. Um rechtliche Probleme vorzubeugen, müssen Sie sich stets mit den neusten Gesetzen und Vorschriften rund um die Vermietung, Verwaltung und Versteuerung der Liegenschaft vertraut machen.

Fachwissen über den örtlichen Mietspiegel & technischer Sachverstand

Auch sollten Sie genügend Kenntnisse über die orts- und marktüblichen Mieten mitbringen, damit Sie eine rentable und faire Miete verlangen können ohne dabei Ihre Mieter zu verschrecken oder unnötig Geld zu verschenken. Ein technischer Sachverstand ist außerdem von Vorteil, damit Sie die Ausmaße der Reparaturen einschätzen und zuverlässige, wie günstige Handwerker beauftragen können.

Verhandlungsgeschick und Fingerspitzengefühl

Da Sie regelmäßig mit Ihren Mietern zu tun haben werden, ist außerdem ein gewisses Verhandlungsgeschick und Fingerspitzengefühl von Vorteil, um die Mieterbeziehungen pflegen zu können und Mieterfluktuation zu vermeiden.

Wichtige Versicherungen für private Vermieter

Damit sich Ihre Investition in ein Mietobjekt als Kapitalanlage außerdem lohnt, müssen Sie während Ihrer Verwaltungstätigkeiten stets die Sicherung der eignen Liquidität im Blick behalten. Selbstverschuldete Fehler oder Schäden und Beeinträchtigungen am Eigentum durch plötzliche Ereignisse, Mieter oder Streitigkeiten sind keine Seltenheit und können durchaus vorkommen. Stellen Sie hierfür also sicher, dass Sie alle wichtigen Versicherungen abgeschlossen haben, die sowohl Sie als Vermieter, als auch Ihre Immobilie vor hohen finanziellen Verlusten schützen.

Folgende Versicherungen sollten Sie als Kapitalanleger abschließen:

  • Wohngebäudeversicherung
  • Elementarschadenversicherung
  • Privathaftpflichtversicherung
  • Hausratversicherung
  • Rechtsschutz
  • ggf. Mietausfallversicherung

Fazit: Immobilie verwalten – Wohnung, Haus & Co.

Eine Immobilie zu verwalten ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich müssen die Mietverhältnisse betreut, die Mieteinnahmen und Zahlungsverpflichtungen überwacht und die Liegenschaft instand gehalten werden. Wer sich dazu entschließt, sich als privater Vermieter selbst um die Hausverwaltung zu kümmern, sollte sich auf jeden Fall eine gute Buchführung zulegen, alle notwendigen Versicherungen abschließen und sich mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften rund um die Vermietung, Verwaltung und Versteuerung der Immobilie vertraut machen.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: