WEG-Verwaltung: Aufgaben, Pflichten, Kosten & Vertrag – Wohnungseigentumsverwaltung

WEG-Verwaltung – Die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft (kurz: WEG) sind zu der ordnungsgemäßen Verwaltung Ihres Gemeinschaftseigentums verpflichtet. Das ist eine verantwortungsvolle und zeitaufwendige Aufgabe. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten WEGs dazu, eine professionelle WEG-Verwaltung mit der Betreuung ihrer Liegenschaft zu beauftragen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die WEG-Verwaltung wissen müssen –  von den Aufgaben der WEG-Verwaltung über die monatlichen Kosten bis zum Vertrag und der Kündigung. Außerdem die Frage: Was ist der Unterschied zwischen Sondereigentumsverwaltung und WEG-Verwaltung? Das und mehr hier. Zurück zur Übersicht: Hausverwaltung.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Bei einer WEG-Verwaltung geht es um die Verwaltung des in § 1 WEG definierten Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Das Sondereigentum, also die Immobilien der einzelnen WEG-Mitglieder, wird nicht von der WEG-Verwaltung betreut, sondern bei Bedarf von der Sondereigentumsverwaltung (kurz: SEV-Verwaltung).

Bevor wir auf die Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung eingehen, schauen wir uns nochmal an, was WEG bedeutet.

Wohnungseigentümergemeinschaft erklärt

Definiert wird eine WEG als eine Gemeinschaft mehrerer Eigentümer, denen gemeinsam eine Wohnanlage gehört. WEG-Mitglieder können zum Beispiel Besitzer von Eigentumswohnungen in einem Mehrfamilienhaus sein oder auch Eigentümer kompletter Häuser auf größeren Wohnanlagen.

In anderen Worten: Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist jeder, der Teil-Besitzer einer Wohnanlage ist. Typisch ist, dass sowohl eine notarielle Teilungserklärung, als auch eine Gemeinschaftsordnung vorliegt und eine jährliche Eigentümerversammlung einberufen wird.

Das Wohnungseigentumsgesetz definiert nicht nur, was als Gemeinschaftseigentum gilt und was nicht. Es erklärt auch zu welchen Aufgaben die WEG-Mitglieder gesetzlich verpflichtet sind. Dazu zählt zum Beispiel das Aufstellen der Hausordnung, sowie das Ansammeln angemessener Erhaltungsrücklagen.

Diese Pflichten der WEG sind gesetzlich vorgeschrieben:

1. Aufstellung einer Hausordnung
2. Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
3. Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums
4. Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage

Gemeinschaftseigentum erklärt

Der WEG-Verwalter ist also nur für das Verwalten des Gemeinschaftseigentums zuständig. Das ist so im § 20 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vorgeschrieben. Dazu zählen zum Beispiel die Außenanlagen, der Waschkeller und die Parkgarage. Die jeweiligen Eigentumswohnungen oder Häuser, die den einzelnen WEG-Mitgliedern gehören, fallen nicht in seinen Verantwortungsbereich.

Zum Gemeinschaftseigentum gehört folgendes:

• Fassade
• Treppenhaus
• Flur
• Waschküche & Trockenraum
• Heizungsraum
• SAT-Anlage
• Gartenanlage
• Garage
• Plätze für Mülltonnen

Wie bereits erwähnt ergänzen sich die WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung in ihrer Arbeit. Während sich die WEG-Verwaltung um das Gemeinschaftseigentum kümmert, ist die SEV-Verwaltung für das vermietete Sondereigentum verantwortlich:

Unterschied: WEG-Verwaltung & SEV-Verwaltung

Beispiel & Vergleich – Stellen wir uns ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Eigentumswohnungen vor. Eine der Wohnungen ist von seinem Eigentümer vermietet. Das WEG-Mitglied, dem die Wohnung gehört, wohnt weit weg und hat deshalb eine SEV-Verwaltung für die Betreuung des Mietobjektes beauftragt.

Ergo: Es wurde sowohl eine WEG-Verwaltung bestellt, als auch eine Sondereigentumsverwaltung. Die Pflichten des WEG Verwalters enden somit an der Eingangstür zur Wohnung. Für alles, was hinter dieser Tür geschieht, ist dann der SEV-Verwalter zuständig. Die Pflichten des SEV-Verwalters beginnen also genau dort, wo die Pflichten des WEG-Verwalters enden.

Der Unterschied zusammengefasst:

• WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum
• SEV-Verwaltung: Verwaltung von Sondereigentum

WEG-Verwaltung beauftragen oder selber verwalten?

Vorteile der WEG-Verwaltung – Die Verwaltung einer WEG ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch kostenintensiv. Hier ist Organisationstalent und Zeit Management gefragt, sowie entsprechendes Know-How über Buchhaltung und Immobilienmanagement. Zusätzliche Kenntnisse über die aktuelle Gesetzgebung sind außerdem hilfreich. Eine professionelle WEG-Verwaltung bringt all das mit.

Selbstverwaltung – Gesetzlich ist Bestellung einer WEG Verwaltung jedoch keine Pflicht. Es steht Ihnen also durchaus zu, die WEG Verwaltung selber zu machen. Hierfür haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie bestellen im Rahmen einer unechten Selbstverwaltung einen Verwalter aus den eigenen Reihen oder Sie entscheiden sich für eine gemeinschaftliche WEG Verwaltung durch die Eigentümer. Das wird dann eine echte Selbstverwaltung genannt.

Lesen Sie hier mehr:

• WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung?

Eine Selbstverwaltung empfiehlt sich jedoch nur bei kleinen WEGs mit modernen Wohnanlagen, da sich hier der Verwaltungsaufwand in Grenzen hält. Bei größeren WEGs, wie zum Beispiel einem mehrstöckigen Mehrfamilienhaus, wird stets die Bestellung einer professionellen WEG-Verwaltung empfohlen.

Ob professioneller WEG-Verwalter oder eine Betreuung des Objekts in Eigenregie – die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft umfasst eine Vielzahl an Aufgaben und Pflichten:

Aufgaben & Pflichten: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan & Co.

Gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben des Verwalters – Während es bezüglich der Aufgaben des SEV-Verwalters keine gesetzliche Grundlage gibt, sind die Pflichten der WEG-Verwaltung sowohl im Wohnungseigentumsgesetz, als auch in der Teilungserklärung definiert.

Zu den gesetzlichen Pflichten des Verwalters gehören:

1. Aufstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans
2. Aufstellung einer Jahresabrechnung
3. Erstellung eines Vermögensberichts 
4. Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung 

Zusätzliche Aufgaben des Verwalters – In der Praxis sind für die vollständige Verwaltung einer WEG jedoch noch weitaus mehr Tätigkeiten notwendig. So muss sich der WEG Verwalter regelmäßig ein persönliches Bild über den Zustand der Immobilie machen, Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen koordinieren und an die jeweiligen Dienstleister delegieren. Um die vollständige Betreuung einer WEG zu gewährleisten handelt die WEG-Verwaltung auf drei Ebenen.

Zu diesen gehören:

• Kaufmännische Verwaltung
• Technische Verwaltung
• Juristische Verwaltung

Genaueres zu den Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung finden Sie hier:

• WEG-Verwaltung Aufgaben

Die meiste Verwaltungsarbeit findet im Büro statt und nennt sich die kaufmännische Verwaltung. Hier geht es vor allem um die Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft:

Kaufmännische Verwaltung: Finanzplanung & Buchhaltung

Buchhaltung & Jahresabrechnung – Zu den kaufmännischen Aufgaben gehört die Erstellung der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts. Außerdem muss der WEG-Verwalter alle eingehenden und ausgehenden Überweisungen notieren und dabei alle Wirtschafts- und Finanzpläne der WEG im Blick behalten.

Diese Aufgaben gehören zur kaufmännischen Verwaltung:

• Erstellung des Wirtschaftsplans
• Führung der Bankkonten der WEG
• Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben
• Begleichung der Zahlungsverpflichtungen der WEG
• Aufbereitung der Jahresabrechnung
• Erstellung des Vermögensberichts
• Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Objektbegehung – Wie ist der Zustand der Fassade? Funktioniert die Heizung ordentlich? Und wie sehen Garage, Garten und Flur aus? Um diese Fragen zu beantworten, führt ein WEG-Verwalter regelmäßige Objektbegehungen durch und protokolliert diese.

Umbaumaßnahmen – Dabei werden sowohl Modernisierungs- als auch Instandhaltungsmaßnahmen veranlasst, die verantwortlichen Dienstleister kontaktiert und die WEG bei auffallenden Mängeln umgehend berechtigt.

Der technische Aufgabenbereich zusammengefasst:

• Begehung & Begutachtung des Gemeinschaftseigentums
• Veranlassung und Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
• Veranlassung und Koordination von Modernisierungsmaßnahmen
• Wahrung von Verkehrssicherungspflichten

Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung

Gerichtliche Auseinandersetzungen – Das Gemeinschaftseigentum wird vom Verwalter auch juristisch betreut. Bei Streitigkeiten und Gerichtsprozessen beauftragt er den Fachanwalt und vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft vor Gericht. Um im Namen der WEG zu handeln und sie gegenüber Dritten zu vertreten, braucht es nicht nur einen Verwaltervertrag, der alle Pflichten regelt, sondern auch eine Verwaltervollmacht.

Vertragsabschlüsse & Versammlungen – Ist eine solche Vollmacht vorhanden, unterzeichnet der WEG-Verwalter in Ihrem Namen Verträge mit Dienstleistern, wie Handwerker, Hausmeister & Co. Auch die jährliche Wohnungseigentümerversammlung findet unter seiner Aufsicht statt.

Das umfasst die rechtliche Betreuung des Gemeinschaftseigentums:

• Organisation & Leitung der Eigentümerversammlung
• Erstellung des Protokolls der Eigentümerversammlung
• Erstellung und Abwicklung der Verträge mit Dienstleistern
• Beauftragung eines Fachanwalts bei Rechtsfragen
• Vertretung der WEG als juristische Person gegenüber Dritten

Die juristische Verwaltung im Rahmen einer Nebenleistung des WEG-Verwalters ist in § 5 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) verankert.

Kosten, Preise und Gebühren im Durschnitt

Oben hatten wir bereits die einzelnen Aufgaben eines WEG-Verwalters vorgestellt. Dabei stellten wir fest: Einige der Pflichten des Verwalters sind zwar gesetzlich im WEG verankert, viele der anderen Tätigkeiten, die ebenfalls für die fachgerechte Betreuung Ihrer Liegenschaft nötig sind, jedoch nicht. Das führt zu einer der wohl wichtigsten Fragen einer jeden WEG:

Wie viel kostet eine WEG-Verwaltung?

Die genauen Verwaltungskosten lassen sich pauschal nicht sagen. Denn die Preise werden von den jeweiligen WEG-Verwaltungen individuell festgelegt und sind von mehreren Faktoren abhängig.

Prinzipiell werden die Gebühren für den WEG-Verwalter pro Monat und pro Einheit abgerechnet.

Höhe der Kosten einer WEG-Verwaltung

Monatliche Höhe der Kosten – Grundsätzlich können Sie bei einer WEG-Verwaltung monatlich mit 18 bis 30 Euro pro Einheit rechnen. Außerdem: Je mehr Einheiten die Wohneigentumsanlage besitzt, um so günstiger wird es. So zahlen größere WEGs im Durschnitt fast 4,50 Euro weniger pro Einheit als kleine WEGs.

Monatliche Kostenberechnung: 18 – bis 30 Euro pro Einheit

Pauschalbetrag & Grundvergütung – Das klingt auf den ersten Blick ziemlich günstig im Vergleich dazu, was der WEG-Verwalter so alles leisten muss. Und tatsächlich sind nicht immer alle Pflichten des Verwalters in seiner monatlichen Vergütung inbegriffen. Unterschieden wird nämlich zwischen einem monatlichen Pauschalbetrag und einer monatlichen Grundvergütung zuzüglich Sonderhonorar.

Schauen wir uns die beiden Kostenmodelle hier genauer an:

Monatlicher Pauschalbetrag inklusive aller Tätigkeiten

Einige Hausverwaltungen berechnen eine Monatspauschale in der alle Tätigkeiten inbegriffen sind – von den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten bis hin zu aufwendigen Zusatzleistungen, wie zum Beispiel die Einberufung einer weiteren Eigentümerversammlung oder die zusätzliche Objektbegehung kurz vor Winterbeginn.

Monatliche Grundvergütung & Sonderhonorar

Es gibt aber auch WEG-Verwaltungen, die zwischen ihren gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten und weiteren Zusatzleistungen unterscheiden. In so einem Fall wird sowohl eine pauschale Grundvergütung, als auch eine Sondervergütung verrechnet.

Grundvergütung – Als erstes stellt die WEG-Verwaltung also nur eine Grundvergütung in Rechnung. Das ist eine monatliche Pauschale, die alle im Wohnungseigentumsgesetz definierten Aufgaben des Verwalters abdeckt.

Sonderhonorar – Alle weiteren Tätigkeiten werden somit als Zusatzleistung definiert und mit einem zusätzlichen Sonderhonorar berechnet. Die Höhe hiervon hängt von den getätigten Aufgaben und dem damit verbunden Verwaltungsaufwand ab.

Beispiele für Zusatzleistungen einer WEG-Verwaltung sind:

• Einberufung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
• Meldung & Regulierung von Versicherungsschäden
• Organisation großer Umbaumaßnahmen
• Lohnabrechnungen der einzelnen Angestellten der WEG

Vergleich: Pauschalbetrag & Grundvergütung

Ob Pauschalbetrag, der alle Tätigkeiten der Hausverwaltung abdeckt, oder Grundvergütung mit zusätzlichem Sonderhonorar, ist von Hausverwaltung zu Hausverwaltung unterschiedlich. Die genauen Details hierzu sollten Sie vor dem Unterzeichnen des Verwaltervertrags mit der Hausverwaltung absprechen und ergänzend vertraglich festhalten.

Das führt uns zu unserer Frage: Was beeinflusst die Höhe der Verwaltungskosten?

Kriterien: Monatliche Verwaltungskosten berechnen

Anzahl der Einheiten – Wie bereits erwähnt, beeinflusst die Anzahl der Einheiten die monatlichen Gebühren für die Hausverwaltung. Wir erinnern uns: Berechnet wird pro Monat und pro Einheit, wobei größere WEGs im Schnitt weniger pro Einheit bezahlen, als kleine WEGs.

Klientel der Bewohner – Auch der Zustand der Liegenschaft und das Klientel der Bewohner beeinflusst den Verwaltungsaufwand und somit die Kosten. Die Verwaltung einer Immobilie in der alle Bewohner harmonisch miteinander zusammenleben ist günstiger, als die Betreuung eines Miethauses mit verdreckten Fluren, aufmüpfigen Bewohnern und regelmäßigen Auseinandersetzungen bei Nacht.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Kosten:

• Größe & Anzahl der Einheiten
• Zustand der Immobilie
• Lage der Immobilie
• Verwaltungsaufwand
• Marktlage
• Klientel der Bewohner

Alles Weitere zu den Kosten & Gebühren haben wir hier zusammengefasst:

• WEG-Verwaltung Kosten

Vergütung bei fehlendem Verwaltervertrag

Wie bereits erwähnt sind die Aufgaben und Kosten im Verwaltervertrag geregelt. Dieser spielt bei der Bestellung und der Kündigung der WEG-Verwaltung eine wichtige Rolle. Wird ein Verwalter bestellt ohne dass ein Vertrag abgeschlossen wurde, bleibt die Bestellung zwar wirksam, doch bringt die Eigentümergemeinschaft in eine missliche Situation.

In diesem Fall ist die WEG nach § 612 Abs. 2 BGB dazu gezwungen der WEG-Verwaltung die übliche Vergütung auszuzahlen. Zusätzliche Leistungen darf sie aufgrund des fehlenden Vertrags jedoch nicht einfordern. Aus diesem Grund sollten Sie auf den Verwaltervertrag nie verzichten.

Auch bei fehlendem Vertrag ist die übliche Vergütung zu zahlen

Vertrag: Kündigung, Abmahnung & Inhalt

Um den Verwaltervertrag abzuschließen, muss dieser während der Eigentümerversammlung neben der Bestellung der WEG Verwaltung ebenfalls als Tagesordnungspunkt auf die Liste gesetzt werden. Gleiches gilt auch, wenn Sie Ihre WEG Verwaltung kündigen möchten.

Bei dem Verwaltervertrag handelt es sich um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag, der zwischen Ihnen (der WEG) und der WEG-Verwaltung geschlossen wird. Er beinhaltet alle wichtigen Punkte, die für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgen.

Der Inhalt des Verwaltervertrags im Überblick:

1. Anschrift des Objekts
2. Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
3. Aufgaben
4. Vergütung
5. Beginn und Dauer des Verwaltervertrags
6. Kündigungsfristen
7. Rechnungslegung
8. Haftung des Verwalters (inklusive Versicherungen)
9. Gerichtsstand

Tipp: Fordern Sie einen Mustervertrag ein

Lassen Sie sich vor der Unterzeichnung unbedingt einen Mustervertrag zukommen und schauen Sie sich die Kündigungsfristen genau an, um spätere Missverständnisse bezüglich der Abberufung zu vermeiden. Vergessen Sie außerdem nicht, dass es Ihnen zusteht, Ihre WEG-Verwaltung jederzeit fristlos zu kündigen, etwa wenn Gelder unterschlagen oder das Vertrauensverhältnis zerstört wird. Auch Untätigkeit Ihres WEG-Verwalters ist ein guter Grund für eine fristlose Kündigung.

Alles Wichtige zum Verwaltervertrag finden Sie hier:

• WEG-Verwaltung Vertrag

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

• Hausverwaltung

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

• WEG-Verwaltung
• Mietverwaltung
• Sondereigentumsverwaltung
• Gewerbemietverwaltung