Verwalter wechseln: Wie schnell geht das? Kündigungsfrist beachten

Wie schnell kann man den Verwalter wechseln? Unzuverlässigkeit, fehlende Transparenz oder schlechte Kommunikation. Es gibt eine  Vielzahl an Gründen, die für einen Verwalterwechsel sprechen. Doch welche Kündigungsfristen gilt es zu beachten und wie läuft ein Verwalterwechsel ab? Genau darum geht es in unserer heutigen Community Frage zum Thema: Verwaltung wechseln.

Wie schnell kann man einen Verwalter (Immobilie) wechseln?

Frage aus der Community:

Kann ich den alten Verwalter mit Ablauf (Beispiel 31.03.) abberufen, mit der Folge, dass zum 01.04. die neue Verwaltung tätig wird?

Die Antwort hierzu hängt davon ab, ob es sich um einen Mietverwalter bzw. einen Sondereigentumsverwalter handelt oder um einen WEG-Verwalter. In beiden Fällen muss der amtierende Verwalter zu erst gekündigt werden, bevor eine neue Hausverwaltung bestellt werden kann. Schauen wir uns die beiden Szenarien genauer an.

Mietverwalter & SEV Verwalter wechseln

Bei einer Mietverwaltung bzw. einer Sondereigentumsverwaltung (also der Verwaltung einer einzelnen Wohnung) sind die Kündigungsfristen vertraglich festgelegt. Möchten Sie Ihren Mietverwalter kündigen, um einen neuen Verwalter mit der Betreuung Ihres Objekts zu beauftragen, sollten Sie sich nach dem Verwaltervertrag richten.

Typische Kündigunsfristen

Wann Sie kündigen dürfen und wann nicht, hängt also von den vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Vermieter und dem Verwalter ab. In der Regel beträgt die Kündigungsfrist ein bis drei Monate zum Ende des laufenden Vertragszeitraums.

Kündigungsfrist: Zwischen 1 und 3 Monaten

So lange diese Frist eingehalten wird, ist es also durchaus möglich einen Verwalter gegen Ende des Monat abzuberufen und zu Beginn des nächsten Monats einen neuen Verwalter mit der Betreuung der Immobilie zu beauftragen.

Tipp: Kündigung per Einschreiben

Was viele Eigentümer nicht wissen: Eine Kündigung per E-Mail ist nicht rechtskräftig. Um Ihren Verwalter zu kündigen, müssen Sie die Kündigung schriftlich einreichen. Im Idealfall machen Sie das per Einschreiben. Dadurch können Sie sicher gehen, dass der Postbote das Dokument zustellt und Ihre Kündigung fristgerecht zugestellt wurde.

Ablauf: Von der Kündigung zur Neubestellung

Möchten Sie Ihren Mietverwalter wechseln, sollten Sie sowohl die vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen, als auch die Kündigungsformalia beachten. Ist die Kündigung bei Ihrem Verwalter eingegangen, können Sie sich auf die Suche nach einer neuen Mietverwaltung begeben.

Nach der Neubestellung sollten Sie stets überprüfen, ob alle Dokumente und Unterlagen vom alten Verwalter an den neuen Verwalter übergeben wurden und dass alle offenen Angelegenheiten ordnungsgemäß abgeschlossen wurden.

Die wichtigsten Schritte des Verwalterwechsels zusammengefasst:

  1. Überprüfung der vertraglichen Vereinbarungen
  2. Formulierung der Kündigung
  3. Übermittlung der Kündigung
  4. Bestellung eines neuen Verwalters
  5. Überprüfung des Übergangsprozesses

WEG-Verwalter wechseln

Sind Sie Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft und möchten den WEG-Verwalter wechseln, gilt es einiges mehr zu beachten. Der große Unterschied zur Mietverwaltung:

Der WEG-Verwalter kann nur mit Ablauf seiner Bestellung gekündigt werden

Auch hier gilt also: Die Abbestellung der Hausverwaltung unter Beachtung der offiziellen Kündigungsfrist ist durchaus möglich. Möchten Sie Ihre WEG Verwaltung wechseln, darf diese dann ab dem Folgetag sofort beginnen.

Besondere Beachtung ist der so genannten Trennungstheorie zu schenken, nach der es sich bei der Abbestellung des Verwalters und der Kündigung des Verwaltervertrags um separate Prozesse handelt.

Trennungstheorie erklärt

Wird ein WEG Verwalter für eine bestimmte Zeit bestellt, wird dazu parallel ein WEG Verwaltervertrag abgeschlossen. Deshalb müssen Sie auch bei der Kündigung zwischen der Abbestellung des Verwalters auf organschaftlicher Ebene und der Beendigung des Verwaltervertrags auf schuldrechtlicher Ebene unterscheiden.

Eine Beschlussfassung alleine reicht also nicht aus. Auch der bestehende Verwaltervertrag muss gekündigt werden. Läuft der Verwaltervertrag trotz Abbestellung weiter, besitzt der WEG Verwalter einen Rechtsanspruch gegen die WEG – auch wenn schon längst ein neuer Verwalter bestellt wurde.

Tipp: Verwalterwechsel zum Ende des Jahres

Um unnötige Kosten zu vermeiden, lohnt es sich Ihren WEG Verwalter zum Ende des Jahres kündigen. Denn wird der WEG Verwalter abbestellt ohne, dass zum Beispiel die Heizkostenabrechnung vorliegt, muss sich der neue WEG Verwalter darum kümmern und das lässt er sich zusätzlich vergüten.

Ist Ihr WEG Verwalter jedoch noch im Amt, unterliegt die Abrechnung seiner Verantwortung und er kann diese ohne zusätzliche Kosten mit der WEG abwickeln. Der neue WEG Verwalter kann dann pünktlich zum 01.01. des neuen Jahres beginnen. Er spart sich Papierkram. Sie sparen sich die Kosten.

Ablauf: Beschlusspunkte, Abstimmung & Co.

Wichtig: Was auch immer der Grund für den Verwalterwechsel sind, denken Sie immer daran, dass innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft keine Entscheidungen im Alleingang getroffen werden dürfen. Sowohl für die Kündigung des amtierenden Verwalters, auch die Bestellung einer neuen Verwaltung, ist ein Mehrheitsbeschluss einzuholen.

Der Ablauf eines WEG-Verwalterwechsels im Überblick:

  1. Einberufung einer Eigentümerversammlung
  2. Aufnahme der Beschlusspunkte in die Tagesordnung
  3. Abhalten der Versammlung & Abstimmung
  4. Beschluss über die Abbestellung der aktuellen Hausverwaltung
  5. Beschluss über die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags
  6. Beschluss über die Bestellung einer neuen Hausverwaltung
  7. Beschluss über das Abschließen eines neuen Verwaltervertrags

Alle weiteren Details zu Beschlusssammlung, Vertragskündigung & Co. finden Sie hier:

Was tun, wenn der Verwalter nicht seinen Pflichten nachkommt?

In beiden Fällen, Mietverwaltung und WEG Verwaltung, kann es auch vorkommen, dass eine außerordentliche Kündigung des Verwalters benötigt wird. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Verwalter seinen Pflichten nicht nachkommt, Gelder veruntreut oder gegen geltendes Recht verstößt. Unter solchen Umständen können Sie als Eigentümer von Ihrem außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und Ihren Hausverwalter sofort kündigen. Auch hier gilt: Machen Sie das bitte schriftlich und sprechen Sie das im Fall einer WEG mit den anderen Mitgliedern ab.

Fazit: Hausverwalter wechseln

Bei einem Verwalterwechsel ist es wichtig, dass die Kündigung fristgerecht erfolgt und dass ein neuer Verwalter rechtzeitig bestellt wird, um eine unterbrechungsfreie Verwaltung zu gewährleisten. Ob, wann und wie Sie Ihren Verwalter kündigen und neu bestellen dürfen, hängt von der Verwaltungsart ab. Denken Sie außerdem daran, dass jeder Kündigungsprozess individuell ist und dass es wichtig ist, sorgfältig und genau zu arbeiten, um Probleme und Verzögerungen zu vermeiden.