Mietverwaltung: Kosten, Aufgaben, Vertrag & Co. – für Vermieter

Mietverwaltung – Als Vermieter ist die Bewirtschaftung und Instandhaltung Ihres Mietobjekts kostenintensiv. Deshalb lohnt es sich oft, die kaufmännische, technische und juristische Verwaltung Ihrer Immobilie einer professionellen Hausverwaltung zu überlassen. In unserem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über die Mietverwaltung wissen müssen, von den Aufgaben eines Mietverwalters bis zu den monatlichen Kosten. Außerdem klären wir die Frage: Ist eine Mietverwaltung sinnvoll? Das und mehr hier.

Was ist eine Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung handelt es sich um eine Form der Hausverwaltung bei der vermietete Objekte, wie zum Beispiel Einfamilienhäuser, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeimmobilien verwaltet werden. Ein professioneller Mietverwalter nimmt dem Vermieter des Objekts auf kaufmännischer, technischer und juristischer Ebene alle Aufgaben rund um die Betreuung der Liegenschaft ab. Er vertritt dabei den Vermieter sowohl gegenüber den Mietern, als auch im Außenverhältnis.

Bei der Mietverwaltung handelt es sich um die Verwaltung vermieteter Objekte

Vergleich: Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Vielleicht sind Sie im Zusammenhang mit der Mietverwaltung schonmal über den Begriff Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) gestolpert. Oft kommt es zwischen den beiden Begriffen zur Verwirrung. Deshalb vorerst erklärt:

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Definition Mietverwaltung – Wir erinnern uns: Bei der Mietverwaltung handelt es sich um die ausführliche rundum Betreuung eines Mietobjekts jeglicher Art.

Definition Sondereigentumsverwaltung – Die SE-Verwaltung hingegen, kümmert sich nur um die Betreuung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG. Die SE-Verwaltung ist also eine spezielle Form der Mietverwaltung.

Wann ist eine Mietverwaltung sinnvoll?

Ob gewerbliche Immobilie, Eigentumswohnung oder Mehrfamilienhaus – Gesetzlich ist eine Hausverwaltung nicht vorgeschrieben. Als Vermieter haben Sie also zwei Optionen: Entweder Sie kümmern sich persönlich um die Betreuung Ihres Objekts oder Sie delegieren jegliche Verwaltungsaufgaben an eine professionelle Hausverwaltung.

Mietimmobilie selbst verwalten – Eine Selbstverwaltung lohnt sich dann, wenn Sie mit Ihren Immobilieninvestments erst am Anfang stehen oder nur sehr wenige Wohnungen besitzen.

Mietverwaltung beauftragen – Sind Sie jedoch Kapitalanleger mit mehreren vermieteten Objekten oder einem großen Mehrfamilienhaus, empfiehlt es sich immer einen professionellen Mietverwalter zu bestellen. Auch wenn Sie durch weitere Tätigkeiten wenig Zeit haben oder weit weg wohnen, kann sich das Bestellen eines externen Hausverwalters durchaus lohnen.

Zusammengefasst, ein Mietverwalter lohnt sich, wenn:

  • Sie wenig Zeit haben
  • Sie weit weg vom Mietobjekt wohnen
  • Sie sehr viele Mietobjekte besitzen

Die Verwaltung Ihrer Immobilie in professionelle Hände zu geben spart Ihnen Zeit, Stress und Kosten:

Aufgaben & Pflichten der Mietverwaltung

Mietverhältnisse – Ein Mietverwalter ist vor allem für die Mietverhältnisse zuständig. Er ist der erste Ansprechpartner bei Fragen und Problemen, und kümmert sich um die Mieterakquise und Abwicklung.

Instandhaltung – Der Mietverwalter ist außerdem verantwortlich für die Instandhaltung des Objekts, koordiniert Reparaturen, Sanierungen und Renovierungen und beauftragt hierfür die jeweiligen Dienstleister.

Die drei Aufgabenbereiche eines Mietverwalters:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Wichtig ist außerdem: Die genauen Verpflichtungen eines Mietverwalters sind gesetzlich nicht vorgeschrieben und nicht jede Verwaltung bietet dieselben Leistungen an. Daher sollten die einzelnen Pflichten des Verwalters sorgfältig im Verwaltervertrag notiert werden.

Schauen wir uns nun die jeweiligen Aufgaben einer Mietverwaltung genauer an.

Kaufmännische Verwaltung: Vermietung & Finanzplanung

Im Vordergrund der kaufmännischen Verwaltung steht sowohl die Vermietung und Abwicklung der Mietverhältnisse, als auch die Finanzplanung des Mietobjekts.

Verwaltung der Mietverhältnisse – Der Mietverwalter ist für die Mietersuche verantwortlich, erstellt Mietverträge und überwacht die Einhaltung vertraglicher Abstimmungen. Dabei hat er sowohl den aktuellen Mietspiegel im Blick, als auch anstehende Mietkündigungen.

Finanzplanung – Außerdem überprüft der Hausverwalter die monatlichen Mieteingänge, begleicht Betriebskostenvorauszahlungen und erstellt die Betriebskostenabrechnung.

Die kaufmännische Verwaltung im Überblick:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteingänge
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen des Mietobjekts
  • Buchführung
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Lesen Sie hier weiter: Kaufmännische Verwaltung

Technische Verwaltung: Wohnungsabnahme & Instandhaltung

Neben der Bewirtschaftung und Vermietung der Immobilie kümmert sich der Verwalter auch um die Instandhaltung des Mietobjekts.

Objektbegehungen – Dabei steht der Zustand der Immobilie im Vordergrund, der bei regelmäßigen, protokollierten Objektbegehungen begutachtet wird. Stellt der Verwalter Mängel fest, werden entsprechende Dienstleister, wie Klempner, Handwerker oder Hausmeister beauftragt.

Wohnungsabnahme – Zieht ein Mieter aus, übernimmt der Mietverwalter außerdem die Wohnungsabnahme. Auch hierfür wird in einem Protokoll der Zustand des Objekts detailliert festgehalten und bei Bedarf Fotoaufnahmen angefertigt.

Mehr dazu hier: Technische Verwaltung

Die technische Betreuung zusammengefasst:

  • regelmäßige Begehung des Mietobjekts
  • Prüfung des Zustands der Wohnungen
  • Wohnungsabnahme bei Auszug des Mieters
  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Veranlassung und Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen

Juristische Verwaltung: Vertretung in Rechtsangelegenheiten

Rechtliche Betreuung – Ein ausgebildeter Mietverwalter kennt sich mit den Gesetzen und Regelungen rund um Mietobjekte aus. Er berät den Eigentümer bei Rechtsfragen, beauftragt bei Bedarf einen Fachanwalt und vertritt, falls vom Vermieter des Objekts im Vertrag festgelegt, den Eigentümer der Immobilie vor Gericht.

Das umfasst die juristische Verwaltung des Mietobjekts:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Mandatierung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Das breite Tätigkeitsfeld eines Mietverwalters spiegelt sich auch in den Preisen wieder. Lage, Zustand, Garage & Co. beeinflussen hier die Verwaltungskosten. Mehr dazu gleich.

Kosten & Preise einer Mietverwaltung

Höhe der Kosten – Die Kosten für den Mietverwalter werden pro Einheit und pro Monat gerechnet. Die genaue Höhe ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und wird im Verwaltervertrag festgehalten. Im Durchschnitt kostet eine Mietverwaltung monatlich knapp 20 bis 26 Euro pro Einheit.

Kosten pro Einheit / pro Monat: 20 – 26 Euro

Außerdem: Ein Mietobjekt zu verwalten ist aufwendig und für Objekte mit weniger Einheiten würde sich ein so hoher Arbeitseinsatz für den Mietverwalter nicht lohnen, weshalb in solchen Fällen der Preis pro Einheit dann steigt.

Monatliche Pauschale oder Grundvergütung mit Sonderhonorar?

Wie wir eben gesehen haben, hat ein Mietverwalter jede Menge zu tun. Das breite Leistungsspektrum des Verwalters spiegelt sich auch in den Verwaltungskosten wieder. Da mögen 20 Euro pro Monat erstmal nach wenig klingen. Doch nicht immer, sind darin auch alle Leistungen enthalten.

Grundvergütung – Manche Hausverwaltungen unterscheiden daher zwischen einer monatlichen Grundvergütung und einem Sonderhonorar. In der Grundvergütung enthalten sind dann nur alle Tätigkeiten, die im BGB §§ 535 folgende gesetzlich vorgeschrieben sind. Also alle gesetzlichen Pflichten eines Vermieters, für die der Mietverwalter nun verantwortlich ist. Alle anderen Tätigkeiten sind dann Zusatzleistungen für die je nach Verwaltungsaufwand ein Sonderhonorar berechnet wird.

Hier die Beispiele für Zusatzleistungen einer Mietverwaltung:

Pauschalvergütung – Andere Mietverwaltungen hingegen, berechnen eine monatliche Pauschalvergütung in der alle Aufgaben des Verwalters, inklusive den gesetzlich vorgeschriebenen und den individuell vereinbarten Pflichten genannt im Verwaltervertrag.

Verwaltungskosten berechnen: Garage, Zustand Co.

Wie bereits erwähnt, ist die genaue Höhe der Verwaltungskosten vertraglich festgehalten. Welchen Preis der Hausverwalter für seine Tätigkeit verlangt, ist vom Verwaltungsaufwand Ihres Objekts abhängig und wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst.

Lage – Hier spielt vor allem die Lage eine große Rolle. In manchen Bundesländern ist die Mietverwaltung kostspieliger als in anderen Bundesländern und je größer die Stadt, um so teurer wird es.

Zustand – Auch der Zustand des Objekts ist wichtig. Und ist die Immobilie renovierungsbedürftig, kommt das oft mit einem höheren Verwaltungsaufwand einher.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Verwaltungskosten:

  • Verwaltungsart
  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • aktuelle Marktlage

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: