Mietverwaltung: Kosten, Aufgaben, Vertrag & Co. – für Vermieter

Mietverwaltung – Als Vermieter ist die Bewirtschaftung und Instandhaltung Ihres Mietobjekts zeitintensiv. Deshalb lohnt es sich oft, die kaufmännische, technische und juristische Verwaltung Ihrer Immobilie einer professionellen Hausverwaltung zu überlassen. In unserem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über die Mietverwaltung wissen müssen, von den Aufgaben und Pflichten eines Mietverwalters bis zu den monatlichen Kosten. Außerdem klären wir alle Fragen rund um den Verwaltervertrag, Kündigungsfrist & Co. Das und mehr hier. Zurück zum Ratgeber: Hausverwaltung.

Was ist eine Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung handelt es sich um eine Form der Hausverwaltung bei der vermietete Objekte, wie zum Beispiel Einfamilienhäuser, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeimmobilien verwaltet werden.

Mietverwaltung: Alles Wichtige im Überblick

Ein professioneller Mietverwalter nimmt dem Vermieter der Immobilie alle Aufgaben rund um die Betreuung seiner Liegenschaft ab. Er verwaltet die Mietverhältnisse, koordiniert Instandhaltungsmaßnahmen und vertritt dabei den Vermieter sowohl gegenüber den Mietern, als auch im Außenverhältnis.

  • Verwaltung vermieteter Objekte
  • Aufgaben: kaufmännische, technische und juristische Verwaltung
  • Verwaltungskosten: 18 – 30 Euro pro Monat/Einheit
  • alternativ: 5 – 6 % der Kaltmiete pro Monat/Einheit
  • als Werbungskosten steuerlich absetzbar
  • Empfehlung eines Verwaltervertrags

Neben der Mietverwaltung gibt es auch noch andere Formen der Hausverwaltung. Vielleicht sind Sie im Zusammenhang mit der Mietverwaltung schonmal über den Begriff Sondereigentumsverwaltung gestolpert. Oft kommt es zwischen den beiden Begriffen zur Verwirrung. Schauen wir uns den Unterschied kurz an:

Unterschied: Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Bei der Mietverwaltung handelt es sich um die ausführliche rundum Betreuung eines Mietobjekts jeglicher Art. Die SEV-Verwaltung hingegen, kümmert sich nur um die Betreuung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG. Sie ist somit eine spezielle Form der Mietverwaltung.

Zusammengefasst:

  • Mietverwaltung: Verwaltung von Mietobjekten jeglicher Art
  • Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung von vermietetem Sondereigentum

In beiden Fällen ist die Bestellung eines Verwalters nicht vorgeschrieben, kann sich in vielen Fällen jedoch lohnen.

Wann ist eine Mietverwaltung sinnvoll?

Ob gewerbliche Immobilie, Eigentumswohnung oder Mehrfamilienhaus – Als Vermieter haben Sie stets zwei Optionen: Entweder Sie kümmern sich im Rahmen einer Selbstverwaltung persönlich um die Betreuung Ihres Objekts oder Sie delegieren jegliche Verwaltungsaufgaben an eine professionellen Mietverwaltung.

Mietimmobilie selbst verwalten – Eine Selbstverwaltung lohnt sich dann, wenn Sie mit Ihren Immobilieninvestments erst am Anfang stehen oder nur sehr wenige Wohnungen besitzen.

Mietverwaltung beauftragen – Sind Sie jedoch Kapitalanleger mit mehreren vermieteten Objekten oder einem großen Mehrfamilienhaus, empfiehlt es sich immer einen professionellen Mietverwalter zu bestellen. Auch wenn Sie durch weitere Tätigkeiten wenig Zeit haben oder weit weg wohnen, kann sich das Bestellen einer externen Mietverwaltung durchaus lohnen.

Zusammengefasst, ein Mietverwalter lohnt sich, wenn:

  • Sie wenig Zeit haben
  • Sie weit weg vom Mietobjekt wohnen
  • Sie sehr viele Mietobjekte besitzen

Eine Mietverwaltung ist vor allem bei größeren Immobilien mit Verwaltungsaufwand ein gutes Investment:

Ein Mehrfamilienhaus, bei dem sich eine Mietverwaltung lohnt, da es groß ist und mit viel Verwaltungsaufwand einher kommt

Aufgaben & Pflichten der Mietverwaltung

Prinzipiell ist der Mietverwalter also dafür da, den Eigentümer zu entlasten, indem er sowohl die Mietverhältnisse des Objekts betreut, als auch die Instandhaltung und Pflege der Immobilie.

Während das Wohnungseigentumsgesetz die Verpflichtungen der WEG-Verwaltung genau definiert, gibt es bezüglich der Aufgaben und Pflichten der Mietverwaltung keine gesetzlichen Vorgaben. Welche Leistungen ein Mietverwalter anbietet, unterscheidet sich also je nach Anbieter und ist dem Verwaltervertrag zwischen Eigentümer und Mietverwaltung zu entnehmen.

Differenziert wird zwischen drei Aufgabenbereichen der Mietverwaltung:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Schauen wir uns nun die jeweiligen Aufgaben der Mietverwaltung genauer an.

Kaufmännische Verwaltung: Vermietung & Finanzplanung

Im Vordergrund der kaufmännischen Verwaltung steht sowohl die Vermietung und Abwicklung der Mietverhältnisse, als auch die Finanzplanung des Mietobjekts.

Verwaltung der Mietverhältnisse – Der Mietverwalter ist für die Mietersuche verantwortlich, erstellt Mietverträge und überwacht die Einhaltung vertraglicher Abstimmungen. Dabei hat er sowohl den aktuellen Mietspiegel im Blick, als auch anstehende Mietkündigungen.

Finanzplanung – Außerdem überprüft die Mietverwaltung die monatlichen Mieteingänge, begleicht Betriebskostenvorauszahlungen und hat dabei alle Einnahmen und Ausgaben stets im Blick. Da jeder Mieter das Recht darauf hat, Einsicht in die Betriebskostenabrechnung zu erhalten, muss der Mietverwalter diese ein Mal im Jahr gesetzkonform erstellen und an die Mieter rausschicken.

Die kaufmännische Verwaltung im Überblick:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteingänge
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen des Mietobjekts
  • Buchführung
  • Budgetplanung
  • Rechnungsprüfung
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Technische Verwaltung: Wohnungsabnahme & Instandhaltung

Neben der Bewirtschaftung und Vermietung der Immobilie kümmert sich der Verwalter auch um die Instandhaltung des Mietobjekts.

Objektbegehungen – Dabei steht der Zustand der Immobilie im Vordergrund, der bei regelmäßigen, protokollierten Objektbegehungen begutachtet wird. Stellt der Verwalter Mängel fest, werden entsprechende Dienstleister, wie Elektriker, Handwerker oder Hausmeister beauftragt.

Wohnungsabnahme – Zieht ein Mieter aus, übernimmt der Mietverwalter außerdem die Wohnungsabnahme. Auch hierfür wird in einem Protokoll der Zustand des Objekts detailliert festgehalten und bei Bedarf Fotoaufnahmen angefertigt.

Die Aufgaben und Pflichten rund um die technische Verwaltung zusammengefasst:

Juristische Verwaltung: Vertretung in Rechtsangelegenheiten

Rechtliche Betreuung – Ein ausgebildeter Mietverwalter kennt sich mit den Gesetzen und Regelungen rund um Mietobjekte aus. Er berät den Eigentümer bei Rechtsfragen, beauftragt bei Bedarf einen Fachanwalt und vertritt, falls vom Vermieter des Objekts im Vertrag festgelegt, den Eigentümer der Immobilie vor Gericht.

Wichtig: Damit die Mietverwaltung im Namen des Eigentümers Rechtsgeschäfte vornehmen darf, wird eine Vollmacht gebraucht. Diese so genannte Verwaltervollmacht wird meistens nach § 172 des Bürgerlichen Gesetzbuches erstellt und beinhaltet die Befugnisse des Mietverwalters.

Das umfasst die juristische Verwaltung des Mietobjekts:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Mandatierung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Das breite Tätigkeitsfeld eines Mietverwalters spiegelt sich auch in den Preisen wieder. Lage, Zustand, Garage & Co. beeinflussen hier die Verwaltungskosten. Mehr dazu gleich.

Große, moderne Garagen, die sich ebenfalls auf die Höhe der Mietverwaltung Gebühren auswirken

Kosten & Preise einer Mietverwaltung

Höhe der Kosten – Die Kosten für den Mietverwalter werden pro Einheit und pro Monat gerechnet. Die genaue Höhe ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und wird ebenfalls im Verwaltervertrag festgehalten. Im Durchschnitt kostet eine Mietverwaltung monatlich knapp 20 bis 26 Euro pro Einheit. Es gibt aber auch Firmen, die ihre Verwaltungskosten in Prozent von der Kaltmiete berechnen. Dieser liegt zwischen fünf und sechs Prozent.

Die beiden Kostenmodelle zusammengefasst:

  • Kosten pro Monat / pro Einheit: 20 – 26 Euro oder
  • Kosten in Prozent / pro Einheit: 5 – 6 Prozent

Wie wir eben gesehen haben, hat ein Mietverwalter jede Menge zu tun. Das breite Leistungsspektrum des Verwalters spiegelt sich auch in seiner Vergütung wieder. Da mögen 20 Euro pro Monat erstmal nach wenig klingen. Doch nicht immer, sind darin auch alle Leistungen enthalten.

Monatliche Pauschale oder Grundvergütung mit Sonderhonorar?

Grundvergütung – Manche Mietverwaltungen unterscheiden daher zwischen einer monatlichen Grundvergütung und einem Sonderhonorar. In der Grundvergütung enthalten sind dann nur alle Tätigkeiten, die im BGB §§ 535 gesetzlich vorgeschrieben sind – also alle gesetzlichen Pflichten eines Vermieters, für die der Mietverwalter nun verantwortlich ist. Alle anderen Tätigkeiten sind dann Zusatzleistungen, für die je nach Verwaltungsaufwand ein Sonderhonorar berechnet wird.

Hier die Beispiele für Zusatzleistungen einer Mietverwaltung:

  • Vertragsgestaltung & Wohnungsübergabe bei Mieterwechsel
  • Durchführung einer Mieterhöhung
  • Vermietungsdienstleistungen

Pauschalvergütung – Andere Mietverwaltungen hingegen, berechnen eine monatliche Pauschalvergütung in der alle Aufgaben des Verwalters abgedeckt sind, inklusive den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten des Verwalters und den individuellen Vereinbarungen aus dem Verwaltervertrag.

Verwaltungskosten berechnen: Garage, Zustand Co.

Wie bereits erwähnt, ist die genaue Höhe der Verwaltungskosten vertraglich festgehalten. Welchen Preis die Mietverwaltung für ihre Tätigkeit verlangt, ist vom Verwaltungsaufwand Ihres Objekts abhängig und wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst.

Lage & Zustand – Hier spielt vor allem die Lage eine große Rolle. In manchen Bundesländern ist die Mietverwaltung kostspieliger als in anderen Bundesländern und je größer die Stadt, um so teurer wird es. Auch der Zustand des Objekts ist wichtig. Ist die Immobilie renovierungsbedürftig, kommt auch das oft mit einem höheren Verwaltungsaufwand einher.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Verwaltungskosten:

  • Verwaltungsart
  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • aktuelle Marktlage

Sie sehen also: Je nachdem, wie die Umstände sind, hat die Mietverwaltung mit der Betreuung Ihres Objekts alle Hände voll zu tun. Und je aufwendiger sich die Verwaltung gestaltet, um so teurer wird es. Doch es gibt gute Neuigkeiten: Als Vermieter sind die Kosten für die Mietverwaltung steuerlich absetzbar.

Tipp: Mietverwaltung Gebühren steuerlich absetzen

Damit sich die Ausgaben für die Mietverwaltung nicht als Rendite-Killer herausstellen, ist es Ihnen erlaubt, die Verwaltergebühren als Werbungskosten von den Mieteinnahmen abzuziehen. Hierfür müssen Sie die Verwaltungskosten in Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) in die Steuererklärung eintragen.

Nur das Umlegen der Verwaltergebühren auf den Mieter ist nicht erlaubt, da die Verwaltungskosten laut der Betriebskostenverordnung (BetrKV) nicht umlagefähig sind.

Erfahren Sie hier mehr zu den Verwaltungskosten:

Scheuen Sie sich bei Ihrer jährlichen Steuererklärung also nicht davor, Ihre Verwaltungskosten abzusetzen. Hierdurch wird Ihre Steuerlast gesenkt und die Rendite Ihres Objekts verbessert.

Frau mit Taschenrechner, die Ihre Verwaltungskosten steuerlich absetzt, in dem sie diese als Werbungskosten deklariert

Vertrag: Inhalt, Form & Kündigungsfrist

Wie bereits erwähnt, sind alle Details rund um Aufgaben, Befugnisse und Vergütung dem Verwaltervertrag zu entnehmen. Dieser wird im Rahmen eines entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrags zwischen Ihnen und dem Mietverwalter abgeschlossen. Hier sind auch die Dauer und der Beginn des Verwaltungsverhältnisses definiert, so wie die Kündigungsfristen und -Modalitäten.

Hier die wichtigsten Punkte des Verwaltervertrags im Überblick:

  • Anschrift des Objekts
  • Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
  • Aufgaben des Mietverwalters
  • Vergütung des Verwalters
  • Beginn und Dauer des Verwaltervertrags
  • Kündigungsfristen
  • Rechnungslegung
  • Haftung des Verwalters
  • Gerichtsstand

Wichtig: Lesen Sie unbedingt das Kleindruckte im Vertrag und vergewissern Sie sich, ob eine Verlängerungsklausel vorhanden ist oder nicht. Liegt eine Kündigungsklausel vor, wird der Vertrag automatisch erneuert, es sei denn, Sie reichen eine fristgemäße, ordentliche Kündigung ein.

Natürlich steht es Ihnen auch frei, die Zusammenarbeit mit Ihrem Verwalter sofort zu beenden und der Mietverwaltung fristlos zu kündigen. Das ist jedoch nur unter bestimmten Umständen möglich. Zu den Gründen, die für eine fristlose Kündigung sprechen, gehört fahrlässiges Handeln von Seiten des Verwalters, die Veruntreuung und Unterschlagung von Geldern, so wie Zahlungsunfähigkeit.

Alles Wichtige rund um den Verwaltervertrag finden Sie hier:

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: