Kaufmännische Verwaltung einer Immobilie: Aufgaben und Beispiele

Kaufmännische Verwaltung einer Immobilie – Die Tätigkeiten einer Hausverwaltung sind vielfältig. Neben der operativen Betreuung ist ein Hausverwalter auch für die kaufmännische Organisation des Objekts verantwortlich. Von der Betreuung der Mietverhältnisse bis zur Geldverwaltung, erfahren Sie hier alles wichtige rund um die kaufmännische Verwaltung einer Immobilie

Was ist die kaufmännische Hausverwaltung?

Die genauen Aufgaben eines jeden Hausverwalters hängen zwar, sowohl von der Immobilienart des Verwaltungsobjekts ab, als auch vom Verwaltungstyp.

Doch prinzipiell können seine Tätigkeiten in drei Aufgabenbereiche geteilt werden:

Auf kaufmännischer Ebene ist der Hausverwalter für die Betreuung aller betriebswirtschaftlichen Vorgänge der Liegenschaft zuständig.

Finanzverwaltung – Im Mittelpunkt steht dabei immer die Verwaltung der Finanzen. Hier werden Finanzpläne zur Kostenoptimierung, so wie die Nebenkostenabrechnung erstellt. Dabei wird anhand regelmäßigen Reportings eine transparente Zusammenarbeit zwischen Hausverwalter und Eigentümer gewährleistet.

Verwaltung der Mietverhältnisse – Die Betreuung der Mietverhältnisse spielt zwar nur bei der Mietverwaltung eine wichtige Rolle, darf in ihrem Verwaltungsaufwand jedoch nicht unterschätzt werden.

Welchen Pflichten der Mietverwalter hier nachkommen muss, schauen wir uns nun etwas genauer an:

Betreuung der Mietverhältnisse: Akquise, Vertrag & Abwicklung

Korrespondenz zwischen Vermieter und Mieter – Von der Mieterakquise und Unterzeichnung des Mietvertrags über die Entgegenahme der Mängelanzeigen bis zur Wohnungsabnahme bei Auszug, der Verwalter hat dabei stets alles im Blick und steht in ständiger Korrespondenz mit Vermieter und Mieter.

Rechtliche Grundlage – Der Hausverwalter übernimmt also die Pflichten des Vermieters und entlastet ihn dadurch. Als rechtliche Grundlage dient hier das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). In §§ 535 sind seine Pflichten gesetzlich verankert.

Hier ein kurzer Überblick:

Zur Erinnerung: Die Betreuung der Mietverhältnisse fällt nur bei Mietverwaltungen auf kaufmännischer Ebene an. Nicht bei WEG-Verwaltungen.

Mietersuche, Korrespondenz & Bonitätsprüfung

Mieterakquise – Leerstand gilt es als Vermieter stets zu vermeiden. Doch die Suche nach neuen Mietern ist aufwendig. Sie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert einen sehr hohen organisatorischen Aufwand. Den übernimmt der Hausverwalter. Er kontaktiert Mietinteressenten, plant Wohnungsbesichtigungen und prüft ihre Bonität, um Zahlungsausfall zu vermeiden.

Die Aufgaben des Hausverwalters rund um die Mieterakquise zusammengefasst:

  • ggf. Zusammenarbeit mit Makler
  • Inserierung der Immobilie
  • Mieterakquise
  • Korrespondenz mit Mietinteressenten
  • Durchführung von Besichtigungen
  • Prüfung der Kreditwürdigkeit der Mieter

Erstellung und Abwicklung des Mietvertrags

Betreuung der Mietverträge – Auch die Erstellung, Gestaltung und Abwicklung des Mietvertrags gehört zu den Tätigkeitsfeldern eines Hausverwalters. Er kennt sich mit der aktuellen Gesetzgebung aus, trifft mit dem Mieter individuelle Absprachen und hält diese im Vertrag fest. Besonders bei der Gewerbemietverwaltung ist das Fachwissen des Verwalters gefragt, denn anders als bei der Vermietung von Wohnobjekten, gilt bei dem Gewerbemietvertrag Vertragsfreiheit.

Vorsicht: bei Gewerbemietvertrag gilt Vertragsfreiheit

Wohnungsübergabe und -Abnahme

Wohnungsabnahme & -Übergabe – Zieht ein Mieter aus, führt der Verwalter die Wohnungsabnahme durch. Ein Abnahmeprotokoll wird angefertigt, gegebenenfalls Schadensfälle dokumentiert und bei Bedarf Foto- und Videoaufnahmen angefertigt. Am Ende wird das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben und die Schlüssel werden an den Verwalter ausgehändigt. Wird eine Immobilie neu vermietet, führt der Verwalter auch die Wohnungsübergabe vor Ort durch.

Überwachung der monatlichen Mieteinnahmen

Verwaltung der Mieteinnahmen – Auch die Überwachung der Mieteingänge fällt in das Tätigkeitsspektrum der Hausverwaltung. Haben alle Mieter ihre Mieten fristgerecht überwiesen? Oder gab es Zahlungsausfälle? Hierfür dokumentiert der Hausverwalter alle fristgerechten Zahlungseingänge. Nicht zahlende Mieter werden von ihm abgemahnt.

Neben dem Thema Vermietung und Bewirtschaftung gehört also auch die Verwaltung von Finanzen zum Tagesgeschäft einer Hausverwaltung:

Geldverwaltung: Finanzplan, Zahlungsverkehr & Co.

Ob Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung – die professionelle Betreuung der Finanzen ist stets eine der wichtigsten Aufgaben des Hausverwalters.

Hier werden Transaktionen chronologisch dokumentiert, Rechnungen überprüft und ausgeglichen und Finanzpläne und Nebenkostenabrechnungen erstellt.

Alle Tätigkeiten rund um die Geldverwaltung im Überblick:

  • Buchführung
  • Überprüfung der Rechnungen
  • Begleichung entstandener Kosten
  • Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
  • Budgetplanung
  • Rechnungsprüfung
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern & Versicherungen

Buchführung aller Einnahmen & Ausgaben

Buchführung aller Zahlungseingänge und -Ausgänge – Als Grundlage der Geldverwaltung dient die umfassende Buchführung aller Zahlungseingänge und -Ausgänge. Ein qualifizierter Verwalter bringt hierfür nicht nur steuerliche Expertise mit, sondern auch Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen.

Jährliche Nebenkostenabrechnung für WEG & Mieter

Erstellung der Nebenkostenabrechnung – Ob Mitglied einer WEG oder Vermieter einer Mehrfamilienhauses, die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Vielen Eigentümern fehlt das Fachwissen und die notwendige Zeit, die das Vorbereiten, Erstellen und Versenden der Nebenkostenabrechnung benötigt. Außerdem müssen bei der Erstellung gesetzliche Vorgaben beachtet werden mit denen sich ein professioneller Hausverwalter bestens auskennt.

Rechnungsprüfung und Budgetplanung

Rechnungsprüfung – Neben der Überprüfung der Zahlungseingänge und -Ausgänge übernimmt der Hausverwalter auch die Begleichung von Rechnungen im Zusammenhang mit der Immobilie. Vor der Abwicklung werden finanzielle Transaktionen und Rechnungen auf ihre Richtigkeit geprüft.  Auch das wird in der Buchhaltung säuberlich dokumentiert, so dass in der Zukunft jegliche Kontobewegungen zurückzuverfolgen sind.

Budgetplanung – Auch müssen die Gelder und Vermögenswerte langfristig geplant werden. Muss das Dach repariert werden? Braucht die Fassade einen neuen Anstrich? Eine Immobilie instand zu halten ist kostspielig. Daher gehört eine realistische Budgetplanung ebenfalls zu den Aufgaben der Hausverwaltung. So werden unnötige Investitionen und Instandhaltungsstau, so wie Wertverlust des Objekts vermieden.

Zusammengefasst:

  • Rechnungen werden auf Richtigkeit geprüft & gesichert
  • Vermögenswerte werden langfristig geplant

Verträge mit Dienstleistern und Versicherungen

Beauftragung von Dienstleistern – Ein Hausmeister muss für kleine Instandhaltungsmaßnahmen beauftragt werden. Ebenso die Zulieferer von Wasser, Strom und Gas. Auch das übernimmt der Hausverwalter. Er ist für die Unterzeichnung des Vertrags mit den Dienstleistern verantwortlich, so wie für die Abwicklung und fristgerechte Bezahlung.

Für folgende Vertragsabschlüsse ist der Verwalter zuständig:

  • Versicherungen
  • Stromversorger
  • Wasserversorger
  • Gasversorger
  • Hausmeister

Abschließen von Versicherungen – Er achtet zudem darauf, dass die Immobilie ordentlich abgesichert ist und übernimmt die Schadensmeldung bei Versicherungsfällen.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: