Hausverwaltung Aufgaben: Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung & Co. – Pflichten bei WEG & Mietshaus

Hausverwaltung Aufgaben und Pflichten - Wenn Sie in ein Mietshaus als Kapitalanlage investiert haben oder Miteigentümer einer WEG sind, fallen zahlreiche Verwaltungsaufgaben an. Aus diesem Grund gibt es professionelle Hausverwaltungen. Sie kennen sich mit der kaufmännischen und operativen Betreuung von Immobilien bestens aus und kümmern sich um alle Belange rund um das Objekt. Erfahren Sie hier alles, was Sie über die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung wissen müssen. Außerdem: Das Wohnungseigentumsgesetz erklärt. Zurück zur Übersicht: Hausverwaltung.

Was ist eine Hausverwaltung?

Haben Sie in eine Mietimmobilie investiert oder eine Liegenschaft geerbt, werden Sie sich früher oder später mit der Frage nach der Verwaltung des Objekts auseinander setzen müssen. Als Immobilieneigentümer können Sie sich zwischen der Bestellung einer externen Hausverwaltung und der Selbstverwaltung Ihres Objekts entscheiden. Fällt Ihre Wahl auf eine externe Hausverwaltung, handelt es sich hierbei meistens um eine Person oder auch ein Unternehmen, welches sich auf die Bewirtschaftung von Immobilien spezialisiert hat.

Rechtliche Grundlage nach Wohnungseigentumsgesetz

Bevor wir uns die genauen Aufgaben der Hausverwaltung anschauen, werfen wir kurz einen Blick auf die rechtliche Grundlage. Welchen Aufgaben und Pflichten der Hausverwalter unterliegt, ist nur für Wohnungseigentümergemeinschaften gesetzlich festgelegt. Grundlage hierfür ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Laut dem Wohnungseigentumsgesetz übernimmt die WEG-Verwaltung nicht nur die Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums, sondern ist auch für die Erstellung des Wirtschaftsplans und des Vermögensberichts der WEG verantwortlich.

Hier die in §27 und §28 WEG definierten Aufgaben des WEG-Verwalters zusammengefasst:

• Aufstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans
• Aufstellung einer Jahresabrechnung
• Erstellung eines Vermögensberichts
• Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung

Während für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften das Wohnungseigentumsgesetz angewandt wird, gibt es bezüglich der Verwaltung eines Mietshauses keine gesetzlichen Vorgaben. Welchen Aufgaben und Pflichten der Verwalter hier nach zu kommen hat, ist einzig der vertraglichen Vereinbarungen zu entnehmen.

Aufgaben der Hausverwaltung

Ob Wohnungseigentümergemeinschaft oder Mietobjekt - die klassischen Aufgaben der Hausverwaltung lassen sich in drei Tätigkeitsfelder unterteilen:

• Kaufmännische Verwaltung
• Technische Verwaltung
• Juristische Verwaltung

Während die technische Verwaltung alle Tätigkeiten rund um Pflege und Instandhaltung der Liegenschaft beinhaltet, gehört die Rechtsberatung zum juristischen Aufgabenbereich. Erfahrungsgemäß verbringen die meisten Hausverwaltungen einen Großteil ihrer Zeit mit der kaufmännischen Verwaltung des Objekts.

Kaufmännische Verwaltung: Betreuung der Gelder & Mieten

Geldverwaltung - So gehört bei der Hausverwaltung die Buchhaltung zu den wichtigsten Aufgaben. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Liegenschaft sorgfältig dokumentiert. Außerdem müssen die zu begleichenden Rechnungen auf Richtigkeit überprüft und einmal im Jahr die Jahresabrechnung erstellt werden.

Betreuung der Mietverhältnisse - Handelt es sich bei dem verwaltenden Objekt um ein Miethaus oder eine vermietete Eigentumswohnung, fungiert der Verwalter in erster Linie als Ansprechpartner für die Mieter. Er nimmt Mängelanzeigen entgegen, kümmert sich bei Problemen um eine nachhaltige und langfristige Lösung und ist bei verspäteten Mietzahlungen für die Abmahnung zuständig. Zieht ein Mieter aus, kann die Wiedervermietung ebenfalls Aufgabe des Mietverwalters sein, ebenso wie das Aufsetzen und die Abwicklung des Mietvertrags.

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung auf einen Blick:

• Verwaltung der Mietverhältnisse
• Abmahnung versäumter Mieten
• Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Buchführung
• Budgetplanung
• Kostenüberprüfung
• Erstellung des Wirtschaftsplans & der Jahresabrechnung
• Erstellung des Vermögensberichts
• Einberufung der Eigentümerversammlung
• Begleichung anfallender Zahlungen

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Wartung

Persönliche Sichtung der Immobilie - Im Bereich der technischen Hausverwaltung steht die Instandhaltung, Wartung und Modernisierung der Immobilie im Vordergrund. Anhand einer regelmäßigen Objektbegehung verschafft sich der Verwalter einen Eindruck vom Zustand des Objekts. Die persönliche Objektsbegehung birgt außerdem den Vorteil, dass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können, um Schlimmeres zu verhindern. Auch bei Schäden am Objekt, etwa durch einen Sturm oder einen Wasserschaden, kann der Hausverwalter dazu aufgefordert werden, sich das Objekt persönlich anzuschauen.

Beauftragung von Dienstpersonal - Um die nötigen Umbaumaßnahmen, die den operativen und technischen Anforderungen des Objekts entsprechen, zu organisieren, wird von der Hausverwaltung entsprechendes Dienstpersonal beauftragt und dessen Arbeit im Anschluss auf Sorgfältigkeit und Richtigkeit überprüft.

Hier alle Aufgaben der technischen Verwaltung:

• protokollierte Objektbegehungen
• Erstellung von Instandhaltungsplänen
• Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen & Wartungen
• Veranlassung und Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen
• Beauftragung von Dienstleistern

Juristische Verwaltung: Rechtlicher Beistand

Gesetzliche Grundlage - Viele Eigentümer sind mit den gesetzlichen Bestimmungen bezüglich ihrer Immobilie nicht vertraut. Daher sind laut § 5 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) Rechtsdienstleistungen von Seiten des Hausverwalters durchaus erlaubt, da es sich hier um eine Nebenleistung handelt, die zu seinem Berufsbild gehört.

Zahlungsklagen, Räumungsklagen & Co. - Besitzt der Hausverwalter eine Vollmacht, kann er Sie als Eigentümer nicht nur gemäß dem deutschen Gesetz beraten, sondern Sie bei auch vor Gericht vertreten. Auch die Mandatierung geeigneter Fachanwälte gehört zu den Tätigkeiten rund um die juristische Verwaltung.

Im Rahmen der Rechtsdienstleistung gehören folgende Tätigkeiten zu den Aufgaben des Verwalters:

• Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
• Mandatierung geeigneter Fachanwälte
• Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Welchen Aufgaben und Pflichten die Hausverwaltung nachzukommen hat, werden im Verwaltervertrag festgehalten. Eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung bleibt dennoch nicht ausgeschlossen. Was können Sie also tun, wenn die Hausverwaltung ihren Aufgaben und Pflichten nicht nachkommt?

Pflichtverletzung der Hausverwaltung: Was tun?

Vernachlässigt der Hausverwalter die vertraglich geregelten Verpflichtungen, haben Sie das Recht die Hausverwaltung zu wechseln oder zu kündigen. Wann und unter welchen Umständen eine Kündigung möglich ist, ist ebenfalls dem Verwaltervertrag zu entnehmen. In besonders extremen Fällen, etwa wenn Gelder veruntreut werden, ist auch eine außerordentliche fristlose Kündigung möglich.

Mehr dazu finden Sie hier:

• Hausverwaltung kündigen

Fazit: Aufgaben einer Hausverwaltung

Der Leistungskatalog einer Hausverwaltung ist also lang und beinhaltet sowohl kaufmännische, als auch technische und juristische Tätigkeiten. Welchen Aufgaben Ihr Verwalter nachzugehen hat und welche Kosten diese mit sich bringen, sollte stets im Verwaltervertrag festgehalten sein. Es kann auch vorkommen, dass die Hausverwaltung Ihre Aufgaben nicht erfüllt. Ist das der Fall, haben Sie einen guten Grund Ihre Hausverwaltung zu kündigen oder zu wechseln.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

• Hausverwaltung

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

• WEG-Verwaltung
• Mietverwaltung
• Sondereigentumsverwaltung
• Gewerbemietverwaltung