Mehrfamilienhaus in der Stadt.

Hausverwaltung: Vergleich, Kosten, Aufgaben & Vertrag – für Vermieter

Hausverwaltung – Immobilien erzeugen einen relativ hohen Verwaltungsaufwand, dem nicht jeder Eigentümer gerecht werden kann. Eine qualifizierte Hausverwaltung kann hier für große Entlastung sorgen. Dabei ist zwischen vier Verwaltungsarten zu unterscheiden: Der WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, SEV-Verwaltung und Gewerbemietverwaltung. Wir stellen Sie Ihnen im Vergleich vor. Außerdem: Alles, was Sie über die Aufgaben und Kosten der Hausverwaltung wissen müssen, so wie das Wichtigste zum Verwaltervertrag – inklusive Dauer, Kündigungsfrist & Co.

Was ist eine Hausverwaltung?

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer solchen Liegenschaft sein können. Die fachgerechte Betreuung von Immobilie ist stets mit einem hohen Aufwand an Zeit und Kosten verbunden, nicht zu vergessen die Buchhaltung. Aus diesem Grund gibt es Hausverwaltungen.

Hausverwaltung: Das Wichtigste im Überblick

Bevor wir uns das Thema Hausverwaltung im Detail anschauen, vorab das Wichtigste zusammengefasst:

  • Die Hausverwaltung ist für die Betreuung und Bewirtschaftung von Immobilien zuständig
  • Insgesamt gibt es 4 Arten der Hausverwaltung
  • Zu ihren Aufgaben gehört die kaufmännische, technische und juristische Verwaltung
  • Die Verwaltungskosten belaufen sich im Durchschnitt auf 18 bis 30 Euro im Monat
  • Alles Wichtige sollte im Verwaltervertrag festgehalten werden

Zu den Aufgaben und Pflichten des Hausverwalters gleich mehr. Schauen wir uns vorab die vier unterschiedlichen Arten einer Hausverwaltung an.

Arten der Hausverwaltung: WEG, Miethaus & Wohnung

Es gibt insgesamt vier Arten der Hausverwaltung. Hierbei wird unterschieden zwischen:

  1. WEG-Verwaltung
  2. Mietverwaltung
  3. Sondereigentumsverwaltung
  4. Gewerbemietverwaltung

Die wohl bekannteste Form der Verwaltung ist die WEG-Verwaltung.

WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum

Die WEG-Verwaltung findet man meistens bei Mehrfamilienhäusern vor, bei denen die Gemeinschaftsflächen und Außenbereiche verwaltet werden. Hier kümmert sich die WEG-Verwaltung um das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft. Das individuelle Eigentum (Sondereigentum) der jeweiligen Parteien hingegen unterliegt nicht ihrer Verantwortung.

Verwaltung von Gemeinschaftsräumen & Außenbereichen

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung zusammengefasst:

Lesen Sie weiter:

Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung von Sondereigentum

Befindet sich in einer Wohnungseigentümergemeinschaft vermietetes Sondereigentum, also vermietete Wohnungen, die verwaltet werden, so handelt es sich um eine Sondereigentumsverwaltung (SEV-Verwaltung). WEG-Verwalter und Sondereigentumsverwalter können identisch sein, muss aber nicht. Stattdessen können sich WEG-Verwalter und Sondereigentumsverwalter auch ergänzen.

Das beinhaltet die Sondereigentumsverwaltung:

Mehr zur SEV-Verwaltung hier:

Mietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Objekten

Ein Mietverwalter ist für die Betreuung von Mietobjekten zuständig, von einzelnen Wohnungen bis zum vollvermieteten Mehrfamilienhaus. Er fungiert als das Bindeglied zwischen Mieter und Eigentümer und ist stets der erste Ansprechpartner für beide Seiten.

Zur Erinnerung – Ist der Eigentümer des Mietobjekts kein Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft, dann muss er eine Mietverwaltung für die Betreuung seines Objekts beauftragen. Handelt es sich jedoch um eine Mietimmobilie innerhalb einer WEG, dann muss er sich an einen SEV-Verwalter wenden.

Hier die Aufgaben der Mietverwaltung im Überblick:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteinnahmen
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Planung & Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Beratung bei rechtlichen Fragen

Kosten der Mietverwaltung – Ähnlich, wie die Sondereigentumsverwaltung ist über die Kosten der Mietverwaltung gesetzlich nichts vorgeschrieben. Stattdessen beeinflussen mehrere Faktoren die monatliche Vergütung des Verwalters.

Mehr zu den Aufgaben und Kosten finden Sie hier:

Gewerbemietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Gewerbeimmobilien

Was ist eine Gewerbemietverwaltung? – Ein Spezialfall mit dem nicht jeder Hausverwalter vertraut ist, nennt sich die Gewerbemietverwaltung, auch genannt: gewerbliche Objektverwaltung. Diese ähnelt der Mietverwaltung und ist bei vermieteten Gewerbeimmobilien zu finden.

Aufgaben einer gewerblichen Objektverwaltung – Während sich die kaufmännischen und technischen Aufgaben kaum von der klassischen Mietverwaltung unterscheiden, ist hier das Leistungsspektrum der rechtlichen Betreuung des Mietobjekts weitaus breiter und komplexer.

Aufgaben der Gewerbemietverwaltung zusammengefasst:

  • Erstellung & Abwicklung von Mietverträgen
  • Überwachung der Mieteinnahmen & Ausgaben
  • Korrespondenz mit Mietern & Dienstleistern
  • Erstellung eines Wirtschaftsplans
  • Erarbeitung einer Hausordnung
  • Buchhaltung
  • Überprüfung des Gebäudezustands & -Technik
  • Organisation & Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen

Lesen Sie hier mehr über die Kosten, Aufgaben & Co.:

Ob Büro, Gastronomie, Einkaufsgeschäft oder Bank – auch Gewerbeimmobilien müssen fachgerecht betreut werden.

Volksbank (VR) Filiale in der Stadt: Genossenschaftsbank vor Ort

Photo: Heinsdorff Jularlak / Shutterstock.com

WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung & Mietverwaltung im Vergleich

Während es sich bei der WEG-Verwaltung um die Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft handelt, befasst sich die Sondereigentumsverwaltung nur mit der Verwaltung des vermieteten Sondereigentums. Somit handelt es sich hier um eine besondere Form der Mietverwaltung, ähnlich wie die gewerbliche Objektverwaltung, die vermietete Gewerbeimmobilien betreut.

Zusammengefasst:

  1. WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum
  2. Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung von Sondereigentum
  3. Mietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Objekten
  4. Gewerbemietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Gewerbeimmobilien

Die Aufgaben einer jeden Hausverwaltung sind sehr umfangreich und unterscheiden sich je nach Verwaltungsart. Kommen wir also nun zu den drei Aufgabenbereichen in denen jede Hausverwaltung tätig ist.

Aufgaben & Pflichten der Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung kümmert sich in allen Bereichen um die entsprechende Betreuung Ihrer Liegenschaft. Das umfasst sowohl die bürokratische Betreuung Ihrer Immobilie, als auch die bauliche und juristische, die Sie bereits in der Einleitung kennen gelernt haben.

Hier nochmal die Aufgabenbereiche des Hausverwalters im Überblick:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Schauen wir uns den jeweiligen Leistungskatalog nun genauer an.

Kaufmännische Verwaltung: Zahlungen, Finanzen & Bewirtschaftung

Auf kaufmännischer Seite kümmert sich eine professionelle Hausverwaltung um die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie, den Werterhalt und die Finanzen. Außerdem werden Mietverträge erstellt, Miethöhen angepasst, die monatlichen Mietzahlungen kontrolliert und fällige Mieten abgemahnt. Auch Kosten für Strom, Wasser und Gas, so wie für Renovierungs- und Sanierungsarbeiten, die dem Werterhalt der Immobilie dienen, werden im Namen des Eigentümers beglichen.

Ob diese Leistungen in der monatlichen Pauschale inbegriffen sind oder als Zusatzleistung abgerechnet werden, dazu gleich mehr.

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung im Überblick:

  • Verwaltung der Mieten
  • Anmahnung versäumter Mieten
  • Anpassung der Miethöhe
  • Ausarbeitung von Mietverträgen
  • Mietersuche
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  • Buchführung
  • Budgetplanung
  • Kostenüberprüfung
  • Beauftragung und Bezahlung von Strom, Wasser & Gas

Lesen Sie hier weiter:

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Jährliche Wartungen, kleine Reparaturen und umfangreiche Sanierungen – Auf technischer Ebene organisiert die Hausverwaltung regelmäßige Objektbegehungen, und organisiert Reparatur- und Umbaumaßnahmen, die den operativen und technischen Anforderungen des Objekts entsprechen. Die jeweiligen Protokolle fachkundiger Überprüfungen werden gesammelt, Instandhaltungspläne aufgestellt und Verträge mit Dienstleistern, wie Hausmeister und Handwerker, abgewickelt.

Diese Aufgaben gehören zur technischen Verwaltung:

  • protokollierte Objektbegehungen
  • Erstellung von Instandhaltungsplänen
  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Veranlassung und Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen
  • Kontrolle von Dienstleistern

Mehr dazu hier:

Auch auf juristischer Ebene ist die Hausverwaltung aktiv:

Juristische Verwaltung: Beratung bei Rechtsfragen

So vertritt der Hausverwalter die Immobilieneigentümer während gerichtlichen Auseinandersetzungen, recherchiert und beauftragt qualifizierte Fachanwälte und berät zu den Themen Rechtsprechung und Gesetzgebung. Außerdem ist die Hausverwaltung für die Durchführung von Räumungsklagen zuständig und meldet Schadensfälle an die Versicherung.

Die juristische Verwaltung zusammengefasst:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Mandatierung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten
  • Erteilung von Prozessvollmachten für Klagen im Zusammenhang mit der Liegenschaft

Genaueres zur juristischen Verwaltung finden Sie hier:

Oben hatten wir bereits die Kosten der Hausverwaltung angesprochen, denn je nach Verwaltungsart, den damit verbundenen Tätigkeiten und der Lage Ihres Objekts kann es hier zu großen Unterschieden kommen. Für einen kleinen Überblick über die Kosten, hier das Wichtigste:

Kosten der Hausverwaltung: Vergleich

Wie viel kostet eine Hausverwaltung? Prinzipiell rechnen die meisten Hausverwaltungen ihre Gebühren monatlich und pro Einheit ab. Die genauen Kosten für die Hausverwaltung lassen sich pauschal nicht zusammenfassen. Große preisliche Unterschiede zwischen den einzelnen Verwaltungen sind also durchaus üblich.

Um Ihnen eine Idee von der Höhe der Verwaltungskosten zu geben, hier ein kleiner Vergleich:

WEG-Verwaltung:

18 – 30 Euro pro Monat/Einheit

Mietverwaltung:

20 – 26 Euro pro Monat/Einheit

SEV-Verwaltung:

22 – 29 Euro pro Monat/Einheit

Die Kosten für die WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung unterscheiden sich nicht nur in ihrer Höhe. Auch die rechtliche Grundlage ist je nach Verwaltungsart unterschiedlich:

Kosten der WEG-Verwaltung

Einige WEG-Verwaltungen erheben für ihre Dienste einen monatlichen Pauschalbetrag, der alle Tätigkeiten des WEG-Verwalters abdeckt. Andere Hausverwaltungen hingegen berechnen eine pauschale Grundvergütung, die nur die im Wohnungseigentumsgesetz aufgeführten Pflichten abdeckt. Alle weiteren Tätigkeiten gelten somit als Zusatzleistungen, die mit einem Sonderhonorar zu vergüten sind.

In der Grundvergütung enthalten sind folgende Leistungen:

  1. Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
  2. Erstellung des Wirtschaftsplans
  3. Erstellung der Jahresabrechnung
  4. Buchführung
  5. Führung der Beschlusssammlung
  6. Erstellung des Vermögensberichts

Die Koordination von aufwendigen Sanierungs- oder Modernisierungsarbeiten und die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gehören zum Beispiel nicht zu den im WEG genannten Tätigkeiten und werden somit auch nicht von der Grundvergütung abgedeckt.

Beispiele für Zusatzleistungen einer WEG-Verwaltung sind:

  • Einberufung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
  • Meldung & Regulierung von Versicherungsschäden
  • Organisation großer Umbaumaßnahmen
  • Lohnabrechnungen der einzelnen Angestellten der WEG

Kosten der Mietverwaltung und SEV-Verwaltung

Die monatlichen Kosten für Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung sind gesetzlich nicht geregelt. Die Höhe wird also individuell zwischen den beiden Vertragsparteien ausgehandelt und im Verwaltervertrag festgelegt. Die genauen Details dazu, was pauschal vergütet wird und welche Leistungen mit einem Sonderhonorar berechnet werden, ist ebenfalls dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

Hier die Beispiele für Zusatzleistungen einer Miet- und Sonderverwaltung:

  • Vertragsgestaltung & Wohnungsübergabe bei Mieterwechsel
  • Durchführung einer Mieterhöhung
  • Vermietungsdienstleistungen

Monatliche Verwaltungskosten berechnen: Kriterien

Wie bereits erwähnt, lässt sich die genaue Höhe der Verwaltungskosten vorab nicht sagen, da diese von mehreren Faktoren abhängt. Dazu zählt nicht nur die Verwaltungsart, sondern auch die Anzahl und Größe der zu verwaltenden Einheiten. Denn: Je mehr Einheiten Ihre Immobilie hat, desto niedriger auch der Preis pro Einheit.

Auch die Lage des Objekts, der Zustand und das Klientel der Bewohner beeinflusst den Verwaltungsaufwand und somit die Kosten. Eine Immobilie in der alle Bewohner harmonisch miteinander zusammenleben ist günstiger, als ein Miethaus mit verdreckten Fluren, aufmüpfigen Bewohnern und regelmäßigen Polizeieinsätzen bei Nacht.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Kosten:

  • Verwaltungsart
  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • Marktlage
  • Klientel der Bewohner

Wichtig: Die genaue Höhe der Kosten sollte immer im Verwaltervertrag festgehalten werden.

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Photo: Andrei_R / Shutterstock.com

Verwaltervertrag: Inhalt, Kündigungsfrist & Co.

Was ist ein Verwaltervertrag? – Haben Sie einen passenden Hausverwalter gefunden, wird zwischen Ihnen als Eigentümer und der Hausverwaltung ein Vertrag abgeschlossen.

Gibt es mehrere Eigentümer, etwa in Form einer Wohnungseigentümergemeinschaft , gelten auch die jeweiligen Immobilienbesitzer als einzelne Vertragsparteien.

Aufbau des Verwaltervertrags

Pflichten & Haftung – Zu der genauen Form des Verwaltervertrags gibt es keine offiziellen Regelungen. Wie bereits angesprochen, sind die Tätigkeiten und Aufgaben eines Hausverwalters nicht gesetzlich vorgeschrieben. Daher empfehlen wir diese präzise im Vertrag zu erwähnen, damit es später zu keinen Unstimmigkeiten kommt.

Vergütung & Dauer – Auch die Vergütung und Vertragsdauer ist im Vertrag festzuhalten. Ebenso wichtige Absprachen bezüglich einer Vertretung des Verwalters bei Krankheit, Urlaub oder Unfall.

Checkliste – Hier die wichtigsten Punkte im Verwaltervertrag:

  • Vertragsparteien
  • Aufgaben und Pflichten
  • Vertretung
  • Vergütung
  • Vertragsdauer
  • Haftung
  • Kündigungsfrist

Dauer des Verwaltervertrags

Die Vertragsdauer kann von beiden Parteien frei vereinbart werden. Oft liegt eine Verlängerungsklausel vor, die besagt, dass der Vertrag ohne ordentliche Kündigung von sechs Monaten automatisch weiterläuft. Wichtig jedoch: Laut Wohnungseigentumsgesetz sollte die Höchstdauer des Verwaltervertrags nicht länger als fünf Jahre betragen. Auch ohne festgelegte Dauer im Vertrag, muss nach fünf Jahren also ein neuer Verwaltervertrag abgeschlossen werden.

Checkliste: Die richtige Hausverwaltung finden

Nun stellt sich die Frage: Wo und wie findet man einen erfahrenen und qualifizierten Verwalter?

Im Internet werden Sie zwar schnell fündig, doch Vorsicht vor teuren Werbeanzeigen und gekauften Rezensionen. Nicht jeder Anbieter, der auf den ersten Blick seriös erscheint, ist es auch. Am besten ist es immer, wenn Sie jemanden aus Ihrer Nachbarschaft oder aus Ihrem Bekanntenkreis fragen, der selbst Kapitalanleger ist. Stoßen Sie bei Ihrer Suche auf einen Verwalter, der jahrelange Expertise und Referenzen nachweisen kann, sind das neben guten Erfahrungsberichten Pluspunkte, die für eine qualifizierte Hausverwaltung sprechen.

Haben Sie mehrere Hausverwaltungen gefunden, setzen Sie sich im zweiten Schritt per Telefon oder Mail mit ihnen in Kontakt. So können Sie sich ein persönliches Bild von der Hausverwaltung machen und Leistungen und Kosten miteinander vergleichen.

Tipp: Mehrere Hausverwalter anfragen & dann vergleichen

Checkliste – Den richtigen Hausverwalter finden:

  • Was sind die Referenzobjekte der Hausverwaltung?
  • Seit wann gibt es die Hausverwaltung?
  • Wo ist der Sitz der Hausverwaltung?
  • Besitzt die Hausverwaltung alle wichtigen Versicherungen?
  • Ist der Hausverwalter Mitglied in einem Berufsverband?
  • Wer sind die konkreten Ansprechpartner in der Hausverwaltung?

Alle weiteren Tipps zur Verwaltersuche finden Sie hier:

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Es ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein professioneller Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung finden Sie hier:

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