Mehrfamilienhaus in der Stadt.

Hausverwaltung: Vergleich, Kosten, Aufgaben & Vertrag – für Vermieter

Hausverwaltung – Es gibt vier unterschiedliche Arten der Hausverwaltung. Von der WEG-Verwaltung über die Sondereigentumsverwaltung bis zur Mietverwaltung, wir stellen sie Ihnen hier im Vergleich vor. Außerdem: Alles, was Sie über die Aufgaben und Kosten der Hausverwaltung wissen müssen, so wie das Wichtigste über den Verwaltervertrag – inklusive Dauer, Kündigungsfrist & Co.

Was ist eine Hausverwaltung?

Warum eine Hausverwaltung? – Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die Betreuung einer Liegenschaft ist zeit- und kostenaufwendig und erfordert jede Menge Organisation, Koordination und Planung. Nicht zu vergessen die Buchhaltung. Aus diesem Grund gibt es Hausverwaltungen.

Was ist der große Vorteil einer professionellen Verwaltung? – Ein qualifizierter Hausverwalter entlastet Sie als Eigentümer, indem er Ihnen die Betreuung Ihrer Liegenschaft abnimmt. Ohne Verwalter müssten Sie ansonsten viel Zeit und Energie in die Administration Ihres Objekts investieren. Mit dem richtigen Hausverwalter an Ihrer Seite sparen Sie sich Geld und Zeit, die Sie stattdessen in andere Projekte stecken können.

Der große Vorteil:

  1. Zeitersparnis
  2. Geldersparnis
  3. professionelle Betreuung Ihres Objekts

Aufgaben der Hausverwaltung – Als Dienstleister übernimmt der Hausverwalter alle Verwaltungstätigkeiten rund um die Immobilie. Dazu zählen auch kaufmännische, technische und juristische Aufgaben. Zu den genauen Tätigkeitsfeldern gleich mehr.

Typische Aufgaben der Hausverwaltung:

Kurz zusammengefasst:

Als Dienstleister übernimmt der Hausverwalter alle Verwaltungstätigkeiten rund um die Immobilie

Eine Immobilie zu verwalten bedeutet immer viel Bürokratie, erfordert ein gutes Organisationstalent und ist zeit- und kostenintensiv. Schauen wir uns vorab die vier unterschiedlichen Arten einer Hausverwaltung an.

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Photo: fizkes / Shutterstock.com

Arten der Hausverwaltung

Es gibt insgesamt vier Arten der Hausverwaltung. Hierbei wird unterschieden zwischen:

  1. WEG-Verwaltung
  2. Mietverwaltung
  3. Sondereigentumsverwaltung
  4. Gewerbemietverwaltung

Die wohl bekannteste Form der Verwaltung ist die WEG-Verwaltung.

WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum

WEG-Verwaltung, was ist das? – Bei der WEG-Verwaltung kümmert sich der Hausverwalter um das Gemeinschaftseigentum einer WEG. Das individuelle Eigentum (Sondereigentum) der jeweiligen Parteien hingegen unterliegt nicht seiner Verantwortung.

Lesen Sie mehr über die WEG-Verwaltung.

Verwaltung von Gemeinschaftsräumen & Außenbereichen

Aufgaben der WEG-Verwaltung – Die WEG-Verwaltung findet man meistens bei Mehrfamilienhäusern vor, bei denen die Gemeinschaftsflächen und Außenbereiche verwaltet werden. Der Zustand der gemeinsamen Flure, Waschküche, Aufzug & Co. wird regelmäßig kontrolliert und entsprechende Instandhaltungsmaßnahmen veranlasst. Auch überwacht und dokumentiert die Hausverwaltung jegliche Zahlungseingänge und Ausgänge der WEG und leitet und protokolliert die regelmäßigen Wohnungseigentümerversammlungen.

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung zusammengefasst:

Kosten einer WEG-Verwaltung – Die genauen Kosten sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Manche WEG-Verwaltungen berechnen für ihre Tätigkeit eine monatliche Pauschale, andere Hausverwaltungen hingegen orientieren sich für ihren Regelsatz an den im WEG genannten Pflichten eines Verwalters. Alle Tätigkeiten, die nicht im WEG aufgelistet sind, werden hier dann mit einer Zusatzvergütung abgerechnet. Lesen Sie hier auch mehr über die Kosten: WEG-Verwaltung.

Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung von Sondereigentum

Sondereigentumsverwaltung, was ist das? – Befindet sich in einer Wohnungseigentümergemeinschaft vermietetes Sondereigentum, also vermietete Wohnungen, die verwaltet werden, so handelt es sich um eine Sondereigentumsverwaltung. Es handelt sich hierbei also um eine besondere Form der Mietverwaltung.

Erfahren Sie hier alles rund um die Sondereigentumsverwaltung.

Im Fachjargon nennt man die Sondereigentumsverwaltung auch Mietsonderverwaltung. WEG-Verwalter und Sondereigentumsverwalter können identisch sein, muss aber nicht. Stattdessen können sich WEG-Verwalter und Sondereigentumsverwalter ergänzen.

Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung – Ähnlich, wie die reguläre Mietverwaltung, ist die Sondereigentumsverwaltung für alle Belange rund um die Vermietung des Sondereigentums zuständig, von der Überwachung der Zahlungseingänge bis zur Abwicklung des Mietvertrags.

Das beinhaltet die Sondereigentumsverwaltung:

  • Überwachung der Miet- und Zahlungseingänge
  • ausführliche Buchführung
  • Vermittlung zwischen Vermieter und Mieter
  • Entgegennahme von Mängelanzeigen
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Kosten einer Sondereigentumsverwaltung – Die genauen Kosten für die Sondereigentumsverwaltung sind von mehreren Faktoren abhängig, zum Beispiel Lage, Verwaltungsaufwand und Zustand der Immobilie. Zu den genauen Kosten der Sondereigentumsverwaltung, dazu gleich mehr.

Die Sondereigentumsverwaltung ist nämlich eine besondere Form der Mietverwaltung:

Mietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Objekten

Mietverwaltung, was ist das? – Die Mietverwaltung ist das Bindeglied zwischen Mieter und Immobilieneigentümer und der erste Ansprechpartner für beide Seiten. Es handelt sich bei der Mietverwaltung also um die Betreuung von Mietobjekten, von einzelnen Wohnungen bis zum vollvermieteten Mehrfamilienhaus.

Zur Erinnerung – Eine WEG-Verwaltung ist nur für die Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer WEG zuständig. Wird vermietetes Sondereigentum innerhalb dieser WEG verwaltet, dann handelt es sich um eine Sondereigentumsverwaltung und diese gehört zur Mietverwaltung, die nicht nur einzelne Wohnungen umfassen kann, sondern auch komplette Mehrfamilienhäuser.

Lesen Sie hier mehr: Mietverwaltung.

Aufgaben der Mietverwaltung- Die Instandhaltung der Immobilie, so wie die tägliche bürokratische Verwaltungsarbeit, die als Vermieter anfällt, wird vom Mietverwalter übernommen. Neben den klassischen technischen und juristischen Aufgaben, kümmert sich der Verwalter auch um die Erstellung und Abwicklung von Mietverträgen, überwacht die Mieteingänge und mahnt fällige Mieter ab.

Hier die Aufgaben der Mietverwaltung:

Kosten der Mietverwaltung – Ähnlich, wie die Sondereigentumsverwaltung ist über die Kosten der Mietverwaltung gesetzlich nichts vorgeschrieben. Stattdessen beeinflussen mehrere Faktoren die monatliche Vergütung des Verwalters.

Mehr zu den Kosten einer Mietverwaltung finden Sie hier: Mietverwaltung

Gewerbemietverwaltung: Spezialfall

Was ist eine Gewerbemietverwaltung? – Ein Spezialfall mit dem nicht jeder Hausverwalter vertraut ist, nennt sich die Gewerbemietverwaltung, auch genannt: gewerbliche Objektverwaltung. Diese ähnelt der Mietverwaltung und ist bei vermieteten Gewerbeimmobilien zu finden.

Lesen Sie hier weiter: Gewerbemietverwaltung

Aufgaben einer gewerblichen Objektverwaltung – Während sich die kaufmännischen und technischen Aufgaben kaum von der klassischen Mietverwaltung unterscheiden, ist hier das Leistungsspektrum der rechtlichen Betreuung des Mietobjekts weitaus breiter und komplexer.

Aufgaben der Gewerbemietverwaltung zusammengefasst:

  • Erstellung & Abwicklung von Mietverträgen
  • Überwachung der Mieteinnahmen & Ausgaben
  • Korrespondenz mit Mietern & Dienstleistern
  • Erstellung eines Wirtschaftsplans
  • Erarbeitung einer Hausordnung
  • Buchhaltung
  • Überprüfung des Gebäudezustands & -Technik
  • Organisation & Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen

Kosten einer Gewerbemietverwaltung – Lesen Sie hier auch mehr über die Kosten: Gewerbemietverwaltung.

WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung & Mietverwaltung im Vergleich

Während es sich bei der WEG-Verwaltung um die Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft handelt, befasst sich die Sondereigentumsverwaltung nur mit der Verwaltung des vermieteten Sondereigentums. Somit handelt es sich hier um eine besondere Form der Mietverwaltung, ähnlich wie die gewerbliche Objektverwaltung, die vermietete Gewerbeimmobilien betreut.

Zusammengefasst:

  1. WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum
  2. Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung von Sondereigentum
  3. Mietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Objekten
  4. Gewerbemietverwaltung: Verwaltung von vermieteten Gewerbeimmobilien

Ob Büro, Gastronomie, Einkaufsgeschäft oder Bank – auch Gewerbeimmobilien müssen fachgerecht betreut werden.

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Die Aufgaben einer jeden Hausverwaltung sind sehr umfangreich und unterscheiden sich je nach Verwaltungsart. Kommen wir also nun zu den drei Aufgabenbereichen in denen eine Hausverwaltung tätig ist.

Aufgaben & Pflichten der Hausverwaltung

Warum eine Hausverwaltung beauftragen?  – Eine Hausverwaltung kümmert sich in allen Bereichen um die entsprechende Betreuung Ihrer Liegenschaft und das umfasst sowohl die bürokratische Betreuung Ihrer Immobilie, als auch die bauliche und juristische.

Welche Aufgaben die Verwaltung genau übernimmt, muss im Verwaltervertrag zwischen Immobilieneigentümer und Hausverwaltung individuell und detailliert festgehalten werden

Aufgaben der Hausverwaltung müssen individuell im Vertrag festgehalten werden!

Eine Hausverwaltung umfasst also drei Aufgabenbereiche, die Sie bereits in der Einleitung kennen gelernt haben:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Schauen wir uns den jeweiligen Leistungskatalog nun genauer an.

Kaufmännische Verwaltung: Zahlungen, Finanzen & Bewirtschaftung

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung – Auf kaufmännischer Seite kümmert sich eine professionelle Hausverwaltung um die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie, den Werterhalt und die Finanzen. Außerdem werden Mietverträge werden erstellt, Miethöhen angepasst, die monatlichen Mietzahlungen kontrolliert und fällige Mieten abgemahnt. Auch Kosten für Strom, Wasser und Gas, so wie für Renovierungs- und Sanierungsarbeiten, die dem Werterhalt der Immobilie dienen, werden im Namen des Eigentümers beglichen.

Ob diese Leistungen in der monatlichen Pauschale inbegriffen sind oder als Zusatzleistung abgerechnet werden, dazu gleich mehr.

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung im Überblick:

  • Verwaltung der Mieten
  • Anmahnen versäumter Mieten
  • Anpassung der Miethöhe
  • Ausarbeitung von Mietverträgen
  • Mietersuche
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  • Buchführung
  • Budgetplanung
  • Kostenüberprüfung
  • Beauftragung und Bezahlung von Strom, Wasser & Gas

Lesen Sie hier mehr: Kaufmännische Verwaltung

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Jährliche Wartungen, kleine Reparaturen und umfangreiche Sanierungen – Für den Werterhalt einer Immobilie sind nachhaltige Instandhaltungsmaßnahmen notwendig, auch darum kümmert sich eine Hausverwaltung. Die Hausverwaltung führt selber keine Umbaumaßnahmen durch. Sie ist lediglich für die Koordination und Abwicklung verantwortlich und stellt sicher, dass jene Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen im Sinne des Eigentümers durchgeführt werden.

Aufgaben der technischen Verwaltung – Auf technischer Ebene organisiert die Hausverwaltung regelmäßige Objektbegehungen, und organisiert Reparatur- und Umbaumaßnahmen, die den operativen und technischen Anforderungen des Objekts entsprechen. Die jeweiligen Protokolle fachkundiger Überprüfungen werden gesammelt, Instandhaltungspläne aufgestellt und Verträge mit Dienstleistern, wie Hausmeister und Handwerker, abgewickelt.

Lesen Sie hier weiter: Technische Verwaltung

Diese Aufgaben gehören zur technischen Verwaltung:

Der Verwalter arbeitet eng mit anderen Dienstleistern, wie Hausmeister, Elektriker und Handwerker zusammen:

Juristische Verwaltung: Beratung bei Rechtsfragen

Auch auf juristischer Ebene ist die Hausverwaltung aktiv.

Aufgaben der juristischen Verwaltung – Sie vertritt die Immobilieneigentümer während gerichtlicher Auseinandersetzungen, recherchiert und beauftragt qualifizierte Fachanwälte und berät zu den Themen Rechtsprechung und Gesetzgebung. Außerdem ist die Hausverwaltung für die Durchführung von Räumungsklagen zuständig und meldet Schadensfälle an die Versicherung.

Die juristische Verwaltung zusammengefasst:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Mandatierung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten
  • Erteilung von Prozessvollmachten für Klagen im Zusammenhang mit der Liegenschaft

Genaueres zur technischen Verwaltung finden Sie hier: Technische Verwaltung

Kosten der Hausverwaltung: Wichtige Faktoren & Unterschiede

Oben hatten wir bereits die Kosten der Hausverwaltung angesprochen, denn je nach Verwaltungsart, den damit verbundenen Tätigkeiten und der Lage Ihres Objekts kann es hier zu großen Unterschieden kommen. Für einen kleinen Überblick über die Kosten, hier das Wichtigste.

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Die genauen Kosten für die Hausverwaltung lassen sich pauschal nicht zusammenfassen und große preisliche Unterschiede zwischen den einzelnen Verwaltungen sind durchaus üblich. Die meisten Hausverwaltungen rechnen ihre Gebühren monatlich und pro Einheit ab.

Kostenberechnung: Pro Einheit / Pro Monat

Hier die monatlichen Kosten pro Einheit im Vergleich:

Die Kosten für die WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung unterscheiden sich nicht nur in ihrer Höhe. Auch die rechtliche Grundlage ist je nach Verwaltungsart unterschiedlich:

Kosten der WEG-Verwaltung

Grundvergütung – Einige WEG-Verwaltungen erheben für ihre Dienste einen monatlichen Pauschalbetrag, der alle Tätigkeiten des Verwalters abdeckt. Andere Hausverwaltungen hingegen berechnen eine pauschale Grundvergütung, die nur die im Wohnungseigentumsgesetz aufgeführten Pflichten abdeckt. Alle weiteren Tätigkeiten gelten somit als Zusatzleistungen, die mit einem Sonderhonorar zu vergüten sind.

Die genaue Höhe der Kosten ist dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

In der Grundvergütung enthalten sind folgende Leistungen:

  1. Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
  2. Erstellung des Wirtschaftsplans
  3. Erstellung der Jahresabrechnung
  4. Buchführung
  5. Führung der Beschlusssammlung
  6. Erstellung des Vermögensberichts

Sonderhonorar – Die Koordination von aufwendigen Sanierungs- oder Modernisierungsarbeiten und die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gehören zum Beispiel nicht zu den im WEG genannten Tätigkeiten und werden somit auch nicht von der Grundvergütung abgedeckt.

Beispiele für Zusatzleistungen einer WEG-Verwaltung sind:

  • Einberufung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
  • Meldung & Regulierung von Versicherungsschäden
  • Organisation großer Umbaumaßnahmen
  • Lohnabrechnungen der einzelnen Angestellten der WEG

Kosten der Miet- und Sondereigentumsverwaltung

Die monatlichen Kosten für Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung sind gesetzlich nicht geregelt. Die Höhe wird also individuell zwischen den beiden Vertragsparteien ausgehandelt und im Verwaltervertrag festgelegt. Die genauen Details dazu, was pauschal vergütet wird und welche Leistungen mit einem Sonderhonorar berechnet werden, ist ebenfalls dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

Hier die Beispiele für Zusatzleistungen einer Miet- und Sonderverwaltung:

  • Vertragsgestaltung & Wohnungsübergabe bei Mieterwechsel
  • Durchführung einer Mieterhöhung
  • Vermietungsdienstleistungen

Monatliche Verwaltungskosten berechnen: Kriterien

Was beeinflusst also die Höhe der Verwaltungskosten?

Hier kommt es auf mehrere Kriterien an. Dazu zählt nicht nur die Verwaltungsart, sondern auch die Anzahl und Größe der zu verwaltenden Einheiten. Denn: Je mehr Einheiten Ihre Immobilie hat, desto niedriger auch der Preis pro Einheit.

Auch die Lage des Objekts, der Zustand und das Klientel der Bewohner beeinflusst den Verwaltungsaufwand und somit die Kosten. Eine Immobilie in der alle Bewohner harmonisch miteinander zusammenleben ist günstiger, als ein Miethaus mit verdreckten Fluren, aufmüpfigen Bewohnern und regelmäßigen Polizeieinsätzen bei Nacht.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Kosten:

  • Verwaltungsart
  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • Marktlage
  • Klientel der Bewohner

Die genaue Höhe der Kosten wird im Verwaltervertrag festgehalten.

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Verwaltervertrag: Inhalt, Kündigungsfrist & Co.

Was ist ein Verwaltervertrag – Haben Sie einen passenden Hausverwalter gefunden, wird zwischen Ihnen als Eigentümer und der Hausverwaltung ein Vertrag abgeschlossen.

Gibt es mehrere Eigentümer, etwa in Form einer Wohnungseigentümergemeinschaft , gelten auch die jeweiligen Immobilienbesitzer als einzelne Vertragsparteien.

Aufbau des Verwaltervertrags

Pflichten & Haftung – Zu der genauen Form des Verwaltervertrags gibt es keine offiziellen Regelungen. Wie bereits angesprochen, sind die Tätigkeiten und Aufgaben eines Hausverwalters nicht gesetzlich vorgeschrieben. Daher empfehlen wir diese präzise im Vertrag zu erwähnen, damit es später zu keinen Unstimmigkeiten kommt.

Vergütung & Dauer – Auch die Vergütung und Vertragsdauer ist im Vertrag festzuhalten. Ebenso wichtige Absprachen bezüglich einer Vertretung des Verwalters bei Krankheit, Urlaub oder Unfall.

Checkliste – Hier die wichtigsten Punkte im Verwaltervertrag:

  • Vertragsparteien
  • Aufgaben und Pflichten
  • Vertretung
  • Vergütung
  • Vertragsdauer
  • Haftung
  • Kündigungsfrist

Dauer des Verwaltervertrags

Die Vertragsdauer kann von beiden Parteien frei vereinbart werden.

Verlängerungsklausel – Oft liegt eine Verlängerungsklausel vor, die besagt, dass der Vertrag ohne ordentliche Kündigung von sechs Monaten automatisch weiterläuft. Wichtig jedoch: Laut Wohnungseigentumsgesetz sollte die Höchstdauer des Verwaltervertrags nicht länger als fünf Jahre betragen. Auch ohne festgelegte Dauer im Vertrag, muss nach fünf Jahren also ein neuer Verwaltervertrag abgeschlossen werden.

Die richtige Hausverwaltung finden – Checkliste

Verwaltersuche – Nun stellt sich die Frage: Wo und wie findet man einen erfahrenen und qualifizierten Verwalter?

Im Internet werden Sie zwar schnell fündig, doch Vorsicht vor teuren Werbeanzeigen und gekauften Rezensionen. Nicht jeder Anbieter, der auf den ersten Blick seriös erscheint, ist es auch. Am besten ist es immer, wenn Sie jemanden aus Ihrer Nachbarschaft oder aus Ihrem Bekanntenkreis fragen, der selbst Kapitalanleger ist.

Stoßen Sie bei Ihrer Suche auf einen Verwalter, der jahrelange Expertise und Referenzen nachweisen kann, sind das neben guten Erfahrungsberichten Pluspunkte, die für eine qualifizierte Hausverwaltung sprechen. Im besten Fall liegt die Verwaltung auch noch in Ihrer Nähe.

Haben Sie mehrere Hausverwaltungen gefunden, setzen Sie sich im zweiten Schritt per Telefon oder Mail mit ihnen in Kontakt. So können Sie sich ein persönliches Bild von der Hausverwaltung machen und Leistungen und Kosten miteinander vergleichen.

Tipp: Mehrere Hausverwalter anfragen & dann vergleichen

Checkliste – Den richtigen Hausverwalter finden:

  • Was sind die Referenzobjekte der Hausverwaltung?
  • Seit wann gibt es die Hausverwaltung?
  • Wo ist der Sitz der Hausverwaltung?
  • Besitzt die Hausverwaltung alle wichtigen Versicherungen?
  • Ist der Hausverwalter Mitglied in einem Berufsverband?
  • Wer sind die konkreten Ansprechpartner in der Hausverwaltung?

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Es ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein professioneller Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung finden Sie hier: