Mehrfamilienhaus, Neubau

Hausverwaltung gründen: Voraussetzungen, Verdienst, Ablauf & Co. – Tipps

Hausverwaltung gründen – Instandhaltungsmaßnahmen planen, Rechnungen begleichen und Vermögen verwalten, als Hausverwalter sind Sie für die Bewirtschaftung und den Werterhalt von Immobilien und Anlagen zuständig. Die Arbeit einer Hausverwaltung ist vielseitig und die Expertise eines erfahrenen Hausverwalters stets gefragt. Doch welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie Verwalter werden können? Zwischen welchen Rechtsformen können Sie sich entscheiden und wie läuft die Gründung einer Hausverwaltung ab? Das und mehr erfahren Sie hier.

Was macht eine Hausverwaltung?

Bei einer Hausverwaltung handelt es sich um eine Einzelperson oder um ein Unternehmen, das den Eigentümer einer Immobilie bei der Verwaltung der Liegenschaft entlastet. Der Hausverwalter sorgt dafür, dass die Liegenschaft instandgehalten und bewirtschaftet wird. Unterschieden wird zwischen drei unterschiedlichen Formen der Hausverwaltung:

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung & SEV-Verwaltung

WEG-Verwaltung & SEV-Verwaltung – Die wohl bekannteste Form der Hausverwaltung ist die WEG-Verwaltung, die dann bestellt wird, wenn ein Mehrfamilienhaus in mehrere Eigentumswohnungen aufgeteilt wird und somit eine Wohnungseigentümergemeinschaft entsteht. Der WEG-Verwalter ist dann nur für die Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums zuständig. Die Bewirtschaftung des vermieteten Sondereigentums unterliegt dem Verantwortungsbereich des Sondereigentumsverwalters (auch SEV-Verwalter genannt).

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Mietverwaltung – Werden Mietobjekte von einem Hausverwalter betreut, dann spricht man von der Mietverwaltung. Im Vergleich zur WEG-Verwaltung ist die Mietverwaltung auch für die Betreuung der Mietverhältnisse verantwortlich.

Die drei Arten der Hausverwaltung zusammengefasst:

  1. WEG-Verwaltung
  2. Sondereigentumsverwaltung
  3. Mietverwaltung

Aufgaben & Pflichten eines Hausverwalters

Kaufmännische Verwaltung – In der Regel verbringen Hausverwalter einen Großteil ihrer Zeit mit der administrativen Verwaltung von Immobilien und Anlagen. Dieser Tätigkeitsbereich wird häufig auch die kaufmännische Verwaltung genannt. Hier zu gehört je nach Art der Hausverwaltung die Verwaltung der Mietverhältnisse, die Überprüfung und Abwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Objekts, so wie die Erstellung der Betriebskostenabrechnung.

Technische Verwaltung – Um den Werterhalt der Immobilie zu gewährleisten, ist die Hausverwaltung auch auf technischer Ebene aktiv. Um Mängel und Schäden frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen, führt der Hausverwalter regelmäßige Objektbegehungen durch, organisiert Instandhaltungsmaßnahmen und beauftragt hierfür entsprechendes Dienstpersonal.

Alle Aufgaben des Hausverwalters auf einen Blick:

  • Buchführung über laufende Einnahmen & Ausgaben
  • Kostenüberprüfung & Budgetplanung
  • Begleichung von Zahlungsverpflichtungen
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  • ggf. Betreuung der Mietverhältnisse
  • ggf. Einberufung einer Eigentümerversammlung
  • ggf. Erstellung eines Wirtschaftsplans
  • protokollierte Objektbegehungen
  • Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Organisation von Reparaturen & Modernisierungsmaßnahmen

Juristische Verwaltung – Die meisten Hausverwaltungen bieten außerdem Rechtsdienstleistungen an. Diese sind laut § 5 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) im Rahmen von Nebenleistungen erlaubt. Zu den Tätigkeiten rund um die juristische Verwaltung gehört die Rechtsberatung, sowie die Mandatierung geeigneter Fachanwälte.

Gehalt & Verdienst eines Hausverwalters

Die Verwaltung einer Immobilie ist also ein zeit- und ressourcenaufwendiges Unterfangen, das jede Menge Verantwortung mit sich bringt. Das spiegelt sich auch im durchschnittlichen Gehalt wieder. So verdienen die meisten Hausverwalter im Durschnitt zwischen 35.000 € und 44.000 € im Jahr. Dieser Verdienst setzt sich aus den Verwaltungskosten zusammen, die pro Einheit und pro Monat mit den Eigentümern des zu verwaltenden Objekts vereinbart wurden. Welche Leistungen in diesem monatlichen Fixbetrag eingeschlossen sind, hängt vom Verwaltervertrag ab.

Mehr zu den Verwaltungskosten und Kostenmodellen finden Sie hier:

Hausverwalter werden: Voraussetzungen, Kosten & Ablauf

Nachdem wir also einen Blick auf das Tätigkeitsfeld und den Verdienst einer Hausverwaltung geworfen haben, stellt sich nun die Frage:

Wie wird man Hausverwalter?

Spielen Sie mit dem Gedanken sich als Hausverwalter selbstständig zu machen, müssen Sie hierfür keine staatliche Ausbildung absolvieren. Da Sie während Ihrer Verwaltungstätigkeiten jedoch viel Verantwortung tragen und es dabei mitunter um sehr hohe Vermögenswerte geht, müssen Sie sich bei der Gründung Ihrer Hausverwaltung an gewisse gesetzliche Regelungen halten.

Rechtliche Voraussetzungen: Berufszulassungsregelung

So unterliegen Hausverwalter gemäß §34c der Gewerbeordnung einer Berufszulassungsregelung, die vorsieht, dass Hausverwalter ebenso wie Makler erlaubnispflichtig sind. Diese Erlaubnispflicht ist jedoch nicht an einen Sachkundenachweis gekoppelt. Möchten Sie eine Hausverwaltung gründen, reicht es eine geeignete Berufshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Auch ein Nachweis Ihrer Zuverlässigkeit und Ihrer geordneten Vermögensverhältnisse gehören zu den Anforderungen der Gewerbeanmeldung.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie eine Hausverwaltung gründen können:

  1. Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse
  2. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
  3. mit Versicherungssumme je Versicherungsfall: mind. 500.000 Euro
  4. mit Versicherungssumme für alle Versicherungsfälle/Jahr: mind. 1 Mio. Euro

Weiterbildungspflicht auch für Immobilienfachwirte

Außerdem sind alle Hausverwalter gesetzlich dazu verpflichtet sich stetig weiterzubilden, um stets auf dem neusten Stand der geltenden Rechtsgrundlagen zu bleiben. Hierfür sieht die deutsche Gesetzgebung einen Umfang von mindestens 20 Zeitstunden innerhalb von drei Kalenderjahren vor. Können Sie einen staatlich anerkannten Abschluss vorweisen, etwa als Immobilienfachwirt oder Immobilienkaufmann, sind Sie in den ersten drei Jahren nach der Aufnahme Ihrer Tätigkeit von der neuen Weiterbildungspflicht befreit.

Persönliche Voraussetzungen: Diplomatie, Fingerspitzengefühl & Co.

Neben den rechtlichen Voraussetzungen, gibt es auch persönliche Anforderungen, die es unbedingt zu beachten gilt. So sollten Sie ein großes Interesse für die kaufmännischen, technischen und juristischen Themen der Immobilienverwaltung mitbringen, so wie einen ausgeprägten Sinn für Zahlen und Statistiken.

Ob Wohnungseigentümergemeinschaft, Mieter oder Handwerker – Während Ihrer Verwaltungstätigkeit kommt Ihnen neben Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit, außerdem eine hohe Sozialkompetenz zugute. Schließlich haben Sie in Ihrem Alltag viel mit anderen Menschen zu tun und können so zwischenmenschliche Konflikte rechtzeitig erkennen und lösen.

Das sollten Sie als Hausverwalter unbedingt mitbringen:

  • branchenspezifische Fachkenntnisse
  • Interesse an kaufmännischen, technischen und juristischen Themen
  • effiziente und strukturierte Arbeitsweise
  • Verantwortungsgefühl
  • Kommunikationstalent
  • Fingerspitzengefühl & Diplomatie

Passende Rechtsform wählen: GmbH & UG

Für die Gründung Ihrer Hausverwaltung kommen verschiedene Rechtsformen in Betracht. Wichtig: Auch, wenn Sie sich jetzt für eine gewisse Rechtsform entscheiden, können Sie diese später noch ändern.

Die wohl einfachste Form ist die Gründung Ihrer Hausverwaltung als Einzelunternehmen. Hierfür reicht die Anmeldung über das Gewerbeamt. Der Vorteil: Es ist kein Startkapital nötig. Der Nachteil: Sie haften mit Ihrem gesamten Vermögen. Um das Haftungsrisiko zu begrenzen, können Sie stattdessen eine GmbH gründen, was jedoch mit weitaus höheren Kosten und einem Stammkapital von 25.000 Euro einherkommt. Eine beliebte Alternative ist daher die Gründung einer Unternehmergesellschaft (kurz UG genannt), die mit nur einem Euro Stammkapital gegründet werden kann.

Es stehen Ihnen also diese drei Rechtsformen zur Verfügung:

  1. Gründung als Einzelunternehmen
  2. Gründung als GmbH
  3. Gründung als Unternehmergesellschaft

Welche die passendste Variante für Sie ist, das hängt von Ihrer individuellen Situation und Ihren Unternehmenszielen ab.

Kosten: Notarkosten, Marketingbudget & Versicherungsbeiträge

Von der Rechtsform hängen auch die Kosten ab, die mit der Gründung Ihrer Hausverwaltung verbunden sind. Entscheiden Sie sich dazu eine GmbH zu gründen oder bedürfen Sie vorab eine Rechtsberatung, müssen Sie die entsprechenden Notarkosten einkalkulieren. Auch für die Anmeldung beim Gewerbeamt sollten Sie genügend Budget bei Seite legen, so wie für die ersten Marketingmaßnahmen, Versicherungsbeiträge und Arbeitsmaterialien.

Hierfür kommen am Anfang einige Kosten auf Sie zu:

  • Termin beim Notar
  • Anmeldung beim Gewerbeamt
  • Marketing
  • Versicherung
  • Arbeitsmaterialien

Ablauf: Vom Gewerbeamt bis zum Bundesverband

Der genaue Ablauf Ihrer Unternehmensgründung hängt von der gewählten Rechtsform ab. So müssen die Unternehmensformen GmbH und UG zwingend ins Handelsregister eingetragen werden. Außerdem muss Ihre Hausverwaltung beim Gewerbeamt angemeldet werden. Das Finanzamt, so wie die Industrie- und Handelskammer setzen sich dann automatisch mit Ihnen in Verbindung. Zu einer Mitgliedschaft in einem Bundesverband sind Sie zwar nicht gesetzlich verpflichtet, dennoch wird es empfohlen.

Hausverwaltung gründen – Der Ablauf im Überblick:

  1. Eintragung ins Handelsregister
  2. Anmeldung beim Gewerbeamt
  3. Kontaktaufnahme mit Finanzamt
  4. Kontaktaufnahme mit IHK
  5. Anmeldung bei Berufsgenossenschaft
  6. empfohlen: Eintragung bei Bundesverbänden

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: