Sondereigentumsverwaltung: Aufgaben, Kosten, Vertrag & Co. – SEV-Verwaltung

Sondereigentumsverwaltung – Sind Sie Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft und möchten die Verwaltung Ihres Mietobjekts in professionelle Hände legen? Erfahren Sie hier alles, was Sie über die Sondereigentumsverwaltung wissen müssen, von den Aufgaben über den Vertrag bis zu den monatlichen Kosten. Außerdem: Der Unterschied zwischen SEV-Verwaltung und WEG-Verwaltung erklärt. Zurück zum Ratgeber: Hausverwaltung.

Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?

Bei der Sondereigentumsverwaltung handelt es sich um die Verwaltung von vermietetem Sondereigentum dessen Besitzer Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Da es sich bei der Immobilie um ein Mietobjekt handelt, fällt die SEV-Verwaltung in die Kategorie der Mietverwaltungen.

Sondereigentumsverwaltung (SEV-Verwaltung) im Überblick

Die Sondereigentumsverwaltung (auch SEV-Verwaltung genannt) entlastet den Eigentümer vermieteten Sondereigentums, in dem er ihm jegliche Verwaltungsaufgaben abnimmt, die mit der Bewirtschaftung und Vermietung, der Instandhaltung und Finanzplanung seiner Immobilie zu tun haben.

  • Verwaltung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG
  • Aufgaben: kaufmännische, technische und juristische Verwaltung
  • Verwaltungskosten: 22 – 29 Euro pro Monat/Einheit
  • als Werbungskosten steuerlich absetzbar
  • Empfehlung eines Verwaltervertrags

Zu den genauen Aufgaben eines Sondereigentumsverwalters gleich mehr. Vorab klären wir die Frage: Was zählt zum Sondereigentum und was nicht?

Definition: Sondereigentum

Als Sondereigentum werden jene Objekte definiert, die einem Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören. Dazu gehören zum Beispiel Eigentumswohnungen innerhalb eines Mehrfamilienhauses oder Einfamilienhäuser einer Wohneigentumsanlage.

Beispiele – Als Sondereigentum werden die Räumlichkeiten innerhalb einer Eigentumswohnung definiert. Sind Kellerräume direkt mit der Wohnung verbunden, gelten auch diese als Sondereigentum. Ebenso Garagen und Stellplätze für Autos, so weit diese gekennzeichnet und im Grundbuch vermerkt sind, so wie Balkone und Terrassen.

Gemeinschaftseigentum – Was definitiv nicht zum Sondereigentum gehört ist all das, was unter die Kategorie Gemeinschaftseigentum fällt. Dazu zählen unter anderem Dach, Fassade, Flur, Keller, Fenster, tragende Wände und Geschossdecke einer Tiefgarage.

Das zählt als Sondereigentum:

  • Räumlichkeiten innerhalb der Eigentumswohnung
  • ggf. Garage & Stellplatz
  • ggf. Balkon, Terrasse & Garten
  • Innenwände
  • Sanitäranlagen

Das zählt nicht als Sondereigentum:

Vergleich: SEV-Verwaltung & WEG-Verwaltung

SEV-Verwaltung & WEG-Verwaltung– Bei der SEV-Verwaltung handelt es sich also um eine Form der Mietverwaltung, nur eben bei vermieteten Objekten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die WEG-Verwaltung ist wiederum nur für die fachgerechte Betreuung des Gemeinschaftseigentums der WEG zuständig.

Der Unterschied zusammengefasst:

  • WEG-Verwaltung: Verwaltung von Gemeinschaftseigentum
  • SEV-Verwaltung: Verwaltung von Sondereigentum

Beispiel – Stellen wir uns ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Eigentumswohnungen vor. Eine der Wohnungen ist von seinem Eigentümer vermietet. Das WEG-Mitglied, dem die Wohnung gehört, wohnt weit weg und hat deshalb eine SEV-Verwaltung für die Betreuung des Mietobjektes beauftragt. Ergo: Es wurde sowohl eine WEG-Verwaltung bestellt, als auch eine Sondereigentumsverwaltung. Die Pflichten des WEG-Verwalters enden somit an der Eingangstür zur Wohnung. Für alles, was hinter dieser Tür geschieht, ist der SEV-Verwalter zuständig. Seine Pflichten beginnen also genau dort, wo die Pflichten des WEG-Verwalters enden.

Kann der WEG-Verwalter auch Sondereigentum verwalten?

WEG-Verwaltung & SEV-Verwaltung – Manche WEG-Verwaltungen bieten an, sowohl das Gemeinschaftseigentum zu betreuen, als auch das Sondereigentum. Die Sondereigentumsverwaltung und WEG-Verwaltung können also diesselbe sein. Es steht den Eigentümern aber auch offen, hierfür unterschiedliche Unternehmen oder Verwalter zu beauftragen, die sich dann in ihrer Arbeit ergänzen.

Selbstverwaltung – Einen Hausverwalter zu bestellen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Als privater Vermieter können Sie sich also auch für eine Selbstverwaltung entscheiden. Für die Betreuung Ihres Mietobjekts, die Instandhaltung und Verwaltung der Mieterverhältnisse sind Sie dann selber verantwortlich.

Garage, Garten, Balkon & Co. können je nach Teilungserklärung ebenfalls zum Sondereigentum gehören und werden somit ebenfalls von der SEV-Verwaltung betreut.

Unterschied: SEV-Verwaltung & Mietverwaltung

Wie bereits erwähnt, ist die SEV-Verwaltung eine Art der Mietverwaltung. Oft kommt es zwischen den beiden Begriffen dennoch zu Verwirrung. Deshalb kurz erklärt:

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Die SEV-Verwaltung kümmert sich nur um die Betreuung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG. Dagegen handelt es sich bei der Mietverwaltung um die ausführliche rundum Betreuung eines Mietobjekts jeglicher Art, ob Gewerbeimmobilie, Eigentumswohnung einer WEG oder komplettes Mehrfamilienhaus.

Prinzipiell steht es Ihnen auch offen die Sondereigentumsverwaltung selber zu machen. Besitzen Sie jedoch wenig Kapazität hierfür oder haben eine Vielzahl an Einheiten, die mit einem hohen Verwaltungsaufwand einherkommen, ist die Bestellung einer professionellen Sondereigentumsverwaltung sinnvoll. Welchen Aufgaben und Pflichten die SEV-Verwaltung nachzukommen hat, das schauen wir uns nun genauer an.

Aufgaben & Pflichten der Sondereigentumsverwaltung

Während die Aufgaben der WEG-Verwaltung im Wohnungseigentumsgesetz verankert sind, gibt es bezüglich des Leistungskatalogs der Sondereigentumsverwaltung keine gesetzlichen Vorschriften. Diese sind somit dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

Die SEV-Verwaltung umfasst drei Aufgabenbereiche:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Die Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung sind vielfältig. Die meiste Zeit verbringt der Verwalter mit der kaufmännischen Betreuung Ihrer Liegenschaft.

Kaufmännische Verwaltung: Mietverhältnisse & Finanzplanung

Der Sondereigentumsverwalter ist in erster Linie für die Bewirtschaftung und Vermietung des Objekts verantwortlich.

Verwaltung des Mietverhältnisses – Bei der kaufmännischen Verwaltung stehen daher vor allem die Mietverhältnisse im Vordergrund. Dazu gehört die Mietersuche und das Aufsetzen und Unterzeichnen des Mietvertrags. Bei Beschwerden, Fragen oder Problemen ist der Verwalter stets die erste Anlaufstelle für den Mieter.

Verwaltung der Finanzen – Außerdem ist der Verwalter für die finanzielle Betreuung der Immobilie zuständig. Sowohl die monatlichen Mieteinnahmen, als auch Ausgaben des Sondereigentums werden sorgfältig notiert und die jährliche Betriebskostenabrechnung erstellt.

Die kaufmännische Betreuung zusammengefasst:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteingänge
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen des Mietobjekts
  • Buchführung
  • Budgetplanung
  • Rechnungsprüfung
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Objektbegehung – Um die Instandhaltung des Objekts zu gewährleisten, führt der Verwalter außerdem regelmäßige Objektbegehungen durch. Der Zustand der Immobilie wird dabei sorgfältig notiert. Werden Mängel festgestellt, werden Renovierungen, Sanierungen und Reparaturen veranlasst und abgewickelt.

Wohnungsabnahme – Zieht ein Mieter aus, ist der Verwalter auch bei der Wohnungsabnahme vor Ort und protokolliert dabei ebenfalls den Zustand des Objekts. Sind Schäden vorhanden, wird der Eigentümer der Immobilie dabei in Kenntnis gesetzt.

Das umfasst die technische Verwaltung des Sondereigentums:

Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung

Rechtliche Betreuung – Ein qualifizierter Sondereigentumsverwalter kennt sich außerdem mit der aktuellen Gesetzgebung aus. Er steht dem Eigentümer des Mietobjekts bei Fragen beratend zur Seite, recherchiert und mandatiert bei Bedarf geeignete Fachanwälte und vertritt die Rechte des Eigentümers gegenüber Dritten.

Zur juristischen Verwaltung des Sondereigentums gehören:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Beauftragung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers bei gerichtlichen Auseinandersetzungen

Wichtig: In den meisten Fällen wird eine Vollmacht für die Sondereigentumsverwaltung gebraucht, damit der Verwalter in Ihrem Namen handeln und Rechtsgeschäfte abwickeln kann. Eine solche Verwaltervollmacht wird in der Regel nach § 172 des Bürgerlichen Gesetzbuches erstellt.

Ein qualifizierter SEV-Verwalter ist also auch bei juristischen Fragen der richtige Ansprechpartner.

Die Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung sind nun also geklärt. Da stellt sich die Frage: Wie viel kostet eine Sondereigentumsverwaltung? Und sind die Kosten umlegbar?

Kosten & Preise einer Sondereigentumsverwaltung

Grundsätzlich hängen die Preise vom Leistungskatalog der Sondereigentumsverwaltung ab. Im Durchschnitt können Sie mit 22 bis 29 Euro pro Monat und pro Einheit rechnen. Da mehrere Faktoren die Verwaltungskosten beeinflussen, kann der Preis jedoch stark schwangen.

Gebühren für Sondereigentumsverwaltung: 22 – 29 Euro pro Monat/Einheit

Schauen wir uns hier einige Kriterien genauer an:

Verwaltungskosten berechnen: Lage, Größe & Co.

Lage & Größe – Meistens sind SEV-Verwaltungen im Norden Deutschlands kostspieliger als im Süden. Neben der Lage ist auch die Größe der Einheiten ausschlaggebend, denn: Je größer die Wohnung oder das Haus ist, um so günstiger. Für kleine Objekte würde sich ein so hoher Arbeitseinsatz für den SEV-Verwalter nämlich nicht lohnen, weshalb in solchen Fällen der Preis dann steigt.

Verwaltungsaufwand – Und ist die Immobilie sehr renovierungsbedürftig oder sorgen die Mieter häufig für Probleme, kommt auch das oft mit einem höheren Verwaltungsaufwand einher, was sich ebenfalls im Preis widerspiegelt.

Das beeinflusst die Verwaltungskosten:

  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • aktuelle Marktlage

Pauschalvergütung oder Grundvergütung mit Sonderhonorar?

Wie wir bereits gesehen haben, hat ein Sondereigentumsverwalter also jede Menge zu tun. Da stellt sich schnell die Frage:

Wie setzen sich die Kosten für die Sondereigentumsverwaltung zusammen?

Die Kostenverteilung ist von Verwaltung zu Verwaltung unterschiedlich.

Pauschalbetrag – Einige SEV-Verwalter bevorzugen einen monatlichen Pauschalbetrag. Dieser deckt alle Tätigkeiten der Sondereigentumsverwaltung ab. Hier fallen dann keine Zusatzkosten an.

Grundvergütung & Sonderhonorar – Es gibt aber auch Verwaltungen, die sowohl eine monatliche Grundvergütung berechnen, als auch ein Sonderhonorar, das bei zusätzlich getätigten Leistungen anfällt. Die genauen Details dazu, was pauschal vergütet wird und welche Tätigkeiten mit einem Sonderhonorar berechnet werden, sind dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

Hier Beispiele für Zusatzleistungen einer Sonderverwaltung:

  • Vertragsgestaltung & Wohnungsübergabe bei Mieterwechsel
  • Durchführung einer Mieterhöhung
  • Vermietungsdienstleistungen

Vergleich: Mit oder ohne WEG-Verwaltung

Wichtig ist außerdem die Frage, ob die SEV-Verwaltung gemeinsam mit der WEG-Verwaltung erfolgt oder hierfür unterschiedliche Verwalter beauftragt werden.

Vergleich – Eine kombinierte SEV- und WEG-Verwaltung kostet im Monat durchschnittlich 22,40 Euro. Beauftragen Sie einen separaten SEV-Verwalter, müssen Sie mit Verwaltergebühren von knapp 29,00 Euro rechnen.

Die Kosten einer SEV-Verwaltung zusammengefasst:

  • SEV-Verwaltung mit WEG-Verwaltung: 22,40 Euro pro Monat / pro Einheit
  • SEV-Verwaltung ohne WEG-Verwaltung: 29,00 Euro pro Monat / pro Einheit

Sind die Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?

Als Kapitalanleger möchten Sie natürlich so gut es geht Kosten reduzieren.

Nicht Umlagefähige Betriebskosten – Die schlechten Nachrichten zu erst: Grundsätzlich können Sie Ihre Kosten für die Sondereigentumsverwaltung nicht auf den Mieter umlegen. Das ist in der Betriebskostenverordnung so festgelegt. Da die Verwaltergebühren als nicht umlagefähige Betriebskosten gelten, können diese also auch nicht in der Betriebskostenabrechnung angegeben werden.

Werbungskosten – Doch es gibt auch gute Neuigkeiten: Verwaltungskosten werden als Werbungskosten definiert. Das macht sie steuerlich absetzbar. Hierfür müssen Sie die Gebühren in Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) der Steuererklärung als Werbungskosten deklarieren. Haben Sie die Vergütung Ihres Verwalters steuerlich abgesetzt, wird Ihre Steuerlast reduziert und die Rendite Ihres Sondereigentums verbessert.

Zusammengefasst:

  • Verwaltungskosten sind nicht umlagefähige Betriebskosten
  • Verwaltungskosten sind steuerlich absetzbar

Lesen Sie hier mehr dazu:

Wie bereits erwähnt, sind alle Details rund um Aufgaben, Befugnisse und Vergütung dem Verwaltervertrag zu entnehmen. Die meisten Verwalter haben hierfür bereits einen Mustervertrag vorhanden. Dieser kann je nach Vereinbarung auch individualisiert werden. Erst wenn der Vertrag von Ihnen und vom Verwalter unterzeichnet wurde, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Verwaltervertrag: Inhalt, Form & Kündigung

Beim Verwaltervertrag handelt es sich um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag, der zwischen Ihnen als Eigentümer und der Sondereigentumsverwaltung als Dienstleister geschlossen wird. Neben der genauen Anschrift des Objekts sind hier auch die Dauer und der Beginn des Verwaltungsverhältnisses definiert, so wie die Kündigungsfrist.

Der Inhalt des Verwaltervertrags zusammengefasst:

  1. Anschrift des Objekts
  2. Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
  3. Aufgaben des SEV-Verwalters
  4. Vergütung des SEV-Verwalters
  5. Beginn und Dauer des Verwaltervertrags
  6. Kündigungsfristen
  7. Rechnungslegung
  8. Haftung des Verwalters
  9. Gerichtsstand

Wichtig: Möchten Sie Ihre Sondereigentumsverwaltung kündigen, sollten Sie den Vertrag vorab auf alle wichtigen Fristen und Formalien überprüfen. Ist zum Beispiel eine Verlängerungsklausel vorhanden, können Sie den Vertrag nicht einfach so auslaufen lassen, sondern müssen ihn einige Monat vor Vertragsende selbstständig kündigen.

Ist etwas Gravierendes passiert und möchten Sie die Sondereigentumsverwaltung fristlos kündigen, ist Ihnen auch das gestattet. Hierfür müssen jedoch gewisse Gründe gegeben sein, die für eine fristlose Kündigung sprechen. Dazu gehört zum Beispiel fahrlässiges Handeln von Seiten des Verwalters, die Veruntreuung und Unterschlagung von Geldern, so wie Zahlungsunfähigkeit.

Alles Wichtige zum Verwaltervertrag finden Sie hier:

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

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