Mehrfamilienhaus, Neubau

WEG Verwaltung Aufgaben: Leistungen & Pflichten des WEG-Verwalters

WEG Verwaltung Aufgaben – Neben der Eigentümergemeinschaft und dem Verwaltungsbeirat, ist die WEG-Verwaltung eines der wichtigste Organe, um die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu gewährleisten. Im Mittelpunkt ihrer Tätigkeit steht sowohl der Werterhalt der Immobilie, als auch ihre fortlaufende Bewirtschaftung. Welche Aufgaben der WEG-Verwaltung gesetzlich geregelt sind und welche Tätigkeiten zusätzlich anfallen, das und mehr erfahren Sie hier.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Ist ein Mehrfamilienhaus in mehrere Eigentumswohnungen aufgeteilt, ist die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gesetzlich dazu verpflichtet, ihr Eigentum ordnungsgemäß zu verwalten. Vor allem größere WEGs entscheiden sich daher für die Bestellung einer professionellen WEG-Verwaltung. Diese ist für die Bewirtschaftung und Erhaltung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich und übernimmt alle Pflichten, die die Hausbesitzer selbst wahrnehmen müssten.

WEG Verwaltung Aufgaben: Alles Wichtige im Überblick

Die WEG Verwaltung ist für die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich. Dazu gehören nicht nur Treppenhaus, Flur und Gartenanlage, sondern auch die gemeinschaftlichen Finanzen.

Alle Aufgaben und Tätigkeiten der WEG Verwaltung zusammengefasst:

  • Aufstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans
  • Aufstellung einer Jahresabrechnung
  • Erstellung eines Vermögensberichts
  • Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung
  • Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben
  • Veranlassung von Instandhaltungsmaßnahmen & Reparaturen
  • Objektbegehung
  • Beauftragung eines Fachanwalts bei Rechtsfragen
  • Vertretung der WEG als juristische Person gegenüber Dritten

Wichtig: Der WEG-Verwalter ist nicht mit einem Mietverwalter zu verwechseln. Sind innerhalb der WEG einige Wohnungen vermietet, fällt das nicht in den Zuständigkeitsbereich der WEG-Verwaltung. Hierfür ist dann die Sondereigentumsverwaltung (SEV-Verwaltung) zu beauftragen.

Alles, was Sie über die WEG-Verwaltung wissen müssen, finden Sie hier:

Vorgeschriebene Aufgaben nach WEG Gesetz

Verwaltervertrag & WEG – Wird ein Hausverwalter mit der Betreuung des Gemeinschaftseigentums beauftragt, übernimmt er die Vertretung der WEG nach außen und nach innen. Das ist nicht nicht nur eine verantwortungsvolle Funktion, sondern geht auch mit einer Vielzahl an Aufgaben einher. Einige davon sind im individuell im Verwaltervertrag geregelt, andere sind im Wohnungseigentumsgesetz verankert.

Gesetzlich vorgeschriebene Verwalteraufgaben – So ist der WEG-Verwalter zu Maßnahmen verpflichtet, die eine ordnungsgemäßer Verwaltung gewährleisten und dabei gleichzeitig von untergeordneter Bedeutung sind. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, so wie die Einberufung einer jährlichen Eigentümerversammlung. Auch Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils gehören zu seinen im WEG definierten Pflichten.

Die gesetzlichen Pflichten des Verwalters zusammengefasst:

Zusätzliche Aufgaben des Verwalters – Eine Einschränkung seiner im Wohnungseigentumsgesetz geregelten Aufgaben ist nicht möglich, weder durch eine Beschlussfassung, noch durch bestimmte Passagen im Verwaltervertrag. Die Pflichten des Verwalters können je nach Bedarf lediglich erweitert werden.

Da die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft  mit weitaus mehr Pflichten einher geht, die nicht alle im WEG festgehalten sind, wird in der Praxis zwischen drei Aufgabenbereichen einer jeden Hausverwaltung unterschieden:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Diese sind im Rahmen der Verwalterbestellung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft im Verwaltervertrag festgelegt.

Zusätzliche Pflichten nach Verwaltervertrag

Die Verwalteraufgaben sind also ziemlich breit gefächert. Meistens bekommt die Eigentümergemeinschaft nur einen Bruchteil davon mit. So ist der WEG-Verwalter für die Finanzen der WEG verantwortlich, führt regelmäßig Objektbegehungen durch und delegiert Instandhaltungsmaßnahmen und Sanierungsarbeiten an die jeweiligen Dienstleister. Die meisten Hausverwaltungen bieten bei Bedarf auch juristischen Beistand an.

Schauen wir uns die einzelnen Tätigkeitsbereiche etwas genauer an.

Kaufmännische Verwaltung: Finanzplanung & Buchhaltung

Buchhaltung, Jahresabrechnung & Wirtschaftsplan – Eine der wichtigsten Aufgaben der WEG-Verwaltung ist die Betreuung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft. So muss der Verwalter anhand eines jährlichen Wirtschaftsplans die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben aufführen und eine Jahresabrechnung erstellen, die Aufschluss über die Finanzsituation der Gemeinschaft gibt.

Hier die Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung:

  • Erstellung des Wirtschaftsplans
  • Führung der Bankkonten der WEG
  • Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen der WEG
  • Rechnungsprüfung
  • Aufbereitung der Jahresabrechnung
  • Erstellung des Vermögensberichts

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Um Wertminderung entgegen zu wirken und den funktionsfähigen Zustand des Gebäudes zu erhalten, ist die WEG-Verwaltung auch auf technischer Ebene für die Betreuung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich.

Objektbegehung & Instandhaltung – So geht der WEG-Verwalter nicht nur seinen administrativen Pflichten im Büro nach, sondern auch vor Ort. Er führt Objektbegehungen durch, schaut sich den Zustand von Fassade, Fenster, Garage und Co. an und organisiert und koordiniert Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen.

Diese Pflichten gehören zur technischen Verwaltung einer WEG:

  • Begehung & Begutachtung des Gemeinschaftseigentums
  • Veranlassung und Delegation von Instandhaltungs – & Umbaumaßnahmen
  • Wahrung von Verkehrssicherungspflichten
  • Beauftragung von Sachverständigen
  • Einweisung von Handwerker und Hausmeister

Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung

Beratung – Viele Eigentümerschaften sind mit den gesetzlichen Bestimmungen bezüglich ihrer Immobilie nicht vertraut. Als Nebendienstleistung dürfen Hausverwaltungen auch eine Beratung zur aktuellen Rechtsprechung und Gesetzgebung anbieten. Das erlaubt ihnen § 5 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).

Gerichtliche Auseinandersetzungen – Neben der Beratung ist es dem WEG Verwalter zum Beispiel auch vorbehalten, die Eigentümergemeinschaft bei Streitigkeiten vor Gericht zu vertreten und hierfür passende Rechtsanwälte zu mandatieren.

Hier alle Verpflichtungen der Hausverwaltung im Rahmen der juristischen Verwaltung:

  • Organisation & Leitung der Eigentümerversammlung
  • Erstellung des Protokolls der Eigentümerversammlung
  • Erstellung und Abwicklung der Verträge mit Dienstleistern
  • Beauftragung eines Fachanwalts bei Rechtsfragen
  • Vertretung der WEG als juristische Person gegenüber Dritten

Fazit: Das macht eine WEG-Verwaltung

Der WEG-Verwalter ist also für die fachgerechte und professionelle Betreuung des Gemeinschaftseigentums der Eigentümergemeinschaft verantwortlich. Das Wohnungseigentumsgesetz bindet ihn zwar an die dort geregelten Aufgabenbereiche, diese können jedoch durch Beschlüsse der WEG erweitert werden. Um Missverständnisse in Zukunft zu vermeiden ist es also besonders wichtig die jeweiligen Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung im Verwaltervertrag festzuhalten.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: