WEG-Verwaltung bestellen: Verwalterbestellung durch Mehrheitsbeschluss – Voraussetzungen, Ablauf & Vertrag

WEG-Verwaltung bestellen – Sie haben sich für die Bestellung einer WEG-Verwaltung entschieden? Der genaue Vorgang der Verwalterbestellung ist gesetzlich nach § 26 WEG geregelt und wird bei der nächsten Wohnungseigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss befasst. Warum es wichtig ist, vorab mehrere Angebote miteinander zu vergleichen, nach welchem Prinzip die Verwalterwahl erfolgt und warum Bestellung und Verwaltervertrag separate Tagesordnungspunkte sind, das erfahren Sie hier.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Die WEG-Verwaltung ist für die Verwaltung des in § 1 WEG definierten Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Das Sondereigentum, also die Wohnungen der einzelnen WEG-Mitglieder, wird nicht von der WEG-Verwaltung betreut, sondern bei Bedarf von der Sondereigentumsverwaltung.

Aufgaben der WEG-Verwaltung – Der WEG-Verwalter handelt dabei sowohl auf kaufmännischer, als auch auf technischer und juristischer Ebene. Seine Pflichten sind in §§ 27, 28 WEG definiert. Dazu gehört die Erstellung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts, sowie die Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung. Weitere Aufgaben sind der Teilungserklärung und (falls vorhanden) dem aufgesetzten Verwaltervertrag zu entnehmen.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben der WEG-Verwaltung zusammengefasst:

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist also mit verantwortungsvollen Aufgaben verbunden. Doch muss dafür ein externer Hausverwalter beauftragen werden? Oder kann sich die WEG auch selbst verwalten?

Ist ein WEG-Verwalter Pflicht?

Rechtliche Grundlage – Viele WEGs gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Bestellung einer professionellen Hausverwaltung Pflicht ist. Das stimmt jedoch nicht. Denn die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft obliegt in erster Linie den WEG-Mitgliedern selbst, vgl. § 18 WEG. Der WEG-Verwalter dagegen ist als ausführendes Organ lediglich für die ordnungsgemäße Durchführung der Verwaltung zuständig.

Selbstverwaltung oder externe Verwaltung? – So steht es der Wohnungseigentümergemeinschaft offen, sich auch selbst zu verwalten. Entweder durch einen internen Verwalter, der aus eigenen Reihen gewählt wird oder in dem die Verwaltung gemeinsam von der gesamten WEG übernommen wird.

Ob Sie sich letzten Endes für eine Selbstverwaltung oder für die Bestellung einer professionellen Hausverwaltung entscheiden, ist Ihnen überlassen und hängt sowohl von der Größe der WEG ab, als auch von der Größe des Grundstücks und dem damit einher kommenden Verwaltungsaufwand.

Zwischen diesen drei Verwaltungsarten können Sie sich entscheiden:

  1. Gemeinschaftliche, echte Selbstverwaltung
  2. Unechte Selbstverwaltung durch einen internen Verwalter
  3. Bestellung einer externen Hausverwaltung

Tipp: Egal ob 10 Parteien oder 40 Parteien, eine WEG-Verwaltung ist immer empfehlenswert. Schließlich kommt die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums mit einem hohen bürokratischen Aufwand einher. Jahresabrechnung und Vermögensbericht müssen erstellt, die Finanzen der WEG geplant und Instandhaltungsmaßnahmen koordiniert werden. Oft fehlt es den WEG-Mitgliedern an wichtigem Fachwissen und Expertise, um diesem Verwaltungsaufwand gerecht zu werden.

Daher lohnt es sich immer vorab die Bestellung eines WEG-Verwalters in Betracht zu ziehen. Wie genau die Bestellung abläuft, dazu nun mehr:

WEG-Verwaltung bestellen: Ablauf

Um über die Bestellung eines WEG-Verwalters zu entscheiden, muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Wie die Bestellung eines Verwalters zu erfolgen hat, ist gesetzlich in § 26 WEG festgelegt.

Wichtig: Die folgenden Schritte gelten sowohl für die Bestellung eines internen, als auch für die Bestellung eines externen Hausverwalters.

Angebote & Einladung zur Eigentümerversammlung versenden

Angebote einholen – Vorab lohnt es sich einige Angebote unterschiedlicher Hausverwaltungen einzuholen. Stehen mehrere Alternativvorschläge zur Auswahl, kann so später eine Anfechtung der Verwalterbestellung durch einen Miteigentümer vermieden werden.

Einladung & Angebote versenden – Liegen alle Angebote vor, müssen diese gemeinsam mit der Einladung für die Eigentümerversammlung verschickt werden. Schließlich muss den Eigentümern genug Zeit eingeräumt werden, sich ein Bild von den Angeboten und den zugrundeliegenden Konditionen zu machen.

Das wichtigste zusammengefasst:

  • Einholung einiger Angebote von mehreren Hausverwaltungen
  • Versenden der Einladung zur (außergewöhnlichen) Eigentümerversammlung
  • Versenden der Angebote

Erst nachdem die Eigentümer alle Angebote gesichtet und sich genug Zeit zum Nachdenken genommen haben, kann auf der Eigentümerversammlung über die Verwalterbestellung abgestimmt werden.

Zwischen Bestellung und Vertrag trennen

Wichtig: Bei der Verwalterbestellung muss zwischen organschaftlicher Ebene und schuldrechtlicher Ebene unterschieden werden. Denn bei dem Bestellungsbeschluss und dem Beschluss über den abzuschließenden Verwaltervertrag handelt es sich um zwei separate Prozesse, die auch unter einem jeweils eigenen Tagesordnungspunkt beschlossen werden müssen.

Um einen WEG-Verwalter ordnungsgemäß zu bestellen, müssen folgende Tagespunkte auf die Liste:

  1. Bestellungsbeschluss
  2. Beschluss über den abzuschließenden Verwaltervertrag

Wichtig: Beide Tagesordnungspunkte müssen während derselben Eigentümerversammlung befasst werden.

Verwalter durch Mehrheitsbeschluss wählen

Mehrheitsbeschluss – Hat sich die WEG dann für die Eigentümerversammlung zusammengefunden, kann nun zwischen den Verwalterkandidaten gewählt werden. Auch das ist in § 26 WEG festgelegt. Erforderlich für die Verwalterbestellung ist eine einfache Mehrheit gemäß geltender Stimmrechtsregelung.

Stimmrechtsprinzip – Doch nicht jede WEG ist homogen, denn nicht immer gehört eine Wohnung nur einer einzelnen Person. Oft sind auch Paare und Familien Mitglieder von Wohnungseigentümergemeinschaften. Damit es hier nicht zu Unstimmigkeiten kommt, ist das Stimmrechtsprinzip einer jeden WEG ihrer Gemeinschaftsordnung festgelegt. Ist dort keine Regelung zu finden, dann müssen die Stimmen nach dem Kopfprinzip gezählt werden, vgl. § 25 Abs. 2 WEG. In manchen Gemeinschaftsordnungen ist auch das Wertstimmrecht oder Objektsstimmrecht zu finden.

Diese drei Stimmrechtsprinzipien gibt es:

  1. Kopfstimmrecht
  2. Wertstimmrecht
  3. Objektsstimmrecht

Stichwahl & Minderheitsbeschluss – Falls keiner der Bewerber die notwendige Mehrheit erreicht, erfolgt eine Stichwahl. Ausnahme: Wurde vor der Abstimmung der Minderheitsbeschluss gefasst, gilt der Kandidat mit den meisten Stimmen als gewählt. Müssen sich die WEG-Mitglieder zwischen nur zwei Bewerbern entscheiden, dann genügt die relative Mehrheit.

Dauer der Verwalterbestellung berücksichtigen

5-Jahres-Regel – Hat sich die Wohnungseigentümergemeinschaft nun für einen Hausverwalter entschieden, wird dieser bestellt. Dabei darf die Dauer der Verwalterbestellung nicht mehr als 5 Jahre betragen, vgl. § 26 Abs. 1 S. 2 WEG.

3-Jahres-Regel – Handelt es sich hier um die Erstbestellung eines Verwalters nach der Begründung eines Wohnungseigentums, darf er in diesem Fall sogar nur für maximal 3 Jahre bestellt werden. Diese Gesetzgebung schützt vor allem neue WEGs davor, über Jahrzehnte hinweg an eine, von dem Bauträger eingesetzten, Hausverwaltung gebunden zu sein.

Zusammengefasst:

  • Bestelldauer bei bestehenden WEGs: 5 Jahre
  • Bestelldauer bei neuen WEGs: 3 Jahre

Verwaltervertrag aufsetzen & unterschreiben

Aufsetzen des Verwaltervertrags – Alle Eigentümer haben gewählt, der Verwalter ist per Beschlussfassung bestellt und dabei wurde die gesetzliche Dauer der Verwalterbestellung berücksichtigt? Dann ist das Aufsetzen und Unterzeichnen des Verwaltervertrags der finale Schritt. Der Verwaltervertrag kann formfrei geschlossen werden, doch die meisten Hausverwaltungen besitzen hierfür bereits eine Vorlage. Bietet der Hausverwalter einen solchen Verwaltervertrag von seiner Seite aus an, muss die Annahme dieses Vertragsangebots erneut durch einen Beschluss nach Mehrheitsprinzip der WEG erfolgen.

Unterzeichnen des Verwaltervertrags – In der Regel muss der Verwaltervertrag nicht von jedem einzelnen WEG-Mitglied unterschrieben werden. Meistens sind hierfür lediglich die Unterschriften des Verwaltungsbeirats nötig, der als Schnittstelle zwischen Verwalter und WEG agiert.

Ist der Verwaltervertrag unterzeichnet, gilt die Verwalterbestellung als abgeschlossen. Der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen WEG und Hausverwaltung steht dann nichts mehr im Wege.

WEG-Verwaltung bestellen: Checkliste

Eine WEG-Verwaltung zu bestellen ist zwar keine Pflicht, empfiehlt sich aber vor allem bei großen Wohnungseigentümergemeinschaften, die mit einem hohen Verwaltungsaufwand einherkommen. Um einen WEG-Verwalter zu bestellen muss ein passender Kandidat während der Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss gewählt werden. Dabei gilt es die gesetzliche Höchstdauer der Verwalterbestellung zu berücksichtigen. Im finalen Schritt folgt dann der Verwaltervertrag, der zwischen Hausverwaltung und Verwaltungsbeirat geschlossen wird.

WEG-Verwaltung bestellen – Übersicht & Checkliste:

  1. Einladung zur Eigentümerversammlung & Angebote versenden
  2. Zwischen Bestellung und Vertrag trennen
  3. Verwalter durch Mehrheitsbeschluss wählen
  4. Dauer der Verwalterbestellung berücksichtigen
  5. Verwaltervertrag aufsetzen & unterschreiben

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: