WEG selbst verwalten: Tipps zur Vorbereitung, Planung & Durchführung – Checkliste

WEG selbst verwalten – Sie überlegen, Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) persönlich zu betreuen oder haben bereits die Aufgabe der WEG-Verwaltung als interner Verwaltung übernommen? Die fachgerechte Betreuung einer Liegenschaft erfordert viel Organisationstalent, Know-How und Fachwissen. Mit unserer Checkliste sind Sie bestens vorbereitet, vom Verwaltervertrag über digitale Hilfsmittel bis hin zu Fort- und Weiterbildungen. Erfahren Sie hier mehr!

WEG Selbstverwaltung im Überblick

Die WEG Selbstverwaltung ist eine aufwendige und anspruchsvolle Aufgabe. Erfüllt Ihre Immobilie alle wichtigen Voraussetzungen für eine Selbstverwaltung, können Sie sich über geringe Verwaltungskosten freuen.

Es stehen Ihnen zwei Arten der persönlichen Betreuung des Objekts zur Verfügung, wobei sich ihr Aufgabenfeld nicht von dem einer externen Hausverwaltung unterscheidet. Dazu gleich mehr.

Lesen Sie hier mehr: WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung

Voraussetzungen: Immobilienzustand & WEG Größe

Vorab sei gesagt: Nicht immer empfiehlt sich eine Selbstverwaltung. Denn je größer die WEG, desto mehr Parteien sind an den Beschlüssen beteiligt und desto höher ist der Verwaltungsaufwand. Auch bei sehr alten oder sanierungsbedürftigen Immobilien, sollte eher ein externer Dienstleister mit der Betreuung der Liegenschaft beauftragt werden. Eine Vielzahl an Selbstnutzern und ein gutes Klima zwischen den einzelnen WEG-Mitgliedern hingegen, ist eine ideale Grundlage für die persönliche Betreuung des Objekts.

Treffen die folgenden Voraussetzungen auf Ihre WEG zu, dann steht der Selbstverwaltung nichts mehr im Wege:

  • sehr kleine WEGS (unter 10 Parteien)
  • hoher Anteil an Selbstnutzern
  • hohe Teamfähigkeit innerhalb der WEG
  • sehr gutes Klima zwischen den Eigentümern
  • guter Zustand der Immobilie
  • WEG-Mitglied mit Vorkenntnissen

Zwei Arten der Selbstverwaltung

Bei der Selbstverwaltung können Sie zwischen zwei Optionen wählen. So können Sie sich zum einen für die gemeinschaftliche Selbstverwaltung entscheiden. Das lohnt sich vor allem bei sehr kleinen WEGs. Hier sind alle Eigentümer bei den Entscheidungen gleich viel involviert und müssen jeden Vertrag einzeln unterschreiben.

Alternativ können auch Einzelpersonen oder kleine Gruppen die gesamte WEG in bestimmten Aufgabenbereichen vertreten. Die zweite Option ist die Verwaltung durch einen internen Verwalter, der sich allein um die fachgerechte Betreuung der Immobilie kümmert.

Die zwei Arten der Selbstverwaltung im Überblick:

  1. Gemeinschaftliche Selbstverwaltung
  2. Verwaltung durch einen internen Verwalter

Aufgaben des WEG-Verwalters

Die Aufgaben eines internen Verwalters unterscheiden sich nicht von den Aufgaben einer externen Hausverwaltung. Auch wenn die WEG selbst verwaltet wird, muss die Liegenschaft sowohl kaufmännisch, als auch technisch und juristisch betreut werden. Im Vergleich zur Mietverwaltung, sind bei der WEG-Verwaltung die Aufgaben und Pflichten des Verwalters im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verankert.

Hier einige der Aufgaben eines WEG-Verwalters zusammengefasst:

Vor allem bei Neubau lohnt sich eine persönliche Betreuung, da der Verwaltungsaufwand geringer ist, als bei älteren Immobilien:

Wohnkomplex mit mehreren Einheiten.

WEG selbst verwalten: Ratgeber & Tipps

Sie wurden als interner Verwalter der WEG bestellt? Oder haben sich für eine gemeinschaftliche Selbstverwaltung entschieden? Die Betreuung einer Immobilie ist eine anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgabe. Mit diesen Tipps sind sie hierfür bestens vorbereitet.

Verwaltervertrag oder Geschäftsverteilungsplan

Ob Hausverwalter aus eigenen Reihen oder eine ‚echte‘ Selbstverwaltung mit allen Parteien, jegliche Regelungen und Pflichten sollten schriftlich dokumentiert werden. Wird eines der WEG-Mitglieder als offizieller Verwalter bestellt, empfiehlt es sich alle Details inklusive Vergütung, Dauer, Pflichten und Haftung in einem Verwaltervertrag fest zu halten. Hat sich die WEG stattdessen dafür entschieden, einzelne Eigentümer mit der Betreuung unterschiedlichen Aufgaben zu beauftragen, lohnt sich ein Geschäftsverteilungsplan in dem alles festgehalten wird. Beide Dokumente dienen sowohl der Absicherung der Wohnungseigentümergemeinschaft, als auch dem Verwalter.

Zusammengefasst:

  • Bei internem Verwalter: Verwaltervertrag
  • Bei gemeinschaftlicher Verwaltung: Geschäftsverteilungsplan

Aufwandsentschädigung & Vergütung

Die meisten Selbstverwalter kümmern sich ehrenamtlich um die Betreuung der Liegenschaft. Meistens bekommen sie im Gegenzug dazu eine kleine Aufwandsentschädigung. Einige Hausverwalter bekommen auch eine komplette Vergütung für Ihre Tätigkeit. Bei einer umfangreichen Verwaltung und einer entsprechenden Vergütung, sollten Sie dann auch abklären, ob ein Gewerbeschein nötig ist. Bei einer kleinen Aufwandsentschädigung oder wenn die Tätigkeit als Verwalter komplett ehrenamtlich ausgeübt wird, ist kein Gewerbeschein nicht nötig.

Klären Sie ab, ob Sie einen Gewerbeschein brauchen

Online Plattformen erleichtern die Verwaltung

Buchhaltung, Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen und Protokolle der Eigentümerversammlungen – eine Liegenschaft zu betreuen ist sehr aufwendig. Es müssen Rechnungen geprüft, Jahresabrechnungen erstellt und Verträge mit Dienstleistern abgelegt werden. Mittlerweile gibt es jede Menge Online-Angebote, die bei der Organisation der Unterlagen helfen. Dadurch sparen Sie sich unnötigen Papierkram und haben alles digital im Blick. Trauen Sie sich ruhig digitale Hilfsmittel zu nutzen. Eine Investition lohnt sich!

Vorteile: Weniger Papierkram & alles online abrufbar

Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen

Einer der wichtigsten Punkte ist der Versicherungsschutz. Als interner WEG-Verwalter sind Sie nämlich genauso haftbar zu machen, wie eine externe Hausverwaltung. Damit Sie bei falschen Abrechnungen oder bei fehlerhafter Koordination von Baumaßnahmen nicht aus eigener Tasche zahlen müssen, sollten Sie auf jeden Fall eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen. Die Kosten für der Versicherung können Sie der Wohnungseigentümergemeinschaft in Rechnung stellen.

Bei der Koordination von Umbaumaßnahmen oder Abrechnungen können sich schnell Fehler einschleichen. Schließen Sie deshalb pro-forma eine Versicherung ab:

Immobilien Investor zeichnet Kaufvertrag einer Immobilie beim Notar

Photo: Pormezz / shutterstock.com

Planung: Rücktritt, Urlaub & Ausfall

Behalten Sie als Verwalter auch immer die zukünftigen Entwicklungen der Hausverwaltung im Überblick. Treffen Sie vorab Absprachen bezüglich einer Urlaubsvertretung. Halten Sie außerdem im Vertrag fest, welche Vorkehrungen bei Ausfall, zum Beispiel durch Unfall oder Krankheit, zu treffen sind.

Für diese Fälle sollten Sie vorab planen:

  • Rücktritt
  • Urlaub
  • Ausfall (z.B. durch Krankheit)

Gewährleistung von Neutralität

Bei der Selbstverwaltung steht der intern bestellte Verwalter oft vor einem Dilemma. Zwischen der Rolle des Miteigentümers und der Rolle des WEG-Verwalters zu trennen, ist nicht immer einfach. Vor allem dann, wenn Beschlüsse gefällt werden oder es zu Meinungsverschiedenheiten innerhalb der WEG kommt. Lassen Sie sich in solchen Situationen nicht von Ihren Emotionen und persönlichen Beziehungen zu anderen WEG-Mitgliedern leiten und bleiben Sie dabei allen WEG-Mitgliedern und den gefällten Entscheidungen gegenüber neutral.

Bleiben Sie bei Entscheidungen & Streitigkeiten neutral

Bezahlung von Fort- & Weiterbildungen

Es gibt eine Vielzahl an Angeboten für Fort- und Weiterbildungen im Bereich der Immobilienverwaltung, die Selbstverwalter unbedingt annehmen sollten. In wie fern die WEG für die Kosten solcher Fortbildungen aufkommt, sollten Sie ebenfalls absprechen und schriftlich festhalten. Schließlich besitzen die meisten internen Hausverwalter kaum genügend Expertise und Fachwissen über Rechtsprechungen und Gesetze, Immobilienmanagement und Buchhaltung.

Checkliste: WEG selbst verwalten

Vom Verwaltervertrag über digitale Hilfsmittel bis zur Gewährleistung von Neutralität bei Entscheidungen und Streitigkeiten, mit ausgiebiger Vorbereitung steht Ihrer erfolgreichen Selbstverwaltung nichts mehr im Wege.

Hier die Checkliste – WEG selbst verwalten:

  1. Verwaltervertrag oder Geschäftsverteilungsplan?
  2. Aufwandsentschädigung, Ehrenamt oder Vergütung?
  3. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen
  4. Online Plattformen & digitale Hilfsmittel nutzen
  5. Rücktritt, Urlaub & Ausfall vorbereiten & planen
  6. Gewährleistung von Neutralität
  7. Fort- & Weiterbildungen annehmen

Hausverwaltung: Ratgeber XXL

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationstalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber XXL:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: