Zwei benachbarte Mehrfamilienhäuser mit angrenzendem Garten.

Geschäftsverteilungsplan – WEG (Wiki, Definition): Plan für Aufgaben der Selbstverwaltung

Der Geschäftsverteilungsplan ist das zentrale Steuerungsinstrument einer WEG, die ohne externen Verwalter arbeitet — also in Selbstverwaltung nach § 18 Abs. 1 WEG. Er legt schwarz auf weiß fest, wer welche Aufgabe macht, bis wann und mit welcher Vollmacht. Ohne diesen Plan landet die gesamte Verwaltungslast bei einer Person, meist dem ehrenamtlichen Vorsitzenden, und die Gemeinschaft riskiert Haftungsfallen, Fristversäumnisse und handfeste Streits in der Eigentümerversammlung.

Geschäftsverteilungsplan in der WEG-Selbstverwaltung: Funktion und Rechtsgrundlage

Seit der WEG-Reform 2020 ist die Selbstverwaltung nur noch in kleinen Gemeinschaften praxistauglich — typischerweise bei zwei bis maximal acht Einheiten. Der Geschäftsverteilungsplan ersetzt dabei keinen Verwaltervertrag, sondern verteilt dessen Pflichten auf mehrere Schultern. Rechtsgrundlage sind §§ 18, 19 und 27 WEG sowie die Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung nach § 23 WEG.

Wann ein Geschäftsverteilungsplan in der WEG sinnvoll ist

Sobald mehr als drei Eigentümer beteiligt sind oder das Jahresbudget über 15.000 EUR liegt, wird die Lastenverteilung ohne schriftlichen Plan unübersichtlich. Auch steuerlich relevant: Wer Hausgeldabrechnungen erstellt, trägt Verantwortung gegenüber dem Finanzamt — etwa bei der Denkmal-AfA oder Werbungskostenabzügen vermietender Miteigentümer.

Abgrenzung Geschäftsverteilungsplan vs. Verwaltervertrag

Ein Verwaltervertrag bindet einen externen Dienstleister mit gewerblicher Erlaubnis nach § 34c GewO. Der Geschäftsverteilungsplan dagegen ist eine interne Arbeitsorganisation unter Eigentümern — kein Dienstvertrag, keine Vergütungspflicht, dafür aber klare Haftung nach § 280 BGB bei Pflichtverletzung.

Merkmal Verwaltervertrag Geschäftsverteilungsplan
Rechtsgrundlage § 26 WEG § 18 Abs. 1 WEG
Vergütung 30–35 EUR/Einheit/Monat meist unentgeltlich
Gewerbeerlaubnis § 34c GewO erforderlich nicht erforderlich
Haftung Berufshaftpflicht (Pflicht) persönlich nach § 280 BGB
Kündigung nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit per Beschluss
Zertifizierungspflicht § 26a WEG ab 8 Einheiten entfällt
Vertretungsmacht umfassend nach § 9b WEG nur im Rahmen Plan

Selbstverwaltung trotz Anspruch auf zertifizierten Verwalter

Seit Dezember 2023 können Eigentümer nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG einen zertifizierten Verwalter verlangen. Die Selbstverwaltung bleibt zulässig, wenn weniger als neun Einheiten bestehen oder weniger als ein Drittel der Eigentümer (mind. drei) den Anspruch geltend macht. Der Geschäftsverteilungsplan dokumentiert in diesem Fall, dass die Gemeinschaft die ordnungsgemäße Verwaltung intern sicherstellt — sonst kann ein einzelner Eigentümer die Bestellung gerichtlich erzwingen.

Pflichtinhalte: Was im Geschäftsverteilungsplan einer WEG stehen muss

Ein belastbarer Plan listet jede Aufgabe namentlich, mit Frist, Befugnisgrenze und Vertretungsregel. Schwammige Formulierungen wie „kümmert sich um Finanzen“ sind in der Praxis wertlos — bei Streit zählt vor Gericht nur, was konkret zugeordnet wurde.

Kernaufgaben im Geschäftsverteilungsplan der WEG

  • Hausgeldeinzug und Mahnwesen
  • Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG
  • Wirtschaftsplan-Erstellung bis 30.11.
  • Versicherungsverwaltung (Gebäude, Haftpflicht)
  • Einberufung der Eigentümerversammlung
  • Beschlusssammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG)
  • Handwerkerbeauftragung bis Wertgrenze
  • Erhaltungsrücklage verwalten
  • DSGVO-konforme Aktenführung sicherstellen

Wertgrenzen und Einzelvollmacht im Geschäftsverteilungsplan WEG

Üblich sind drei Stufen: Bagatellen bis 500 EUR durch den jeweils Zuständigen alleine, Beträge bis 2.500 EUR mit Zweitunterschrift, alles darüber nur per Beschluss. Diese Schwellen sind keine Vorgabe des WEG — sie müssen explizit beschlossen werden, sonst greift § 27 Abs. 1 WEG mit der unklaren Formel „Maßnahmen untergeordneter Bedeutung“.

Auftragsvolumen Entscheidungsweg Dokumentation
bis 500 EUR Zuständiger allein Beleg + kurze Notiz
500–2.500 EUR Zwei Eigentümer schriftliche Freigabe
2.500–10.000 EUR Umlaufbeschluss Beschluss-Sammlung
über 10.000 EUR Eigentümerversammlung Protokoll + Niederschrift
Notfälle (Wasserrohr) jeder Eigentümer Sofortmeldung + Nachgenehmigung

Bankvollmacht und Treuhandkonto im Geschäftsverteilungsplan

Das WEG-Konto muss nach § 27 Abs. 5 WEG zwingend ein offenes Treuhandkonto („Konto der Eigentümergemeinschaft“) sein, niemals ein Privatkonto eines Eigentümers. Banken wie die DKB, Sparda oder Sparkassen verlangen dafür den Gemeinschaftsordnung-Auszug und den Bestellungsbeschluss. Üblich ist eine Doppelvollmacht: Kassenwart hat Vollzugriff, ein zweiter Eigentümer Mitzeichnungsrecht ab 1.000 EUR. Diese Aufteilung muss explizit im Plan stehen.

Praxis-Tipp: Richten Sie zwei getrennte Konten ein — ein Girokonto für laufende Hausgelder und ein Tagesgeldkonto für die Erhaltungsrücklage. Das verhindert Vermischung und vereinfacht die Cashflow-Übersicht für vermietende Eigentümer.

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Rollenverteilung: Typische Zuständigkeiten im Geschäftsverteilungsplan einer WEG

In der Praxis bewährt sich eine Aufteilung in drei bis vier Kernrollen. Das verteilt die rund 40–60 Jahresstunden Arbeitslast einer kleinen WEG sinnvoll und schafft Vertretungsfähigkeit bei Urlaub oder Krankheit.

Finanzressort im Geschäftsverteilungsplan WEG

Der Kassenwart führt das WEG-Konto (zwingend Treuhandkonto nach § 27 Abs. 5 WEG), zieht Hausgelder ein, mahnt nach 14 Tagen, stellt Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan auf. Aufwand: ca. 20–25 Stunden pro Jahr bei einer 6-Parteien-WEG. Wer vermietet, muss diese Abrechnung später für die Anlage V bereithalten — relevant für die Mietrendite und den Cashflow.

Technikressort im Geschäftsverteilungsplan WEG

Zuständig für Wartungsverträge (Heizung, Aufzug, Rauchmelder), Handwerkerkoordination, Begehungen mindestens jährlich, Schadensmeldungen an Versicherer. Wer eine Sanierung plant, sollte Kosten vorab über den Renovierungs-ROI prüfen, bevor die Versammlung beschließt.

Organisationsressort im Geschäftsverteilungsplan WEG

Lädt zur Versammlung mindestens drei Wochen vorher ein (§ 24 Abs. 4 WEG), führt Protokoll, pflegt die Beschlusssammlung, verwaltet die Eigentümerliste. Diese Rolle wird gern unterschätzt — ein fehlerhaftes Protokoll kann ganze Beschlüsse anfechtbar machen.

Datenschutzbeauftragter im Geschäftsverteilungsplan WEG

Bei Verarbeitung von Eigentümer- und Mieterdaten gilt die DSGVO. Wer Hausgeldlisten, Versammlungsprotokolle oder E-Mail-Verteiler pflegt, ist Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Plan sollte festlegen, wer Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO bearbeitet, Aufbewahrungsfristen (10 Jahre für Abrechnungen nach § 257 HGB) überwacht und Daten bei Eigentümerwechsel löscht.

Beschlussfassung und rechtssichere Verabschiedung des Geschäftsverteilungsplans WEG

Der Plan wird per einfachem Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung verabschiedet (§ 25 Abs. 1 WEG). Wichtig: Er muss als Anlage zum Protokoll genommen und in die Beschlusssammlung eingetragen werden, sonst fehlt die Bindungswirkung gegenüber Rechtsnachfolgern.

Mustertext für den Beschluss zum Geschäftsverteilungsplan

Empfehlenswerte Formulierung: „Die Eigentümergemeinschaft beschließt den als Anlage 1 beigefügten Geschäftsverteilungsplan mit Wirkung ab dem [Datum]. Die genannten Eigentümer werden mit den darin beschriebenen Aufgaben und Vollmachten betraut. Die Aufwandspauschalen werden monatlich/jährlich auf das jeweilige Privatkonto überwiesen. Der Plan gilt bis zur Neufassung, längstens jedoch fünf Jahre.“ Diese Klausel macht Anfechtungen nach § 23 Abs. 4 WEG sehr schwer — die einmonatige Anfechtungsfrist beginnt mit Beschlussverkündung.

Online-Eigentümerversammlung und hybride Beschlussfassung

Seit der WEG-Reform ist nach § 23 Abs. 1 S. 2 WEG die Teilnahme per Videokonferenz zulässig, sofern die Gemeinschaft dies vorab beschlossen hat. Der Geschäftsverteilungsplan sollte regeln, wer die technische Plattform betreut (Zoom, Webex), Identitätsprüfung sicherstellt und das Online-Protokoll führt. Reine virtuelle Versammlungen sind seit der jüngsten Reform zulässig, erfordern aber Dreiviertelmehrheit als Grundsatzbeschluss.

Typische Fehler beim Geschäftsverteilungsplan WEG

  • Keine Vertretungsregel bei Ausfall
  • Fehlende Wertgrenzen für Aufträge
  • Mündliche Absprachen ohne Beschluss
  • Privatkonto statt WEG-Treuhandkonto
  • Keine jährliche Entlastung beschlossen
  • Versicherungsschutz nicht geklärt
  • DSGVO-Verantwortlicher nicht benannt
  • Aufbewahrungsfristen nicht geregelt

Haftungsrisiko ohne sauberen Geschäftsverteilungsplan WEG

Ohne klare Zuordnung haften alle Eigentümer gesamtschuldnerisch nach § 9a Abs. 4 WEG für Pflichtverletzungen. Beispiel: Verstreicht die Frist zur Wohngebäudeversicherungsanpassung und brennt es danach, kann die Versicherung die Leistung kürzen — der entstandene Schaden trifft die gesamte Gemeinschaft.

Fallstricke: Die häufigsten Fehler beim Geschäftsverteilungsplan WEG

Die Praxis zeigt immer wieder dieselben Schwachstellen, an denen Selbstverwaltungen scheitern oder in Streit geraten. Wer diese Punkte kennt, vermeidet 80 % aller typischen Konflikte.

Fehler 1: Vermischung von Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum

Reparaturen am Sondereigentum (Wohnungstür innen, Bodenbelag, Bad) gehören nicht ins Budget der WEG. Der Plan muss klarstellen, dass das Technikressort nur für Gemeinschaftseigentum nach § 1 Abs. 5 WEG zuständig ist. Andernfalls drohen Rückforderungen einzelner Eigentümer und Anfechtungsklagen gegen die Jahresabrechnung.

Fehler 2: Unklare Regelung zur Erhaltungsrücklage

§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG verlangt eine angemessene Rücklage. Faustregel: 0,80 bis 1,20 EUR pro m² Wohnfläche und Monat, bei Altbau bis 1,50 EUR. Der Plan muss benennen, wer die Höhe jährlich prüft und Vorschläge zur Anpassung in die Versammlung einbringt — sonst veraltet die Rücklage und Sanierungen müssen über Sonderumlagen finanziert werden, was den Kaufpreisfaktor beim späteren Verkauf negativ beeinflusst.

Fehler 3: Software-Auswahl ohne Datenhoheit

Tools wie etg24, casavi, immoware24 oder vermietet.de erleichtern die Selbstverwaltung enorm — Kosten zwischen 8 und 25 EUR pro Einheit und Monat. Wechselt jedoch der Kassenwart, müssen Daten exportierbar bleiben. Der Plan sollte ein „Datenrückgabe-Recht“ festlegen: Bei Funktionswechsel oder Eigentümerwechsel sind alle WEG-Daten binnen 14 Tagen vollständig in maschinenlesbarem Format zu übergeben.

Rechenbeispiel 1: Geschäftsverteilungsplan WEG für eine 6-Parteien-Gemeinschaft

Eine Gemeinschaft in München mit 6 Einheiten und 540 m² Gesamtfläche entscheidet sich gegen einen externen Verwalter. Marktübliche Verwaltergebühr: 32 EUR/Einheit/Monat = 2.304 EUR/Jahr. Diese Summe spart die WEG durch Selbstverwaltung — verteilt aber die Arbeit über den Geschäftsverteilungsplan auf drei aktive Eigentümer.

Position Zuständig Std./Jahr Aufwandspauschale
Finanzen, Abrechnung Eigentümer A 25 600 EUR
Technik, Handwerker Eigentümer B 18 450 EUR
Organisation, Protokoll Eigentümer C 12 300 EUR
Steuerberater (extern) — — 480 EUR
Software (etg24, casavi) — — 240 EUR
D&O-Versicherung — — 220 EUR
Gesamtkosten 55 2.290 EUR

Die WEG spart gegenüber externer Verwaltung etwa 14 EUR pro Jahr — der eigentliche Vorteil liegt in der direkten Kontrolle. Wer als Kapitalanleger die Eigenkapitalrendite seiner Wohnung optimieren will, profitiert von niedrigerem Hausgeld und schnelleren Entscheidungen bei Sanierungen, die in die Kapitalanlage-Kalkulation einfließen.

Rechenbeispiel 2: Geschäftsverteilungsplan WEG für eine 3-Parteien-Gemeinschaft

Eine Drei-Parteien-WEG in einem sanierten Altbau in Leipzig (260 m², Baujahr 1908) führt seit Jahren Selbstverwaltung. Externe Verwalter verlangen für Kleinst-WEGs Mindestpauschalen von 1.800 bis 2.400 EUR/Jahr — das sprengt jede Wirtschaftlichkeit bei drei Einheiten.

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Position Zuständig Std./Jahr Aufwandspauschale
Finanzen + Organisation Eigentümer A 22 500 EUR
Technik + Versicherung Eigentümer B 14 350 EUR
Vertretung beider Ressorts Eigentümer C 6 150 EUR