WEG Verwaltung Vertrag: Inhalt, Dauer, Wohnungseigentumsgesetz & Co.

WEG Verwaltung Vertrag – Die WEG-Verwaltung ist für die Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich. Auch wenn die Aufgaben und Pflichten des WEG-Verwalters im Wohnungseigentumsgesetz geregelt sind, sollte ein Verwaltervertrag aufgesetzt werden. Dieser ist jedoch von der Verwalterbestellung zu trennen und sollte die wichtigsten Punkte beinhalten, um eine ordnungsgemäße Verwaltung zu gewährleisten. Erfahren Sie hier alles, was Sie über den Verwaltervertrag wissen müssen, vom Inhalt über die rechtliche Grundlage bis zur Form.

Was ist der Verwaltervertrag?

Bei dem Verwaltervertrag handelt es sich um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne von § 675 BGB, der zwischen WEG-Verwaltung und Eigentümergemeinschaft geschlossen wird. Er regelt die Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters gegenüber der WEG. Auch die Vergütung der Hausverwaltung, ihr Versicherungsschutz und die Dauer der Verwaltungstätigkeit wird im Vertrag festgehalten.

Verwaltervertrag ist nicht gleich Verwalterbestellung

Entscheidet sich eine Wohnungseigentümergemeinschaft dazu eine professionelle Hausverwaltung mit der Betreuung des Gemeinschaftseigentums zu beauftragen, muss dies anhand eines Mehrheitsbeschlusses während der nächsten Eigentümerversammlung geregelt werden.

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Eigentümerversammlung: Getrennte TOP für Vertrag und Bestellung

Wichtig: Nach der so genannten Trennungstheorie handelt es sich bei der Bestellung des Verwalters auf organschaftlicher Ebene und dem Verwaltervertrag auf schuldrechtlicher Ebene um zwei unterschiedliche Akte, die somit unter zwei unterschiedlichen Tagesordnungspunkten (TOP) befasst werden müssen. Wird ein Verwaltervertrag ohne Bestellungsbeschluss abgeschlossen oder ein WEG-Verwalter bestellt ohne dass ein Vertrag unterzeichnet wurde, kann das in Zukunft für Probleme sorgen.

Regelung wesentlicher Eckdaten des Verwaltervertrags

Damit die Bestellung den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht, müssen nicht nur beide Tagesordnungspunkte auf die Liste, auch die wesentlichen Eckdaten des Verwaltervertrags müssen während der Eigentümerversammlung geregelt werden. Neben der Laufzeit, den zusätzlichen Aufgaben des WEG-Verwalters und der Vergütung, muss auch über die Ermächtigung zur Führung aktiver Gerichtsprozesse im Namen der WEG beschlossen werden.

Hier noch einmal alles zusammengefasst:

  • Vertrag & Bestellung sind zwei unterschiedliche Akte
  • in beiden Fällen sind Mehrheitsbeschlüsse erforderlich
  • müssen jeweils als eigenständiger TOP beschlossen werden
  • Abstimmung über die Eckdaten des Verwaltervertrags

Wohnungseigentumsgesetz als Grundlage

Auch wenn der Verwaltervertrag in die Kategorie der entgeltlichen Geschäftsbesorgungsverträge fällt, genießt er rechtlich betrachtet eine Sonderstellung. Hier gelten nicht die üblichen Regelungen nach § 305 ff. BGB. Stattdessen greift hier das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). So beträgt seine Vertragslaufzeit abweichend von den allgemeinen Regeln des BGBs nicht zwei Jahre, sondern fünf Jahre.

Ausnahme: Es handelt sich bei der Verwalterbestellung um eine erstmalige Bestellung nach der Begründung des Wohnungseigentums. Dann darf der Verwaltervertrag eine Laufzeit von drei Jahren nicht überschreiten. Auch die im Vertrag geregelten Aufgaben und Befugnisse des Verwalters basieren auf dem WEG. Dazu gleich mehr.

Inhalt: Aufgaben, Dauer, Kündigung & Co.

Damit eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Eigentümer und Hausverwaltung gewährleistet ist, beinhaltet der Verwaltervertrag alle wichtigen Vereinbarungen bezüglich den Rechten und Pflichten der WEG-Verwaltung, der Vergütung, Dauer und Kündigungsmodalitäten.

Hier die wichtigsten Punkte des Verwaltervertrags im Überblick:

  • Anschrift des Objekts
  • Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
  • Aufgaben der WEG-Verwaltung
  • Vergütung des Verwalters
  • Beginn und Dauer des Verwaltervertrags
  • Kündigungsmodalitäten
  • Vermögen der WEG
  • Rechnungslegung
  • Haftung des Verwalters
  • Gerichtsstand

Schauen wir uns den Inhalt nun etwas genauer an.

Anschrift des Objekts & der Vertragsparteien

Wie jeder Vertrag auch ist die Benennung und die Anschrift der Vertragspartner einer der ersten und wichtigsten Punkte. Auch die Benennung und Adresse des zu verwaltenden Objekts darf hier nicht fehlen.

Aufgaben und Pflichten des Verwalters

Da neben den Wohnungseigentümern auch der WEG-Verwalter für die ordnungsmäßige Verwaltung der Liegenschaft verantwortlich ist, sind seine Aufgaben und Pflichten im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verankert. Gleichzeitig schreibt der Gesetzgeber seinen Befugnissen lediglich eine untergeordnete Bedeutung zu. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, so wie die Einberufung einer jährlichen Eigentümerversammlung. Auch Maßnahmen zur Abwendung eines Rechtsnachteils gehören zu seinen im WEG definierten Pflichten.

Die gesetzlichen Pflichten des Verwalters zusammengefasst:

In der Praxis umfasst die Verwaltung einer Immobilie jedoch eine Vielzahl weiterer Aufgaben und Verpflichtungen. Dazu gehört die Koordination und Delegation von Instandhaltungsmaßnahmen, die Durchführung einer regelmäßigen Objektbegehung und die Mandatierung geeigneter Fachanwälte bei gerichtlichen Auseinandersetzungen. Werden diese über das WEG hinausgehenden Befugnisse nicht vertraglich festgehalten, kann die WEG vom Verwalter keine zusätzlichen, über die gesetzlichen Pflichten hinausgehenden Leistungen verlangen.

Zu den genauen Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung finden Sie hier mehr:

Vergütung des Verwalters

Die Vergütung der Hausverwaltung ist ein häufiger Streitpunkt zwischen Eigentümergemeinschaft und WEG-Verwaltung. Während manche Hausverwalter eine monatliche Grundpauschale berechnen, die alle Leistungen der Verwaltung abdecken, unterscheiden andere zwischen einer monatlichen Grundvergütung und einem Sonderhonorar. Oft herrscht Unklarheit darüber, welche Verpflichtungen vom Regelsatz abgedeckt sind und bei welchen eine zusätzliche Vergütung anfällt.

Damit es bezüglich der Verwaltungskosten keine Missverständnisse gibt, sollten auch alle Details zur Vergütung im Vertrag mit der WEG-Verwaltung festgehalten werden.

Alles weitere zu den Verwaltungskosten der WEG-Verwaltung finden Sie hier:

Dauer des Vertrags & Kündigung

Dauer – Wie bereits erwähnt darf der Verwaltervertrag eine Laufzeit von 5 Jahren gesetzlich nicht überschreiten. Bei der erstmaligen Bestellung nach der Begründung des Wohnungseigentums gilt eine Obergrenze von 3 Jahren. Auch wenn eine Verlängerungsklausel vorhanden ist, muss der Vertrag automatisch auslaufen und ein neuer Verwaltervertrag muss beschlossen werden.

Kündigung – Nicht nur die Dauer muss im Vertrag erhalten sein, sondern auch die Kündigungsfristen und Formvorschriften. Meistens muss die Kündigung in Schriftform inklusive eigenhändiger Unterzeichnung des Kündigenden nach § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) erstellt werden.

Diese Punkte sollten ebenfalls im Verwaltervertrag erwähnt werden:

  • Vertragslaufzeit: 3-5 Jahre
  • Kündigungsfristen
  • Formvorschriften

Vermögen der WEG & Rechnungslegung

Fremdkonten – Gesetzlich ist die WEG-Verwaltung außerdem dazu verpflichtet die Aufbewahrung von Privatgeldern und Fremdgeldern zu trennen, weshalb es sich im empfiehlt im Verwaltervertrag alle offenen Fremdkonten aufzulisten.

Instandhaltungsrücklage – Im Vertrag sollte die WEG außerdem festhalten, dass nicht der Verwalter über die Gelder für die Instandhaltungsrücklage entscheidet, sondern die Eigentümergemeinschaft selbst. Es empfiehlt sich außerdem klar zu definieren, wann der WEG-Verwalter frei über eine gewisse Höhe des Vermögens bestimmten darf und wann eine Zustimmung der WEG nötig ist. Das ist vor allem wichtig, sobald Instandhaltungs– und Modernisierungsmaßnahmen anfallen.

Rechnungslegung – Da die WEG-Verwaltung das fremde Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet, ist sie gesetzlich dazu verpflichtet die WEG in Form der Jahresabrechnung ein Mal im Jahr darüber zu informieren, wie mit ihrem Geld umgegangen worden ist. Eine solche Rechnungslegung kann jedoch auch quartalsweise oder halbjährlich im Verwaltervertrag vereinbart werden.

Haftung & Versicherungspflicht

Damit weder die WEG noch der Hausverwalter bei falschen Abrechnungen oder fehlerhafter Koordination von Baumaßnahmen nicht aus eigener Tasche zahlen müssen, ist die WEG-Verwaltung nach § 34c der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet eine Haftpflichtversicherung abzuschließen. Dennoch sollte sich die WEG zur Sicherheit vertraglich absichern lassen, dass eine solche Versicherung besteht und die WEG-Verwaltung bei Bedarf dazu verpflichten, diese auch nachzuweisen.

Form: Vertragsfreiheit, Muster & Co.

Vertragsfreiheit – Neben dem Inhalt spielt auch die Form des Verwaltervertrags eine wichtige Rolle, denn werden hier Fehler gemacht, können die getroffenen Vereinbarungen im schlimmsten Fall unwirksam sein. Wie bereits erwähnt handelt es sich beim Vertrag zwischen WEG-Verwaltung und Eigentümergemeinschaft um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag. Somit gilt, was Inhalt und Form angeht, Vertragsfreiheit.

Vertragsmuster – Um nicht jedes Mal einen neuen Vertrag erstellen zu müssen, greifen die meisten WEG-Verwaltungen auf ihre eigenen Vertragsmuster zurück, die man sich vor der offiziellen Verwalterbestellung zur Überprüfung zukommen lassen kann.

Individuelle Vereinbarungen – Auch individuelle Vereinbarungen, die den gesetzlichen Vorschriften widersprechen, lassen sich durchaus rechtssicher dingfest machen, so lange sie handschriftlich und gesondert unter dem Punkt „Individuelle Vereinbarungen“ festgehalten und von beiden Parteien unterzeichnet worden sind.

Hier nochmal alles Wichtige zur Form des Vertrags zusammengefasst:

  • gilt als entgeltlicher Geschäftsbesorgungsauftrag
  • freie Vertragsgestaltung möglich
  • häufig Vertragsmuster verfügbar
  • gesondertes Festhalten individueller Vereinbarungen

Fazit: Darauf ist beim Verwaltervertrag zu achten

Um zukünftige Probleme mit der WEG-Verwaltung zu vermeiden, sollte auf den Verwaltervertrag auf keinen Fall verzichtet werden. Er beinhaltet die wichtigsten Punkte rund um die Verpflichtungen des WEG-Verwalters, seiner Vergütung und Haftung. Vergessen Sie also nicht die Eckpunkte des Verwaltervertrags während der Eigentümerversammlung zu besprechen. Da die meisten Hausverwalter ein Vertragsmuster bereit stellen, sollten Sie sich das Muster unbedingt vorab zukommen lassen und auf Richtigkeit überprüfen.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: