WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung: Vorteile, Nachteile & Vergleich

WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung – Je nach Immobiliengröße und -Zustand lohnt es sich die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) in Eigenregie durchzuführen. Eine WEG selber zu verwalten ist jedoch zeitintensiv und erfordert sehr viel Organisationstalent und wichtiges Fachwissen. Daher bevorzugen es große WEGs, Ihre Immobilie von einer externen Hausverwaltung betreuen zu lassen. WEG-Verwaltung durch einen internen Verwalter, eine gemeinschaftliche Verwaltung oder doch eher eine professionelle Hausverwaltung? Hier in unserem Ratgeber erfahren Sie alle Vorteile und Nachteile der jeweiligen Verwaltungsarten, so wie die wichtigsten Voraussetzungen für die Selbstverwaltung.

Hausverwaltung: Definition

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Nicht zu vergessen die Buchhaltung! Aus diesem Grund gibt es professionelle Hausverwaltungen. Diese bestehen entweder aus einem einzelnen Verwalter oder einem kompletten Unternehmen. Als Dienstleister übernimmt der Hausverwalter alle Verwaltungstätigkeiten rund um die Immobilie – dazu zählen auch kaufmännische, technische und juristische Aufgaben.

Als Dienstleister übernimmt der Hausverwalter alle Verwaltungstätigkeiten rund um die Immobilie

Ist ein WEG-Verwalter Pflicht?

Kurz und knapp – Als Wohnungseigentümergemeinschaft sind Sie nicht verpflichtet einen Verwalter zu bestellen. Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass eine externe Hausverwaltung erst dann beauftragt werden muss, sobald einer der Eigentümer diesen Wunsch äußert.

Bestellung eines WEG-Verwalters ist keine Pflicht

Warum lohnt sich eine WEG-Verwaltung? – Egal ob 10 Parteien oder 40 Parteien, eine WEG-Verwaltung ist immer empfehlenswert. Schließlich müssen regelmäßig Entscheidungen getroffen und die Finanzen der WEG geplant werden. Da keine Entscheidung von den Eigentümern in Eigenregie getroffen werden darf, müssten sich ansonsten die Miteigentümer der WEG jedes Mal aufs neue zu einer Eigentümerversammlung zusammen finden und so lange diskutieren, bis sie auf einen Nenner kommen. Das ist äußerst zeitintensiv. Oft fehlt es den WEG-Mitgliedern außerdem an wichtigem Fachwissen und Expertise, um dem Verwaltungsaufwand gerecht zu werden.

Es ist dabei Ihnen überlassen, ob Sie sich für eine Selbstverwaltung entscheiden oder für eine externe Hausverwaltung. Beides bringt seine ganz individuellen Vorteile und Nachteile mit sich und ist außerdem vom Immobilientyp, den Präferenzen der WEG und der WEG-Größe abhängig. Bei der Selbstverwaltung stehen Ihnen zwei Optionen offen. Gleich dazu mehr.

Vor allem bei älteren Immobilien ist der Verwaltungsaufwand sehr hoch und darf nicht unterschätzt werden:

Arten der Selbstverwaltung: Überblick

Entscheidet sich die Wohnungseigentümergemeinschaft für die Selbstverwaltung, bedeutet das, wie der Name schon sagt, dass kein externer Dienstleister für die Hausverwaltung bestellt wird.

Lesen Sie in unserem Ratgeber mehr! WEG selbst verwalten: Checkliste

Es gibt zwei Arten der Selbstverwaltung:

  1. Gemeinschaftliche Selbstverwaltung
  2. Verwaltung durch einen internen Verwalter

Schauen wir uns die beiden Arten der Selbstverwaltung nun genauer an:

Selbstverwaltung mit Geschäftsverteilungsplan

Die erste Option ist die gemeinschaftliche Selbstverwaltung bei der alle WEG-Mitglieder bei den Verwaltungsaufgaben gemeinsam involviert sind. Das bedeutet auch, dass Verträge von allen Mitgliedern unterschrieben werden müssen. Je kleiner die WEG, desto einfacher ist das. Denn je mehr Eigentümer involviert sind, um so mehr Unterschriften sind dafür nötig. Das ist nicht nur sehr mühsam, sondern auch sehr aufwendig. Stattdessen empfiehlt es sich, eine Vertreterermächtigung für bestimmte Aufgabenbereiche oder Tätigkeiten auszustellen.

Tipp für große WEGs: Vertreterermächtigung an einzelne Mitglieder

Das bedeutet: Jedes WEG-Mitglied ist für einen Aufgabenbereich zuständig. So kann einer der Eigentümer im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft Verträge mit Dienstleistern abschließen, während jemand anderes für die Unterzeichnung der Verträge mit Kreditinstituten verantwortlich ist. Im Idealfall werden die jeweiligen Zuständigkeiten schriftlich festgehalten, etwa in einem Geschäftsverteilungsplan. Alternativ können hierfür auch kleine Gruppen pro Aufgabe bevollmächtigt werden.

Zusammengefasst:

  • Gemeinschaftliches Treffen von Entscheidungen
  • Gemeinsames Unterschreiben von Verträgen
  • Empfehlung: Ein Aufgabenbereich pro WEG-Mitglied
  • Aufstellen eines Geschäftsverteilungsplans

Interner Verwalter mit Verwaltervertrag

Die zweite Option ist die Hausverwaltung durch einen internen Verwalter. In anderen Worten: Einer der WEG-Eigentümer übernimmt die Aufgabe der Hausverwaltung alleine. Am besten wird hierfür ein offizieller Verwaltervertrag aufgesetzt und unterschrieben, der alle wichtigen Aufgaben, Pflichten und Rechte des Verwalters beinhaltet. Ein offizieller Vertrag dient als Absicherung für WEG und Verwalter.

Kurz gefasst:

  • Hausverwaltung durch eines der WEG-Mitglieder
  • Tipp: Aufsetzen eines Verwaltervertrags

Auch Individuen können mit der Verwaltung des ganzen Gebäudes, oder mit einzelnen Aufgabenbereichen, beauftragt werden:

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Photo: fizkes / Shutterstock.com

Vorteile & Voraussetzungen der Selbstverwaltung

Bei der Selbstverwaltung wird also entweder ein interner Verwalter aus eigenen Kreisen bestellt oder die Verantwortung auf mehrere Individuen verteilt. Ob und wann sich das im Vergleich zu einer externen Hausverwaltung lohnt, darüber geben mehrere Faktoren Aufschluss. Denn nicht jede WEG und nicht jede Immobilie ist für eine Verwaltung in Eigenregie geeignet. Auch die jeweiligen Vorteile und Nachteile sollten in Betracht gezogen werden.

Welche Immobilie eignet sich für die Selbstverwaltung?

Je älter oder je größer die Immobilie ist, desto höher auch der Verwaltungsaufwand. Ein erhöhter Verwaltungsaufwand bringt nicht nur mehr Konfliktpotenzial mit sich, sondern auch große Fallstricke. Je kleiner und moderner die Immobilie also ist, desto besser. Eine wichtige Voraussetzung ist auch ein hoher Anteil an Selbstnutzern.

Diese Immobilien eignen sich für die Selbstverwaltung:

  • sehr kleine WEGs (unter 10 Parteien)
  • hoher Anteil an Selbstnutzern
  • hohe Teamfähigkeit innerhalb der WEG
  • sehr gutes Klima zwischen den Eigentümern
  • guter Zustand der Immobilie
  • WEG-Mitglied mit Vorkenntnissen

Vorteile: Keine Verwaltungskosten & keine unseriösen Verwalter

Leider gibt es immer noch viele schwarze Schafe unter den Hausverwaltern. Das wird durch einen intern bestellten Verwalter oder durch eine gemeinschaftliche Betreuung der Liegenschaft vermieden. Auch wird Hausgeld eingespart, da hohe Verwaltungskosten wegfallen. Durch die Selbstverwaltung ist außerdem das Interesse an finanziellen Einsparungen und das Durchführen von Instandhaltungsmaßnahmen groß und die Eigentümer kennen sich mit ihrem Gemeinschaftseigentum und seinem Zustand sehr gut aus.

Alle Vorteile der Selbstverwaltung auf einen Blick:

  • keine Gefahr durch unseriösen Verwalter
  • keine Verwaltungskosten
  • individuelles Interesse
  • sehr gute Kenntnisse über die Liegenschaft

Nachteile: Fehlende Expertise & widersprüchliche Interessen

In der Theorie klingt die Selbstverwaltung einer Immobilie gar nicht so schwer. In der Praxis wiederum machen sich bei unerfahrenen Hausverwaltern schnell Überforderung und Frustration breit. Nicht qualifizierte Verwalter besitzen meistens nicht über genügend Expertise und Fachwissen, um den operativen Anforderungen der Liegenschaft gerecht zu werden. Auch kommt es durch die persönlichen Beziehungen innerhalb der WEG schnell zu Interessenkonflikten. Ein weiteres Problem stellt das hohe Haftungsrisiko des internen Verwalters dar. Ohne entsprechende Versicherung haftet er in Schadensfällen persönlich.

Hausverwaltung in der Praxis: Oft überfordernd und frustrierend

Hier die Nachteile der Selbstverwaltung:

  • fehlende Expertise
  • zu große Eigentümergemeinschaft
  • widersprüchliche Interessen
  • hohes Haftungsrisiko
  • kein eigenes Netzwerk mit externen Dienstleistern

Die Frage nach der gemeinschaftlichen Verwaltung oder der Beauftragung eines externen Dienstleisters hängt von mehreren Faktoren ab:

Darlehensvertrag: Handschlag über unterschriebenem Vertrag

Photo: Freedomz / Shutterstock.com

Externe Hausverwaltung beauftragen: Tipps

Die Alternative zur persönlichen Betreuung des Objekts stellt die externe Hausverwaltung dar. Die Verwaltungskosten sind von Bundesland und Anzahl der zu verwaltenden Einheiten abhängig. Auch der Zustand des zu verwaltenden Objekts wirkt sich auf die Verwaltungskosten aus.

Wurde ein passender Verwalter gefunden, werden alle wichtigen Details im Verwaltervertrag festgehalten. Im Vergleich zur Selbstverwaltung bringt die professionelle Betreuung der Liegenschaft durch einen externen Dienstleister seine ganz eigenen Vorteile und Nachteile mit sich.

Vorteile: Fachwissen, Erfahrung & Neutralität

Ein qualifizierter Hausverwalter besitzt über ausreichend Expertise und Fachwissen um allen Bereichen der Verwaltung gerecht zu werden. So kennt er sich sowohl mit der kaufmännischen Verwaltung, als auch mit der technischen Verwaltung und der juristischen Verwaltung aus. Dadurch sparen sich die Mitglieder der WEG nicht nur Zeit, sondern auch Stress. Fehler werden vermieden, eine Neutralität ist gewährt und ein guter Hausverwalter bringt sein eigenes Netzwerk aus Handwerker, Hausmeister, Reinigungspersonal & Co. mit.

Hier die Vorteile einer externen Hausverwaltung:

  • umfangreiches Fachwissen
  • jahrelange Erfahrung
  • spart Eigentümern Stress und Zeit
  • Neutralität
  • eigenes Netzwerk an Dienstleistern

Nachteile: Verwaltungskosten & fehlende Transparenz

Vorsicht ist jedoch bei unqualifizierten Hausverwaltern geboten. Davon gibt es auf dem Immobilienmarkt leider sehr viele. Daher empfiehlt sich vorab eine ausführliche Recherche, bei der Sie sich die Qualifikationen und Referenzen der unterschiedlichen Hausverwaltungen einholen und vergleichen. Außerdem ist ein externer Hausverwalter meist teurer als eine gemeinschaftliche Selbstverwaltung. Geraten Sie an den falschen Verwalter, droht Ihnen eine fehlende Transparenz.

Alle Nachteile der externen Hausverwaltung auf einen Blick:

  • hohe Verwaltungskosten
  • Vielzahl an unqualifizierten Verwaltern
  • fehlende Transparenz

Fazit: WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung?

Die Entscheidung nach der Art der Hausverwaltung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Vorab sollten Sie sich über einige wichtige Punkte, wie Immobilienzustand, Größe der WEG und Verwaltungskosten Gedanken machen und über diese gemeinsam mit allen WEG-Mitgliedern sprechen. Bei modernen Immobilien mit wenig Verwaltungsaufwand, einer Vielzahl an Selbstnutzern oder bei einer kleinen WEG lohnt es sich eine Selbstverwaltung in Erwägung zu ziehen. Handelt es sich jedoch um eine alte, sanierungsbedürftige Immobilie oder um eine sehr große WEG mit vielen Parteien, sollten Sie lieber eine externe Hausverwaltung mit der fachgerechten Betreuung Ihres Objekts beauftragen.

Fazit: Verwaltungsart ist abhängig von der Größe der WEG und dem Alter der Immobilie!

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: