Wohnung verwalten: Selbstverwaltung oder verwalten lassen? – Kosten, Pflichten, Vorteile & Nachteile

Wohnung verwalten – Die Verwaltung einer Eigentumswohnung macht viel Arbeit: Instandhaltungsmaßnahmen planen, Mängelanzeigen entgegennehmen und nicht zahlende Mieter abmahnen – das ist nicht nur aufwendig, sondern auch zeitintensiv. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Eigentümer für die Bestellung einer externen Hausverwaltung. Dabei können Sie die Betreuung Ihrer Wohnung auch selbst in die Hand nehmen. Lernen Sie hier alles über die Vorteile und Nachteile der Selbstverwaltung, welchen Verpflichtungen ein Hausverwalter nachgehen muss und welche Versicherungen Ihre Liquidität während Ihrer Verwaltungstätigkeiten sichern.

Wohnung verwalten lassen oder selbst verwalten?

Sind Sie Eigentümer einer oder mehrerer Eigentumswohnungen, stehen Sie früher oder später vor der Entscheidung, ob Sie die Verwaltung Ihres Objekts persönlich in die Hände nehmen möchten, oder lieber eine professionelle Hausverwaltung beauftragen. Die Bestellung einer externen Hausverwaltung ist gesetzlich nämlich nicht vorgeschrieben. Dennoch sollten Sie diese Entscheidung nicht überstürzen und die Vorteile und Nachteile beider Verwaltungsarten abwägen.

Wohnung selbst verwalten: Vorteile & Nachteile

Vorteile – Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung für Ihre Wohnung kann einiges an Zeit und Nerven in Anspruch nehmen. Entscheiden Sie sich für die Selbstverwaltung Ihres Objekts können Sie sich diesen Aufwand sparen. Außerdem wird Ihre persönliche Anwesenheit von den Mietern ganz anders honoriert, als die einer großen Hausverwaltung, bei der häufig wechselnde Ansprechpartner zum Tagesgeschäft gehören. Und auch die Verwaltungskosten, die als klassische Rendite-Killer bekannt sind, können Sie sich sparen.

Hier alle Vorteile der Selbstverwaltung auf einen Blick:

  • Zeit & Kostenersparnis, da keine Verwalterbestellung nötig
  • persönliche Anwesenheit sorgt für ein enges Verhältnis zu den Mietern
  • stetige Kontrolle & Transparenz

Nachteile – Gleichzeitig fehlt es vielen Immobilienbesitzern oft an wichtigem Fachwissen und Expertise. Gesetze und Regelungen müssen eingehalten werden, die Instandhaltung und Modernisierung der Wohnung erfordert gutes Zeitmanagement und auch die Buchhaltung darf auf keinen Fall vernachlässigt werden. Als Selbstverwalter müssen Sie also einen hohen Arbeitsaufwand für die Verwaltung Ihrer Wohnung einkalkulieren und Ihre Fortbildung auf keinen Fall vernachlässigen.

Die Nachteile kurz zusammengefasst:

  • oft mangelndes Fachwissen und Expertise
  • hoher Arbeitsaufwand & mangelnde Zeit für andere Projekte
  • stetige Fortbildung nötig

Wohnung verwalten lassen: Vorteile & Nachteile

Vorteile – Sollte es Ihnen an Zeit, Erfahrung und Know-How mangeln, kann eine professionelle Hausverwaltung Abhilfe schaffen. Sie können jegliche Aufgaben und Pflichten rund um die Betreuung Ihrer Liegenschaft ruhigen Gewissens an den Verwalter abgeben und können sich anderen Dingen zu wenden. Außerdem haben sich die meisten Hausverwaltungen im Laufe der Zeit ein breites Netzwerk an Dienstleistern aufgebaut, wodurch eine schnelle und gewissenhafte Abwicklung von Reparaturarbeiten und Instandhaltungsmaßnahmen gewährleistet wird.

Diese Vorteile bringt eine Hausverwaltung mit sich:

  • jahrelange Erfahrung & wichtiges Know-How
  • vorhandenes Netzwerk an Dienstleistern
  • Vermieter kann sich anderen Projekten zuwenden

Nachteile – Gleichzeitig ist guter Rat oft teuer. Wie bereits erwähnt wirken sich die Verwaltungskosten negativ auf die Rendite Ihrer Wohnung aus und da Sie die Gebühren für den Verwalter nicht auf den Mieter umlegen können, müssen Sie diese selber tragen. Oft stellt sich auch erst spät heraus, ob Ihre Auswahl die richtige Entscheidung war oder Sie einer unqualifizierten Hausverwaltung auf den Leim gegangen sind.

Die Nachteile einer externen Hausverwaltung in kurz:

  • hohe Verwaltungskosten
  • negative Auswirkung auf Rendite
  • späte Erkenntnis über die Qualifikation des Verwalters

Wie viel kostet es die Wohnung verwalten zu lassen?

Nicht umlagefähige Betriebskosten – Da die Verwaltungskosten also zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten gehören, ist die Höhe der Verwaltungsgebühren hier einer der ausschlaggebenden Faktoren. Eine Pauschale lässt sich in diesem Fall jedoch nicht angeben, da die genauen Preise je nach Lage, Verwaltungsumfang und Anzahl an Wohnungen variieren.

Kostendurchschnitt – Prinzipiell gelten Verwaltungskosten zwischen 20 bis 26 Euro pro Einheit und pro Monat als bundesweiter Durschnitt. Es gibt jedoch auch einige Hausverwaltungen, die einen Prozentsatz für ihre Verwaltergebühren ansetzen. In diesem Fall hängen die Verwaltungskosten prozentual von der Kaltmiete ab und belaufen sich auf 5% bis 6%.

Möchten Sie eine professionelle Hausverwaltung bestellen, müssen Sie also mit diesen Verwaltungskosten rechnen:

  1. Monatliche Kosten pro Einheit: 20 Euro bis 26 Euro
  2. Monatliche Kosten pro Einheit: 5% bis 6% der Kaltmiete

Mehr dazu finden Sie hier:

Prinzipiell gilt: Je besser der Zustand der Wohnung, desto günstiger sind auch die Verwaltungskosten. Handelt es sich bei ihrem Objekt zum Beispiel um ein modernes Loft in top Zustand mit zuverlässigen Mietern, bezahlen Sie weniger, als der Vermieter eines Plattbaus im Brennpunktviertel nebenan.

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Aufgaben der Mietverwaltung im Überblick

Ganz egal ob Sie sich für eine Selbstverwaltung entscheiden oder einen externen Hausverwalter beauftragen, die Aufgaben und Pflichten rund um die Betreuung Ihrer Wohnung bleiben immer gleich. Schließlich muss das Objekts instand gehalten, hierfür nötiges Dienstpersonal beauftragt und die Rechnungen abgewickelt werden. Unterschieden wird zwischen den Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung des Objekts und jenen Verpflichtungen, die mit der technischen Verwaltung der Wohnung einher kommen.

Ein Großteil der Zeit wird meistens mit der kaufmännischen Betreuung der Wohnung verbracht.

Kaufmännische Verwaltung: Mietverhältnisse, Finanzen & Co.

Betreuung der Mietverhältnisse – Nehmen Sie die Verwaltung Ihrer Wohnung selbst in die Hand, gehört die Betreuung der Mietverhältnisse zum täglichen Geschäft. Bei Leerstand und Auszug müssen neue Mieter schnell akquiriert, Mietverträge erstellt und die Zahlung der Mietkaution überwacht werden.

Geldverwaltung – Da für Sie als Kapitalanleger Ihre Liquidität stets im Vordergrund steht, ist eine sorgfältige Buchführung das A und O. Jegliche Zahlungseingänge und -Ausgänge gilt es also stets zu überprüfen und zu dokumentieren. Auch muss eine jährliche Betriebskostenabrechnung für die Mieter erstellt und Zahlungsverpflichtungen des Mietobjekts beglichen werden.

Diese Aufgaben gehören zur kaufmännischen Verwaltung Ihrer Liegenschaft:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteingänge
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen des Mietobjekts
  • Buchführung
  • Budgetplanung
  • Rechnungsprüfung
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Technische Verwaltung: Instandhaltung, Wartung & Modernisierung

Um den funktionalen Zustand der Wohnung zu gewährleisten, muss Ihre Immobilie instand gehalten werden. Art und Umfang hängen hier vom Zustand des Objekts ab. Wichtig: Weder Verwalter, noch Vermieter sind dazu verpflichtet, Reparaturarbeiten und Instandhaltungsmaßnahmen persönlich durchzuführen. Ihnen kommt lediglich eine delegierende Rolle zu. Steht eine Reparatur oder ein Umbau der Wohnung an, wird hierfür entsprechendes Fachpersonal beauftragt und das Ergebnis am Ende kontrolliert.

Alle Tätigkeiten rund um die technische Verwaltung auf einen Blick:

  • regelmäßige Objektbegehung
  • Prüfung des Zustands der Wohnungen
  • Planung & Delegation von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Planung & Delegation von Modernisierungsmaßnahmen

Tipps für eine erfolgreiche Selbstverwaltung

Die Verwaltung einer Wohnung kommt also mit einer Vielzahl an Aufgaben und Verpflichtungen einher. Das mag so manchen Vermieter anfangs etwas abschrecken. Doch bringen Sie genügend Zeit und kaufmännisches Geschick mit, lässt sich auch die Verwaltung Ihrer Wohnung schnell erlernen. Möchten Sie Ihr Objekt also persönlich betreuen, ist es nicht nur ratsam, sich mit Ihren Verpflichtungen auseinanderzusetzen, sondern auch mit dem aktuellen Mietrecht, so wie dem örtlichen Mietspiegel. Warum? Dazu gleich mehr.

Vorab unsere Tipps für Selbstverwalter zusammengefasst:

  1. Schließen Sie im Vorfeld alle wichtigen Versicherungen ab
  2. Setzen Sie sich mit dem örtlichen Mietspiegel auseinander
  3. Machen Sie sich mit dem Mietrecht vertraut
  4. Verbessern Sie Ihr Verhandlungsgeschick

Schließen Sie wichtige Versicherungen ab

Unvorhersehbare Ereignisse, leichtsinnige Mieter oder Selbstverschulden durch Unwissenheit – Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum es jeder Zeit zu Schäden und Beeinträchtigungen an Ihrem Eigentum kommen kann. Mit den richtigen Versicherungen schützen Sie sich vor hohen finanziellen Verlusten und sichern während Ihrer Verwaltungstätigkeiten Ihre Liquidität ab.

Diese Versicherungen sollten vorab abgeschlossen werden:

Setzen Sie sich mit dem örtlichen Mietspiegel auseinander

Vielen unerfahrenen Vermietern fällt es am Anfang häufig schwer einen fairen und realistischen Mietpreis festzulegen. Aus diesem Grund gibt es den Mietspiegel. Er gibt Ihnen eine Idee über die orts- und marktüblichen Mieten. Erkundigen Sie sich außerdem vorab, ob in Ihrem Bundesland eine Mietpreisbremse besteht. Ist in Ihrem Bundesland die Mietpreisbremse vorhanden und liegt der Höhe der Miete über 10% über dem ortsüblichen Mietspiegel, darf der Mieter Ihrer Wohnung seine Miete senken.

Machen Sie sich mit dem Mietrecht vertraut

Müssen Sie Schönheitsreparaturen durchführen? Ist die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellt? Und darf Ihr Mieter einer Mieterhöhung widersprechen? Die meisten Antworten hierzu sind im deutschen Mietrecht zu finden. Werfen Sie also einen Blick in das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und machen Sie sich mit den Rechten und Pflichten von Mieter und Vermieter vertraut. Geregelt sind diese zwischen den Paragrafen 353 bis 580a BGB.

Rechte & Pflichten von Mieter und Vermieter finden Sie zwischen den Paragrafen 353 bis 580a BGB

Verbessern Sie Ihr Verhandlungsgeschick

Als Selbstverwalter ist es außerdem immer von Vorteil, wenn Sie über genügend Verhandlungsgeschick und Fingerspitzengefühl verfügen. Das hilft nicht nur bei den Besichtigungsterminen während der Mieterakquise, sondern auch bei der Pflege der aktuellen Mieterbeziehungen. Ein gutes Verhältnis zwischen Ihnen und den Bewohnern der Wohnung beugt sowohl Konflikte in Zukunft vor, als auch eine hohe Mieterfluktuation.

Deshalb sind neben Markt- und Fachkenntnissen auch gewisse Soft Skills von Vorteil:

  • schnellere Mieterakquise
  • bessere Beziehung zu den aktuellen Mietern
  • Vorbeugung von Mieterfluktuation

Fazit: Eigentumswohnung verwalten

Ob Selbstverwaltung oder professionelle rundum Betreuung durch einen qualifizierten Hausverwalter, die Verwaltung einer Wohnung ist aufwendig und sollte nicht unterschätzt werden. Schließlich muss das Objekt in einem funktionsfähigen Zustand gehalten, die Zahlungseingänge und -Ausgänge dokumentiert und die Mietverhältnisse gepflegt werden. Entscheiden Sie ich dazu auf die Expertise eines ausgebildeten Verwalters zu verzichten, sollten Sie sich vorab sowohl mit Ihren Pflichten als Mieter, als auch mit dem Mietrecht und dem örtlichen Mietspiegel auseinandersetzen. Das beugt zukünftige Fehler vor, erleichtert die Verwaltertätigkeit und sichert Ihre Liquidität.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: