WEG-Verwaltung: Aufgaben, Kosten & Vergleich

WEG-Verwaltung – Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um eine der vier Arten der Hausverwaltung. Hier wird das Gemeinschaftseigentum einer Wohneigentümergemeinschaft kaufmännisch, technisch und juristisch verwaltet. In unserem Ratgeber finden Sie alles, was Sie über die WEG-Verwaltung wissen müssen – von den Aufgaben eines WEG-Verwalters bis zu den monatlichen Kosten. Außerdem die Frage: Wann lohnt sich eine WEG-Verwaltung? Das und mehr hier.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Bei einer WEG-Verwaltung geht es um die Verwaltung des in § 1 WEG definierten Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Das Sondereigentum, also die Immobilien der einzelnen WEG-Mitglieder, wird nicht von der WEG-Verwaltung betreut, sondern bei Bedarf von der Sondereigentumsverwaltung.

Die WEG-Verwaltung ist nur für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG zuständig

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Wohnungseigentümergemeinschaft erklärt

Wohnungseigentümergemeinschaft – Definiert wird eine WEG als eine Gemeinschaft mehrerer Eigentümer, denen gemeinsam eine Wohnanlage gehört. WEG-Mitglieder können zum Beispiel Besitzer von Eigentumswohnungen in einem Mehrfamilienhaus sein oder auch Eigentümer kompletter Häuser auf größeren Wohnanlagen.

In anderen Worten: Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist jeder, der Teil-Besitzer einer Wohnanlage ist. Typisch ist, dass sowohl eine notarielle Teilungserklärung, als auch eine Gemeinschaftsordnung vorliegt und eine jährliche Eigentümerversammlung einberufen wird.

Pflichten der WEG – Das Wohnungseigentümergesetz definiert nicht nur, was als Gemeinschaftseigentum gilt und was nicht. Es erklärt auch zu welchen Aufgaben die WEG-Mitglieder gesetzlich verpflichtet sind. Dazu zählt zum Beispiel das Aufstellen der Hausordnung, sowie das Ansammeln angemessener Erhaltungsrücklagen.

Diese Pflichten der WEG sind gesetzlich vorgeschrieben:

  1. Aufstellung einer Hausordnung
  2. Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
  3. Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums
  4. Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage

Warum eine Hausverwaltung beauftragen? – Möchten die WEG-Mitglieder diese Aufgaben nicht selbst in Form einer Selbstverwaltung übernehmen, muss eine externe Hausverwaltung bestellt werden. Ein professioneller Verwalter entlastet somit die WEG, indem er sich um die komplette fachgerechte Betreuung der Liegenschaft kümmert.

Zu den genauen Aufgaben des WEG-Verwalters gleich mehr. Vorab klären wir die Frage: Was zählt zum Gemeinschaftseigentum? Und was ist der Unterschied zwischen einer WEG-Verwaltung und einer Sondereigentumsverwaltung?

Gemeinschaftseigentum erklärt

Der WEG-Verwalter ist also nur für das Verwalten des Gemeinschaftseigentums zuständig. Das ist so im § 20 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vorgeschrieben. Dazu zählen zum Beispiel die Außenanlagen, der Waschkeller und die Parkgarage. Die jeweiligen Eigentumswohnungen oder Häuser, die den einzelnen WEG-Mitgliedern gehören, fallen nicht in seinen Verantwortungsbereich. Soll auch das Eigentum Dritter verwaltet werden, ist hierfür eine Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) zu beauftragen.

Zum Gemeinschaftseigentum gehört folgendes:

Vergleich: WEG-Verwaltung & SE-Verwaltung

WEG-Verwaltung & SE-Verwaltung – Die WEG-Verwaltung ist nur für die fachgerechte Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer WEG zuständig. Befindet sich in der WEG vermietetes Sondereigentum, also sind zum Beispiel 50% der Wohnungen von ihren jeweiligen Eigentümern vermietet, dann kann zusätzlich zur WEG-Verwaltung eine Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) bestellt werden. Bei der SE-Verwaltung handelt es sich um eine Form der Mietverwaltung, nur eben bei vermieteten Objekten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Der Unterschied zusammengefasst:

Beispiel & Vergleich – Stellen wir uns ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Eigentumswohnungen vor. Eine der Wohnungen ist von seinem Eigentümer vermietet. Das WEG-Mitglied, dem die Wohnung gehört, wohnt weit weg und hat deshalb eine SE-Verwaltung für die Betreuung des Mietobjektes beauftragt. Ergo: Es wurde sowohl eine WEG-Verwaltung bestellt, als auch eine Sondereigentumsverwaltung. Die Pflichten des WEG Verwalters enden somit an den Eingangstür zur Wohnung. Für alles, was hinter dieser Tür geschieht, ist dann der SE-Verwalter zuständig. Die Pflichten des SE Verwalters beginnen also genau dort, wo die Pflichten des WEG Verwalters enden.

Kann der WEG-Verwalter auch Sondereigentum verwalten? Manche WEG-Verwaltungen bieten an, sowohl das Gemeinschaftseigentum zu betreuen, als auch das Sondereigentum. Die Sondereigentumsverwaltung und WEG-Verwaltung können also gleich sein. Es steht den Eigentümern aber auch offen, hierfür unterschiedliche Unternehmen oder Verwalter zu beauftragen, die sich dann in ihrer Arbeit ergänzen.

WEG-Verwaltung beauftragen oder Selbstverwaltung?

Nun stellt sich die Frage: Kann sich eine WEG selbst verwalten?

Vorteile der WEG-Verwaltung – Die Verwaltung einer WEG ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch kostenintensiv. Hier ist Organisationstalent und Zeit Management gefragt, sowie entsprechendes Know-How über Buchhaltung und Immobilienmanagement. Zusätzliche Kenntnisse über die aktuelle Gesetzgebung sind außerdem hilfreich. Ein qualifizierter Hausverwalter bringt nicht nur jahrelange Erfahrung, sondern auch jede Menge Expertise und Fachwissen mit, über das die meisten WEG-Mitglieder nicht verfügen. Somit ist die fachgerechte rundum Betreuung Ihrer Liegenschaft mit dem richtigen Hausverwalter an Ihrer Seite gewährleistet.

Selbstverwaltung – Gesetzlich ist die Entscheidung, ob Sie eine professionelle Hausverwaltung beauftragen wollen, frei Ihnen überlassen. So lange Sie Ihren WEG Pflichten nachkommen, können Sie auch einen internen Verwalter aus eigenen Reihen bestellen. Das empfiehlt sich jedoch nur bei kleinen WEGs mit modernen Wohnanlagen, da sich der Verwaltungsaufwand hierfür in Grenzen hält.

Sowohl interne, als auch externe Verwaltung möglich

Lesen Sie hier mehr: WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung?

Aufgaben & Pflichten der WEG-Verwaltung

Sie möchten die Verwaltung Ihrer WEG in professionelle Hände geben? Oder haben Sie sich dazu entschlossen, Ihre WEG selbst zu verwalten?

Gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben des Verwalters – Die Pflichten eines WEG-Verwalters sind nach §§ 27, 28 WEG definiert und sind der Teilungserklärung und (falls vorhanden) dem aufgesetzten Verwaltervertrag zu entnehmen.

Zu den gesetzlichen Pflichten des Verwalters gehören:

  1. Aufstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans
  2. Aufstellung einer Jahresabrechnung
  3. Erstellung eines Vermögensberichts 
  4. Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung 

Zusätzliche Aufgaben des Verwalters – In der Praxis sind für die vollständige Verwaltung einer WEG jedoch noch weitaus mehr Aufgaben notwendig. Der WEG Verwalter muss sich regelmäßig ein persönliches Bild über den Zustand der Immobilie machen, Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen koordinieren und an die jeweiligen Dienstleister delegieren.

Die Hausverwaltung einer WEG umfasst also folgende Tätigkeitsfelder:

Zu den genauen Kosten der unterschiedlichen Dienstleistungen gleich mehr.

Vorab schauen wir uns die einzelnen Verpflichtungen eines WEG-Verwalters genauer an:

Kaufmännische Verwaltung: Finanzplanung & Buchhaltung

Buchhaltung & Jahresabrechnung – Der WEG-Verwalter weiß stets über die eingehenden und ausgehenden Überweisungen auf das Konto der WEG Bescheid und bereitet die Jahresabrechnung vor. Er hat dabei alles im Blick, von der Bezahlung von Hausmeister, Elektriker und Handwerker bis zu den Wirtschafts- und Finanzplänen der WEG.

Diese Aufgaben gehören zur kaufmännischen Verwaltung:

  • Erstellung des Wirtschaftsplans
  • Führung der Bankkonten der WEG
  • Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen der WEG
  • Aufbereitung der Jahresabrechnung

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Objektbegehung – Wie ist der Zustand der Fassade? Funktioniert die Heizung ordentlich? Und wie sehen Garage, Garten und Flur aus? Um diese Fragen zu beantworten, führt ein WEG-Verwalter regelmäßige Objektbegehungen durch und protokolliert diese.

Umbaumaßnahmen – Dabei werden sowohl Modernisierungs- als auch Instandhaltungsmaßnahmen veranlasst, die verantwortlichen Dienstleister kontaktiert und die WEG bei auffallenden Mängeln umgehend berechtigt.

Der technische Aufgabenbereich zusammengefasst:

  • Begehung & Begutachtung des Gemeinschaftseigentums
  • Veranlassung und Umsetzung von Umbaumaßnahmen
  • Wahrung von Verkehrssicherungspflichten

Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung

Gerichtliche Auseinandersetzungen – Das Gemeinschaftseigentum wird vom Verwalter auch juristisch betreut. Bei Streitigkeiten und Gerichtsprozessen beauftragt er den Fachanwalt und vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft vor Gericht.

Vertragsabschlüsse & Versammlungen – Verträge mit Dienstleistern, wie Handwerker, Hausmeister & Co. werden im Namen der WEG unterzeichnet. Auch die jährliche Wohnungseigentümerversammlung findet unter seiner Aufsicht statt.

Das umfasst die rechtliche Betreuung des Gemeinschaftseigentums:

Der Hausverwalter vertritt die WEG vor Gericht und ist für die Recherche und Mandatierung geeigneter Fachanwälte zuständig.

Handschlag: Finanzierung für Wohnung als Kapitalanlage (Berlin, Beispiel)

Kosten & Preise einer WEG-Verwaltung

Oben hatten wir bereits die einzelnen Aufgaben eines WEG-Verwalters vorgestellt. Dabei stellten wir fest: Einige der Pflichten des Verwalters sind zwar gesetzlich im WEG verankert, viele der anderen Tätigkeiten, die ebenfalls für die fachgerechte Betreuung Ihrer Liegenschaft nötig sind, jedoch nicht. Das führt zu einer der wohl wichtigsten Fragen einer jeden WEG:

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Die genauen Verwaltungskosten lassen sich pauschal nicht sagen. Denn die Preise werden von den jeweiligen Hausverwaltungen individuell festgelegt und sind von mehreren Faktoren abhängig.

Prinzipiell werden die Gebühren für den WEG-Verwalter pro Monat und pro Einheit abgerechnet.

Kostenberechnung: Pro Einheit / Pro Monat

Höhe der Kosten einer WEG-Verwaltung

Monatliche Höhe der Kosten – Grundsätzlich können Sie bei einer WEG-Verwaltung monatlich mit 18 bis 30 Euro pro Einheit rechnen. Außerdem: Je mehr Einheiten die Wohneigentumsanlage besitzt, um so günstiger wird es. So zahlen größere WEGs im Durschnitt fast 4,50 Euro weniger pro Einheit als kleine WEGs.

Die Kosten einer WEG-Verwaltung zusammengefasst:

  • Monatlich 18 – bis 30 Euro pro Einheit
  • Große WEGs sind pro Einheit 4,50 Euro günstiger im Monat

Pauschalbetrag & Grundvergütung – Das klingt auf den ersten Blick ziemlich günstig im Vergleich dazu, was der WEG-Verwalter so alles leisten muss. Und tatsächlich sind nicht immer alle Pflichten des Verwalters in seiner monatlichen Vergütung inbegriffen. Unterschieden wird nämlich zwischen einem monatlichen Pauschalbetrag und einer monatlichen Grundvergütung zuzüglich Sonderhonorar.

Schauen wir uns die beiden Kostenmodelle hier genauer an:

Monatlicher Pauschalbetrag inklusive aller Tätigkeiten

Einige Hausverwaltungen berechnen eine Monatspauschale in der alle Tätigkeiten inbegriffen sind – von den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten bis hin zu aufwendigen Zusatzleistungen, wie zum Beispiel die Einberufung einer weiteren Eigentümerversammlung oder die zusätzliche Objektbegehung kurz vor Winterbeginn.

Monatliche Grundvergütung & Sonderhonorar

Es gibt aber auch WEG-Verwaltungen, die zwischen ihren gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten und weiteren Zusatzleistungen unterscheiden. In so einem Fall wird sowohl eine pauschale Grundvergütung, als auch eine Sondervergütung verrechnet.

Grundvergütung – Als erstes stellt die Hausverwaltung also nur eine Grundvergütung in Rechnung. Das ist eine monatliche Pauschale, die alle im WEG definierten Aufgaben des Verwalters abdeckt.

In der Grundvergütung enthalten sind folgende Leistungen:

  1. Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
  2. Erstellung des Wirtschaftsplans
  3. Erstellung der Jahresabrechnung
  4. Buchführung
  5. Führung der Beschlusssammlung
  6. Erstellung des Vermögensberichts

Sonderhonorar – Alle weiteren Tätigkeiten werden somit als Zusatzleistung definiert und mit einem zusätzlichen Sonderhonorar berechnet. Die Höhe hiervon hängt von den getätigten Aufgaben und dem damit verbunden Verwaltungsaufwand ab.

Beispiele für Zusatzleistungen einer WEG-Verwaltung sind:

  • Einberufung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
  • Meldung & Regulierung von Versicherungsschäden
  • Organisation großer Umbaumaßnahmen
  • Lohnabrechnungen der einzelnen Angestellten der WEG

Vergleich: Pauschalbetrag & Grundvergütung

Ob Pauschalbetrag, der alle Tätigkeiten der Hausverwaltung abdeckt, oder Grundvergütung mit zusätzlichem Sonderhonorar, ist von Hausverwaltung zu Hausverwaltung unterschiedlich. Die genauen Details hierzu sollten Sie vor dem Unterzeichnen des Verwaltervertrags mit der Hausverwaltung absprechen und ergänzend vertraglich festhalten.

Kriterien: Monatliche Verwaltungskosten berechnen

Was beeinflusst die Höhe der Verwaltungskosten?

Anzahl der Einheiten – Wie bereits erwähnt, beeinflusst die Anzahl der Einheiten die monatlichen Gebühren für die Hausverwaltung. Wir erinnern uns: Berechnet wird pro Monat und pro Einheit, wobei größere WEGs im Schnitt weniger pro Einheit bezahlen, als kleine WEGs.

Klientel der Bewohner – Auch der Zustand der Liegenschaft und das Klientel der Bewohner beeinflusst den Verwaltungsaufwand und somit die Kosten. Die Verwaltung einer Immobilie in der alle Bewohner harmonisch miteinander zusammenleben ist günstiger, als die Betreuung eines Miethauses mit verdreckten Fluren, aufmüpfigen Bewohnern und regelmäßigen Auseinandersetzungen bei Nacht.

Auf diesen Kriterien basiert die Höhe der Kosten:

  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • Marktlage
  • Klientel der Bewohner

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: