Verwaltungskosten auf Mieter umlegen: Tipps – Steuererklärung, Nettokaltmiete & Co.

Verwaltungskosten auf Mieter umlegen – Sie haben eine professionelle Hausverwaltung bestellt und fragen sich nun, ob Sie die Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen können? Oder haben Sie erst kürzlich ein Mietobjekt als Kapitalanlage geerbt und fragen sich nun, wie Sie trotz vorhandener Mietverwaltung Ihre Liquidität verbessern können? Bekanntlich wirken sich die Verwaltungskosten einer Liegenschaft zwar negativ auf deren Rendite aus, doch mit einigen Tipps und Tricks können Sie die Betriebskostenverordnung umgehen und sich über verbesserte Liquidität freuen. Wir zeigen Ihnen hier, wie’s geht.

Kosten der Hausverwaltung im Überblick

Mieterakquise, Buchhaltung & Reparaturen – Ein professioneller Hausverwalter entlastet den Vermieter und steht ihm mit seiner jahrelangen Erfahrung und Expertise stets bei Seite. Doch guter Rat ist bekanntlich teuer. Nicht umsonst gelten Verwaltungskosten als Renditekiller. Je nach Zustand der Immobilie und Verwaltungsaufwand können die monatlichen Verwaltergebühren zwischen 20 und 30 Euro im Monat betragen. Vor allem die Verwaltung von Sondereigentum kommt in der Regel mit höheren Kosten einher, als die Verwaltung einzelner Mietobjekte.

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Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen

Auch wenn das auf den ersten Blick nach nicht viel Geld erscheint, können je nach Vereinbarung noch mehr Kosten in Form von Sonderhonoraren dazu kommen, zum Beispiel wenn juristischer Beistand nötig ist oder eine Neuvermietung ansteht und hierfür ein Exposé erstellt und Besichtigungen durchgeführt werden müssen.

Verständlicherweise stellen sich da viele Vermieter die Frage:

Kann man die Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen?

Gesetzliche Grundlage: Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Eine Antwort darauf liefert die deutsche Rechtsprechung, genauer gesagt: Die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV. So zählen Verwaltungskosten als laufende, regelmäßige und wiederkehrende Kosten der Liegenschaft zwar zu den Betriebskosten der Immobilie, sie sind jedoch nicht auf den Mieter umlegbar.

Zur Erinnerung ein Überblick über die nicht umlagefähigen Betriebskosten:

  • Kosten für die Hausverwaltung
  • Zinsen für Kredite oder Erbbauzinsen
  • Anteilige Kosten der Hausmeistertätigkeit
  • Erstellungskosten für Abrechnungen
  • Anwaltskosten, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung
  • Bankgebühren
  • Portokosten
  • Aufwendungen für Büromaterial und Einrichtung
  • Nutzerwechselgebühr

Als Vermieter müssen Sie somit jegliche Kosten für die Verwaltung Ihres Objekts selbst bezahlen. Sie dürfen die Verwaltungskosten also nicht über die Betriebskostenabrechnung mit dem Mieter abrechnen.

Es gibt jedoch einige Tipps mit denen sich das umgehen lässt:

Tipp 1: Verwaltungskosten als Teil der Nettomiete

Anstatt die Kosten unrechtsmäßig als Betriebskosten zu deklarieren und auf den Mieter umzulegen, ist es Ihnen erlaubt sie stattdessen als Teil der Nettokaltmiete auszuweisen. Verwaltungskosten in Form eines solchen ‚zusätzlichen Mietbestandteils‘ sehen die Gerichte durchaus als zulässig an. Außerdem müssen Sie die Verwaltungskosten dann auch nicht in der jährlichen Betriebskostenabrechnung abrechnen, da der Mieter die Verwaltungspauschale als zusätzlichen Mietbestandteil zu zahlen hat.

Wichtig: Achten Sie in diesem Fall auf die Formulierungen im Mietvertrag. Die Verwaltungskosten dürfen hier nämlich nicht als gesonderte Verwaltungspauschale zusätzlich zur Nettokaltmiete ausgewiesen werden, sondern – wie bereits erwähnt – als Bestandteil der vereinbarten Nettokaltmiete. Das entschied der Bundesgerichtshof mit einem Urteil vom 19. Dezember 2018 (VIII ZR 254/17). Vergessen Sie zudem nicht, dass steigende Verwaltungskosten kein Grund für eine Mieterhöhung sind.

Es steht Ihnen als Vermieter aber auch zu, die Verwaltungskosten als zusätzlichen Mietbestandteil im Mietvertrag erst gar nicht zu erwähnen, da schon kleinste Formulierungsfehler im Mietvertrag dazu führen können, dass die Verwaltungskosten nicht als Teil der Nettokaltmiete betrachtet werden.

Zusammengefasst:

  • Verwaltungskosten als Teil der Nettokaltmiete einkalkulieren
  • werden dann nicht in der jährlichen Betriebskostenabrechnung abgerechnet
  • Verwaltungskosten sind kein Grund für eine Mieterhöhung
  • Vorsicht bei Formulierungen im Mietvertrag

Tipp 2: Verwaltungskosten als Werbungskosten

Als Vermieter haben Sie außerdem die Möglichkeit die entstandenen Verwaltungskosten Ihres Objekts als Werbungskosten in der Steuererklärung zu deklarieren. Dadurch wird der Gewinn Ihrer Einnahmen geschmälert und die Steuerlast darf gesenkt werden.

Fazit: So können Verwaltungskosten auf den Mieter umgelegt werden

Da Verwaltungskosten zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten Ihrer Immobilie gehören, dürfen diese auch nicht auf den Mieter umgelegt werden. Doch anstatt die Gebühren für die Verwaltung Ihrer Immobilie alleine zu tragen, steht es Ihnen offen die Verwaltungskosten als Teil der Nettokaltmiete mit einzukalkulieren. Eine gesondert ausgewiesen Verwaltungspauschale zusätzlich zur Nettokaltmiete ist hingegen gesetzlich unzulässig. Eine weitere Alternative ist, dass Sie die Verwaltungskosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Das sinkt die Steuerlast und wirkt sich positiv auf Ihre Liquidität aus.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

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