Hausverwaltung Vertrag: Inhalt, Dauer & Form des Verwaltervertrags

Hausverwaltung Vertrag – Entscheiden Sie sich als Eigentümer dazu Ihre Immobilie durch eine Hausverwaltung bewirtschaften zu lassen, sollten Sie unbedingt einen schriftlichen Vertrag abschließen. Doch was genau sollte im Verwaltervertrag drinstehen? Wie lange ist er gültig und wie müssen individuelle Vereinbarungen festgehalten werden? Erfahren Sie hier alles, was Sie über den Verwaltervertrag wissen müssen.

Was ist der Verwaltervertrag?

Beim Verwaltervertrag handelt es sich um einen Vertrag zwischen dem Hausverwalter und dem Eigentümer des zu verwaltenden Objekts bzw. der Wohnungseigentümergemeinschaft. Für ein reibungsloses Funktionieren der Verwaltung Ihrer Liegenschaft ist ein klar definierter und schriftlicher Verwaltervertrag unerlässlich, der er alle wichtigen Informationen bezüglich der ordnungsgemäßen Verwaltung des Objekts beinhaltet und Sie als Eigentümer vor Verlusten schützt und Ihre finanziellen und wirtschaftlichen Interessen sichert.

Inhalt: Aufgaben, Dauer, Haftung & Co.

Um eine konfliktfreie Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Eigentümer und dem Hausverwalter zu gewährleisten, sollte der Vertrag also alle Details rund um die Betreuung des Objekts beinhalten. Dazu gehört nicht nur die Anschrift des Objekts und der Vertragsparteien, sondern auch genaue Angaben zu den Pflichten und Rechten des Verwalters, der Dauer des Vertrags, sowie den Kündigungsmodalitäten.

Im Verwaltervertrag sollten zu den folgenden Punkten Regelungen und Vereinbarungen festgehalten werden:

  • Anschrift des Objekts
  • Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien
  • Aufgaben und Pflichten des Hausverwalters
  • Beginn und Dauer des Verwaltervertrags
  • Kündigungsmodalitäten
  • Vermögen des Eigentümers / der Gemeinschaft
  • Vergütung des Verwalters
  • Haftung des Verwalters
  • Gerichtsstand

Schauen wir uns die einzelnen Punkte nun etwas genauer an.

Anschrift des Objekts & der Vertragsparteien

Wie bei jedem Vertrag sind auch hier sowohl die Vertragsparteien genau zu benennen, als auch der Vertragsgegenstand. Hierfür muss die Anschrift des Objekts hinzugefügt werden, so wie die Anschrift der beauftragten Hausverwaltung und die Anschrift des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft.

Aufgaben und Pflichten des Verwalters

WEG-Verwaltung – Außerdem sollten Sie im Verwaltervertrag unbedingt die genauen Aufgaben und Pflichten des Hausverwalters definieren. Das gestaltet sich bei der WEG-Verwaltung relativ einfach, da die Tätigkeiten des WEG-Verwalters in §§ 27 und 28 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) gesetzlich verankert sind. Neben den im WEG festgelegten Aufgaben der WEG-Verwaltung, sollten Sie auch alle weiteren Verpflichtungen benennen, damit es später nicht zu Missverständnissen kommt.

Tipp: Erfahrungsgemäß kommt es vor allem bezüglich der regelmäßigen Begehung des Objekts öfter zu Streitigkeiten zwischen Verwaltung und Eigentümern. Nehmen Sie die Pflicht zur regelmäßigen Objektbegehung also unbedingt in den Verwaltervertrag mit auf und notieren Sie welche Bereiche wie oft und in welchen Zeiträumen zu begehen sind.

Mietverwaltung – Im Bezug auf die Verpflichtungen eines Mietverwalters gibt es von Seiten der deutschen Gesetzgebung keine Vorschriften. Daher ist es umso wichtiger auch hier die genauen Aufgaben und Pflichten des Mietverwalters vertraglich aufzunehmen.

Zusammengefasst:

  • WEG-Verwaltung: Gesetzliche Verpflichtungen vorhanden
  • Mietverwaltung: Gesetzliche Verpflichtungen nicht vorhanden
  • In beiden Fällen: Alle Aufgaben unbedingt schriftlich im Vertrag festhalten
  • Tipp: Bezüglich der Objektbegehung die Bereiche & den Zeitraum notieren

Alles Wichtige zu den Aufgaben und Pflichten des Hausverwalters finden Sie hier:

Dauer des Verwaltervertrags

WEG-Verwaltung – Neben den Aufgaben hängt auch die Dauer des Verwaltervertrags von der Verwaltungsart ab. Da Verwalterbestellung und Verwaltervertrag als zwei eigenständige Rechtsakte zu betrachten sind, beginnt der Verwaltervertrag einer WEG-Verwaltung in der Regel mit der Bestellung des WEG-Verwalters. Bei kürzlich entstandenen Wohnungseigentümergemeinschaften darf der Verwaltervertrag höchstens drei Jahre betragen, bei bereits bestehenden WEGs ist eine maximale Vertragsdauer von fünf Jahren zulässig.

Mietverwaltung – Bei Mietverwaltungen erstrecken sich die meisten Verwalterverträge auf ein Jahr, wobei sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr verlängert, wenn er nicht drei Monate vor dessen Ablauf gekündigt wird. Achten Sie bei Vertragsabschluss also unbedingt darauf, ob eine Verlängerungsklausel vorhanden ist oder nicht.

Das Wichtigste zur Dauer des Verwaltervertrags auf einen Blick:

  • WEG-Verwaltung: maximale Dauer 3 bis 5 Jahre
  • Mietverwaltung: Dauer von einem Jahr inklusive Verlängerungsklausel

Kündigungsmodalitäten

Ob WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung – Auch die Kündigungsmodalitäten sollten auf keinen Fall im Vertrag vergessen werden. So sollte im Verwaltervertrag ebenfalls stehen wann und wie sowohl eine vorzeitige Abberufung und fristlose Kündigung möglich ist, als auch eine fristgemäße Kündigung des Hausverwalters.

Unter welchen Umständen eine außerordentliche Kündigung des Hausverwalters möglich ist und welche Umstände für eine ordentliche, fristgemäße Kündigung sprechen, das erfahren Sie hier:

Vermögen des Eigentümers / der Gemeinschaft

Da der Verwalter dazu verpflichtet ist, die Aufbewahrung von Privatgeldern und Fremdgeldern zu trennen, sollten im Verwaltervertrag außerdem alle offenen Fremdkonten aufgelistet werden.

WEG-Verwaltung – Bezüglich der WEG-Verwaltung sollte zudem vertraglich darauf hingewiesen werden, dass nicht der Verwalter über die Gelder für die Instandhaltungsrücklage entscheidet, sondern die Eigentümergemeinschaft. Außerdem sollte klar definiert wann der WEG-Verwalter frei über eine gewisse Höhe des Vermögens bestimmten darf und wann eine Zustimmung der WEG nötig ist, etwa bei der Vergabe von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen.

Mietverwaltung – Bei der Mietverwaltung sollte der Verwaltervertrag regeln, ob der Verwalter monatlich, quartalmäßig oder halbjährlich gegenüber dem Eigentümer zur Abrechnung verpflichtet ist.

Vergütung des Verwalters

Einer der wichtigsten Punkte im Verwaltervertrag ist außerdem die Höhe der Verwaltergebühr. Meistens wird die Höhe der Verwaltungskosten nach der Anzahl der Wohnungen bemessen und monatlich abgerechnet.

Grundvergütung & Sonderhonorar – Die meisten Hausverwalter rechnen ihre regulären Leistungen mit einer monatlichen Grundvergütung ab und lassen sich alle weiteren Tätigkeiten als Sonderleistungen mit einem zusätzlichen Honorar vergüten. Ist das auch bei Ihnen der Fall, sollten Sie im Verwaltervertrag unbedingt festhalten, welche Leistungen von der monatlichen Grundvergütung abgedeckt sind und was zusätzlich bezahlt werden muss. Auch die Höhe des Sonderhonorars sollten Sie vertraglich festhalten, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Monatliche Pauschalvergütung – Es gibt jedoch auch einige Hausverwalter, die eine monatliche Pauschale veranschlagen, die alle Tätigkeiten und Verpflichtungen abdeckt. Auch bei diesem Kostenmodell sollten Sie die genaue Vergütung im Verwaltervertrag notieren.

Prinzipiell wird zwischen zwei unterschiedlichen Kostenmodellen unterschieden:

  1. Grundvergütung mit zusätzlichem Sonderhonorar
  2. Pauschalvergütung ohne zusätzliches Sonderhonorar

Alles weitere zu den Verwaltungskosten finden Sie hier:

Haftung & Versicherungspflicht

Letztlich sollten auch alle wichtigen Details rund um das Thema Haftung im Verwaltervertrag dokumentiert werden. Da der Hausverwalter auch für die Betreuung großer Vermögenswerte verantwortlich ist, sollte er über eine Vermögenshaftpflichtversicherung verfügen und vertraglich dazu verpflichtet werden, diese auch nachzuweisen.

Form des Verwaltervertrags: Tipps

Neben dem Inhalt spielt auch die Form eine wichtige Rolle bei der Erstellung des Verwaltervertrags. Rechtlich betrachtet fällt der Verwaltervertrag nämlich in die Kategorie der entgeltlichen Geschäftsbesorgungsaufträge.

Aktuelle Rechtsprechung: Freie Vertragsgestaltung erlaubt

Gesetzlich gibt es was das angeht keine offiziellen Regelungen und Vorschriften. Das bedeutet, dass die Hausverwaltung und Sie als Vertragspartner in der Gestaltung des Verwaltervertrags grundsätzlich frei sind. Dennoch sollten Sie sich von Anfang an niemals auf mündliche Vereinbarungen verlassen und alles sorgfältig in einem schriftlichen Vertrag festhalten.

Tipp: Bei der Verwalterbestellung immer einen schriftlichen Vertrag abschließen

Vertragsmuster & Vorlagen überprüfen

Die meisten Hausverwalter haben bereits eigene Muster und Vorlagen ihrer Verträge. Lassen Sie sich diese vorab schicken und werfen Sie gegeben falls mit einem Notar oder Anwalt einen gemeinsamen Blick darauf. So können Sie sich vergewissern, dass der Vertrag den gesetzlichen Vorschriften entspricht und alles wichtigen Informationen bezüglich Haftung, Vergütung & Co. vorhanden sind.

Individuelle Vereinbarungen festhalten

Individuelle Vereinbarungen, die den gesetzlichen Vorschriften widersprechen, können durchaus rechtssicher getroffen werden, so lange diese unter bestimmten Bedingungen festgehalten werden. So müssen diese gesondert und handschriftlich unter der Überschrift „Individuelle Vereinbarungen“ aufgeführt werden und von beiden Parteien extra unterzeichnet werden.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: