WEG-Verwaltung wechseln: Vorbereitung, Ablauf & rechtliche Voraussetzungen des Verwalterwechsels

WEG-Verwaltung wechseln – Sind Sie mit dem WEG-Verwalter schlichtweg unzufrieden oder liegen sogar schwerwiegende Vertragsverletzungen vor? Ein Wechsel der WEG-Verwaltung mag anfangs nach sehr viel bürokratischem Aufwand aussehen, doch beachten Sie alle wichtigen Regelungen rund um Kündigung und Neubestellung steht einem zügigen und reibungslosen Verwalterwechsel nichts mehr im Weg. Erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen, von den wichtigsten Schritten der Vorbereitung über die Kündigungsfrist bis zum finalen Unterzeichnen des neuen Verwaltervertrags.

Ablauf: Wie wird eine WEG Verwaltung gewechselt?

Schlechte Kommunikation, fehlende Transparenz oder Vernachlässigung der Pflichten – Es gibt eine Menge Gründe, die für einen Wechsel der WEG-Verwaltung sprechen. Sowohl die Abberufung des amtierenden WEG-Verwalters, als auch die Neubestellung einer neuen WEG-Verwaltung sind an gesetzliche Vorschriften und Regelungen gebunden.

WEG Verwaltung wechseln: Alles Wichtige im Überblick

Um die WEG Verwaltung zu wechseln, müssen Sie die amtierende Verwaltung zu erst abberufen und dann einen neuen WEG Verwalter beauftragen. Hierfür müssen Sie mehrere Angebote einholen, eine Eigentümerversammlung einberufen und sowohl über die Kündigung, als auch Neubestellung demokratisch abstimmen.

WEG-Verwaltung wechseln – Checkliste:

  1. Angebote mehrerer WEG-Verwaltungen einholen
  2. Angebote an die Wohnungseigentümer verschicken
  3. Eigentümerversammlung einberufen
  4. Tagesordnungspunkte festlegen
  5. Über die Abberufung des WEG-Verwalters abstimmen
  6. Über die Neubestellung einer neuen WEG-Verwaltung abstimmen
  7. Ergebnisse in Beschlussfassung notieren
  8. Verwaltervertrag schriftlich kündigen
  9. Verwaltervertrag mit der neuen Verwaltung unterzeichnen

Hier der komplette Ablauf des Verwalterwechsels erklärt:

Vergleichsangebote einholen & vorlegen

Angebote einholen – Ein Verwalterwechsel kommt stets mit der Neubestellung einer neuen WEG-Verwaltung einher. Ausnahme: Sie entscheiden sich dafür die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums als WEG selbst zu übernehmen. Möchten Sie jedoch eine externe Hausverwaltung beauftragen, müssen Sie vorab einige Angebote unterschiedlicher WEG-Verwalter einholen.

Rechtliche Grundlage – Diese Angebote müssen spätestens zwei Wochen vor der Beschlussfassung über die Neubestellung den Wohnungseigentümern vorliegen, vgl. BGH, Urteil v. 24.1.2020, V ZR 110/19. So haben die WEG-Mitglieder genügend Zeit, um sich über die jeweiligen Bewerber zu informieren und die Angebote zu vergleichen. Wird die Eigentümerschaft zu spät von den Bewerben informiert, handelt es sich um eine nicht ordnungsgemäße Verwalterbestellung und es besteht die Gefahr der späteren gerichtlichen Anfechtung von Seiten eines Miteigentümers.

Spätestens zwei Wochen vor Verwalterwahl müssen den Wohnungseigentümern Vergleichsangebote vorliegen

Tipp: Für die Verwaltersuche muss nicht zwangsweise nur der Verwaltungsbeirat verantwortlich sein. Je nach Absprache steht es auch einzelnen Wohnungseigentümern offen, sich individuell auf die Verwaltersuche zu begeben und Vergleichsangebote einzuholen.

Eigentümerversammlung einberufen

Einladung & Angebote verschicken – In einer Wohnungseigentümergemeinschaft dürfen keine Entscheidungen im Alleingang getroffen werden. Deshalb muss im nächsten Schritt eine Eigentümerversammlung einberufen werden, damit sich die alle WEG-Mitglieder treffen und über den Wechsel abstimmen können. Meistens wird die Einladung zur Eigentümerversammlung gemeinsam mit den Angeboten an alle WEG-Mitglieder geschickt.

Die ersten Schritte des Verwalterwechsels zusammengefasst:

  • Einholung mehrerer Angebote unterschiedlicher Hausverwaltungen
  • Versenden der Einladung zur (außergewöhnlichen) Eigentümerversammlung
  • Versenden der Angebote

Beschlusspunkte aufnehmen

Tagesordnungspunkte festlegen – Im nächsten Schritt unterrichten Sie Ihren amtierenden WEG-Verwalter darüber, dass mehrere Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung festgelegt werden müssen.

Abberufung & Vertrag – Bevor Sie für eine neue WEG-Verwaltung abstimmen können, müssen Sie sich zuerst auf die Kündigung der aktuellen WEG-Verwaltung einigen. Wie bei der Verwalterbestellung, müssen auch für die Kündigung zwei Tagespunkte aufgenommen werden. Schließlich handelt es sich hier um zwei separate Prozesse: 1) Die Abbestellung des Verwalters auf organschaftlicher Ebene und 2) die Beendigung des Verwaltervertrags auf schuldrechtlicher Ebene.

Neubestellung & Vertrag – Im Anschluss müssen auch für die Neubestellung zwei Tagesordnungspunkte festgelegt werden: Die Beauftragung einer neuen WEG-Verwaltung und das Unterzeichnen des Vertrags.

Für einen Verwalterwechsel müssen folgende Tagesordnungspunkte auf die Liste:

  1. Abberufung der aktuellen WEG-Verwaltung
  2. Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages mit der WEG-Verwaltung
  3. Bestellung einer neuen WEG-Verwaltung
  4. Abschluss eines Verwaltervertrags mit der neuen WEG-Verwaltung

Der wichtigste Schritt – die Eigentümerversammlung:

Eigentümerversammlung abhalten

Hat sich die Wohnungseigentümergemeinschaft gemeinsam mit dem WEG-Verwalter und dem Verwaltungsbeirat zu einer Versammlung zusammengefunden, wird über die einzelnen Tagesordnungspunkte, wie die Abberufung des amtierenden Verwalters und der Bestellung eines neuen Verwalters abgestimmt.

Abstimmung und Mehrheitsbeschluss

Mehrheitsbeschluss – Normalerweise genügt für die Beschlussfassung die einfache Mehrheit. Rechtliche Grundlage hierfür ist § 26 Abs. 1 Satz Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Ein Mehrheitsbeschluss kommt dann zustande, wenn mehr Ja-Stimmen als Nein-Stimmen vorhanden sind.

Stimmrechtsprinzip – Damit es bei den Abstimmungen nicht zu Unstimmigkeiten kommt, ist das Stimmrechtsprinzip einer jeden WEG ihrer Gemeinschaftsordnung zu entnehmen. Ist dort keine Regelung zu finden, dann müssen die Stimmen nach dem Kopfstimmrecht gezählt werden, vgl. § 25 Abs. 2 WEG. Je nach Gemeinschaftsordnung, kann aber auch das Wertstimmrecht oder Objektstimmrecht greifen.

Stichwahl und Minderheitenbeschluss

Bei der Neubestellung kann es vorkommen, dass keiner der Bewerber die eindeutige Mehrheit erreicht. In so einem Fall erfolgt dann die Stichwahl. Ausnahme: Wurde vor der Abstimmung der Minderheitsbeschluss gefasst, gilt der Kandidat mit den meisten Stimmen als gewählt. Müssen sich die WEG-Mitglieder zwischen nur zwei Bewerbern entscheiden, dann genügt die relative Mehrheit.

Zusammengefasst:

  • Einfache Mehrheit genügt für die Beschlussfassung
  • Stimmrechtprinzip ist der Gemeinschaftsordnung zu entnehmen
  • Bei Neubestellung kann es zur Stichwahl kommen

Verwalter abberufen & Verwaltervertrag kündigen

Sowohl die Abberufung der WEG-Verwaltung, als auch die Kündigung des Verwaltervertrags steht fest? Dann wird das Ergebnis in der Beschlussfassung festgehalten und eine schriftliche Kündigung des Verwaltervertrags erstellt.

Wichtig: Auch wenn der WEG-Verwalter bei der Eigentümerversammlung anwesend ist, muss ihm eine Kündigung schriftlich vorgelegt werden.

Neue Verwaltung bestellen & Verwaltervertrag unterzeichnen

Aufsetzen des Verwaltervertrags – Wurde die neue Hausverwaltung per Mehrheitsbeschluss bestellt und ein passender Bewerber ausgewählt, muss nur noch der Verwaltervertrag aufgesetzt und unterzeichnet werden. Viele Hausverwaltungen besitzen hierfür bereits eine Vorlage.

Unterzeichnen des Verwaltervertrags – Nach dem Aufsetzen und Sichten der neuen Vertrags, muss dieser in einem finalen Schritt nur noch unterzeichnet werden. Meistens sind hierfür lediglich die Unterschriften des Verwaltungsbeirats nötig. Alternativ steht den WEG-Mitgliedern natürlich auch die Option offen, dass jeder einzelne Wohnungseigentümer unterschreibt.

Hier erfahren Sie alles, was Sie über den Verwaltervertrag wissen müssen:

Auch bei der Bestellung einer neuen WEG Verwaltung sollten Sie den Verwaltervertrag vor Abschluss genaustens unter die Lupe nehmen und gegebenenfalls nochmal ändern lassen.

Vertragsunterzeichnung Kaufvertrag: Unterschrift auf Papier

Photo: UNIKYLUCKK / shutterstock.com

Der Verwalterwechsel ist somit ordnungsgemäß abgeschlossen. Wann die neue WEG-Verwaltung mit ihrer Tätigkeit beginnen kann, das hängt von der Kündigungsfrist Ihrer amtierenden Hausverwaltung ab. Mehr dazu hier:

WEG Verwalter abbestellen: Kündigungsfrist beachten

Zu hohe Verwaltungskosten, Veruntreuung von Geldern, Meinungsverschiedenheiten – Es steht der WEG zwar gesetzlich zu, ihren WEG-Verwalter jederzeit kündigen zu können, doch das wann und wie der Kündigung hängt vom Kündigungsgrund ab. So können Sie Ihren Hausverwalter nur bei vertragswidrigem Verhalten fristlos kündigen. Handelt es sich lediglich um eine Meinungsverschiedenheit oder eine kleine Lappalie, können Sie nicht einfach so das Verwalterverhältnis beenden, sondern müssen eine ordentliche fristgemäße Kündigung einreichen.

Mehr zur Abberufung des WEG-Verwalters hier:

Schauen wir uns die einzelnen Kündigungsfristen und ihre Voraussetzungen kurz genauer an:

Abberufung und außerordentliche fristlose Kündigung

Wird eine außerordentliche fristlose Kündigung ausgesprochen, endet das Verwaltungsverhältnis sofort. Das ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Rechtliche Grundlage – Die wichtigen Gründe, die für eine außerordentliche fristlose Kündigung sprechen, sind zwar nicht direkt im Bürgerlichen Gesetzbuch definiert, ergeben sich jedoch aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Gründe für eine sofortige Kündigung – Geht der Hausverwalter seinen im WEG definierten Pflichten nicht nach oder verletzt diese absichtlich, darf eine außerordentliche Kündigung erfolgen. Zum Beispiel bei fehlender Führung der Beschlusssammlung oder bei fehlenden Jahresabrechnungen. Auch willentlich begangene Straftaten gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft, wie Veruntreuung und Unterschlagung von Gemeinschaftsgeldern, sind gute Gründe, die für eine sofortige Kündigung der Hausverwaltung sprechen.

Gründe für eine fristlose, außerordentliche Kündigung:

  • Verweigerung der Einsichtnahme in die Unterlagen der WEG
  • Straftaten, wie Betrug und Unterschlagung
  • Fälschung von Protokollen zur Verbreitung unwahrer Aussagen
  • Vernachlässigung der Verwaltungsunterlagen
  • Nichtausführung oder verspätete Ausführung von Beschlüssen

Abberufung und ordentliche fristgemäße Kündigung

Um eine ordentliche fristgemäße Kündigung handelt es sich dann, wenn das Verwalterverhältnis zwischen WEG und Hausverwaltung innerhalb einer bestimmten Frist beendet wird.

Voraussetzung – Gesetzliche Grundlage ist hier das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das es seit dem 1.12.2020 der WEG erlaubt, den WEG-Verwalter zu jederzeit und ohne das Vorliegen eines wichtigen Grunds zu kündigen, vgl. § 26 Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 WEG. Der Verwaltervertrag muss dann nicht extra gekündigt werden, sondern läuft automatisch 6 Monate nach der Abberufung aus.

Das WEMoG erlaubt der WEG den WEG-Verwalter jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes zu kündigen

Verwaltervertrag nicht mehr verlängern / auslaufen lassen

In manchen Fällen kann es auch sein, dass der Verwaltervertrag 1) von sich aus ausläuft oder 2) rechtzeitig vor der automatischen Vertragsverlängerung gekündigt werden sollte. Das bietet sich vor allem dann an, wenn die Zeit nicht sonderlich drängt und keine dringlichen Gründe für eine Kündigung vorliegen.

Voraussetzung – Manche Verträge können auch automatisch enden. Das ist meistens dann der Fall, wenn die gesetzlich festgelegte Höchstbestelldauer von 5 Jahren erreicht ist, vgl. § 26 Abs. 1 S. 2 WEG. Sind die 5 Jahre noch nicht um, sollten Sie sich unbedingt vergewissern, ob im Vertrag eine Verlängerungsklausel vorliegt oder nicht. Ist eine Verlängerungsklausel vorhanden, sollten Sie den Vertrag unbedingt fristgerecht kündigen, um eine automatische Verlängerung vorzubeugen.

WEG-Verwaltung wechseln: Checkliste

Um sowohl die ordnungsgemäße Abberufung der WEG-Verwaltung, als auch die ordnungsgemäße Neubestellung eines neuen Hausverwalters zu gewährleisten, müssen eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften und Fristen eingehalten werden. Von dem Einholen der Angebote bis zum Vertragsabschluss mit der neuen Hausverwaltung, hier nochmal alle wichtigen Schritte des Verwalterwechsels im Überblick.

WEG-Verwaltung wechseln – Checkliste:

  1. Angebote mehrerer WEG-Verwaltungen einholen
  2. Angebote an die Wohnungseigentümer verschicken
  3. Eigentümerversammlung einberufen
  4. Tagesordnungspunkte festlegen
  5. Über die Abberufung des WEG-Verwalters abstimmen
  6. Über die Neubestellung einer neuen WEG-Verwaltung abstimmen
  7. Ergebnisse in Beschlussfassung notieren
  8. Verwaltervertrag schriftlich kündigen
  9. Verwaltervertrag mit der neuen Verwaltung unterzeichnen

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: