Hausverwaltung finden: Tipps für die Verwaltersuche – inklusive Checkliste

Hausverwaltung finden – Als Eigentümer einer Immobilie haben Sie nicht nur Interesse an der Instandhaltung Ihres Objekts, sondern auch an ihrer Wirtschaftlichkeit. Instandhaltungsmaßnahmen müssen koordiniert, Finanzen überwacht und bei Bedarf Mietverhältnisse fachgerecht betreut werden. Zwar nimmt Ihnen eine qualifizierte Hausverwaltung diese mühselige Arbeit ab, doch den passenden Hausverwalter zu finden, ist oft eine Herausforderung. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Verwaltersuche achten sollten und was einen guten Hausverwalter ausmacht – inklusive Tipps und Checkliste.

Warum ist eine gute Hausverwaltung wichtig?

Vorsicht bei Hausverwaltersuche – Die richtige Hausverwaltung sollte mit viel Bedacht gewählt werden. Schließlich gibt es in der Branche eine Vielzahl an Anbietern und nicht alle sind gleich qualifiziert. Prinzipiell ist das wirtschaftliche Handeln eines Hausverwalters nichts verwerfliches, doch sowohl die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung, als auch der Mindestanspruch an die eigene Verwaltungstätigkeit, sollten nicht über Board geworfen werden.

Sobald Sicherheitsvorkehrungen nicht gewahrt werden, Instandhaltungsstau der Wirtschaftlichkeit Ihrer Immobilie schadet und Zahlungseingänge und -Ausgänge nicht ordentlich dokumentiert sind, kann Sie eine unseriöse Hausverwaltung im schlimmsten Fall nicht nur die Nerven kosten, sondern auch viel Geld.

Bevor wir Ihnen zeigen, woran Sie eine professionelle Hausverwaltung erkennen, vorab die Tätigkeiten eines Hausverwalters zusammengefasst.

Aufgaben & Pflichten der Hausverwaltung

Aufgaben & Pflichten – Ein qualifizierter Hausverwalter muss sich nicht nur mit der kaufmännischen Betreuung einer Liegenschaft auskennen, sondern auch mit der technischen und juristischen Verwaltung von Immobilien. Hierfür ist sowohl jahrelange Expertise gefragt, als auch jede Menge Know-How und Fachwissen. Die spezifischen Aufgaben und Pflichten hängen dabei nicht nur vom Verwaltungsobjekt selber ab, sondern auch von der Verwaltungsart.

WEG-Verwaltung & Mietverwaltung – So kommen die WEG-Verwaltung und Mietverwaltung (inklusive SEV-Verwaltung) mit einem unterschiedlichen Verwaltungsaufwand einher. Während ein WEG-Verwalter für die Betreuung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich ist, fällt die Verwaltung von vermietetem Eigentum in den Verantwortungsbereich eines Mietverwalters.

Vorab die Aufgaben der WEG-Verwaltung und Mietverwaltung im Überblick.

Tätigkeiten einer WEG-Verwaltung

Gesetzlich vorgeschriebene Pflichten – Die Pflichten eines WEG-Verwalters sind gesetzlich im §§ 27, 28 WEG verankert. Hierzu gehört 1) die Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans, 2) der Jahresabrechnung und 3) des Vermögensberichts. Auch für die Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung ist er zuständig.

Individuelle Aufgaben – Eine WEG-Verwaltung agiert nicht nur auf kaufmännischer, sondern auch auf technischer und juristischer Ebene. Weitere Aufgaben, die nicht im WEG definiert sind, können hierfür der Teilungserklärung entnommen werden. Dazu gehört zum Beispiel eine regelmäßige Objektbegehung, die Koordination und Veranlassung von Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, sowie die Abwicklung von Verträgen mit Dienstleistern.

Die Aufgaben der WEG-Verwaltung zusammengefasst:

  • Erstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung & Vermögensbericht
  • Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung
  • Führung der Bankkonten der WEG
  • Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben
  • Begleichung der Zahlungsverpflichtungen der WEG
  • Begehung & Begutachtung des Gemeinschaftseigentums
  • Erstellung und Abwicklung der Verträge mit Dienstleistern
  • Vertretung der WEG als juristische Person gegenüber Dritten

Tätigkeiten einer Mietverwaltung

Verwaltung von Instandhaltungsmaßnahmen – Als professionelle Mietverwaltung übernimmt der verantwortliche Hausverwalter die im BGB §§ 535 definierten Pflichten des Vermieters. Das gilt auch für die Sondereigentumsverwaltung. So hat die Mietverwaltung für die Instandhaltung des Mietobjekts während der Mietzeit sorge zu tragen. Wohnungsabnahme und -Übergabe sind gesetzlich zwar nicht direkt vorgeschrieben, gehören aber ebenfalls zum breiten Tätigkeitsfeld eines jeden Mietverwalters.

Verwaltung der Mietverhältnisse – Eine gute Mietverwaltung ist auch für die Mieterakquise zuständig, sowie für die Abwicklung der Mietverträge, die Überwachung der Mieteingänge und die Abmahnung fälliger Mieten.

Hier die Tätigkeiten einer Mietverwaltung in der Übersicht:

  • Mietersuche
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteingänge
  • Abmahnung fälliger Mieten
  • Prüfung des Zustands der Wohnungen
  • Wohnungsabnahme bei Auszug des Mieters
  • Veranlassung und Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Mandatierung geeigneter Fachanwälte

Wie findet man einen guten Hausverwalter?

Nachdem wir geklärt haben, welchen Aufgaben und Pflichten ein Hausverwalter nachkommen muss, geht es nun darum eine passende Hausverwaltung für Ihr Objekt zu finden. Dabei können Sie unterschiedlich vorgehen, sowohl online durch eine schnelle Google Suche, als auch offline durch Freunde und Bekannte.

Empfehlung von Freunden, Bekannten & Co.

Freunde & Bekannte – Idealerweise haben Sie als Kapitalanleger einige Freunde und Bekannte, die bereits eine passende Hausverwaltung gefunden haben. Fragen Sie hier ruhig nach, von wem die Liegenschaft verwaltet wird.

Handwerker, Hausmeister & Makler – Auch viele Handwerker, Hausmeister und Immobilienmakler haben beruflich viel mit Hausverwaltungen zu tun. Haken Sie also auch hier nach, ob Jemand eine Empfehlung hat. Durch persönliche Erfahrungen können Sie sicher sein, dass es sich um eine qualifizierte und seriöse Hausverwaltung handelt. So sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch Stress und fallen nicht auf falsche Versprechen von unseriösen Anbietern ein.

Hier können Sie nach einer Empfehlung fragen:

  • Freunde
  • Bekannte
  • Familie
  • Hausmeister
  • Handwerker
  • Immobilienmakler

Hausverwalter im Internet suchen

Manchmal bleibt die Suche nach persönlichen Empfehlungen aber erfolglos. In diesem Fall lohnt sich ein Blick in das Internet, doch Vorsicht vor teurer Suchmaschinenwerbung und gekauften Rezensionen.

Internetseite der Hausverwaltung – Lassen Sie sich von einem hohen Ranking bei Google nicht blenden und nehmen Sie stattdessen den Internetauftritt der Hausverwaltung genau unter die Lupe. Ist ein ausführliches Impressum vorhanden? Hat die Seite sehr viel Werbung geschaltet? Sind die Texte sorgfältig formuliert worden oder finden Sie viele Rechtschreib- und Grammatikfehler vor? Im Idealfall sind außerdem Referenzobjekte und Bilder vorhanden.

Hausverwalter suchen im Internet – Checkliste:

  • vorhandenes, ausführliches Impressum
  • keine / kaum Werbung
  • sorgfältig formulierte Texte
  • Bilder von Referenzobjekten

Haben Sie mehrere Hausverwaltungen gefunden, setzen Sie sich im zweiten Schritt per Telefon oder Mail mit den jeweiligen Hausverwaltern in Kontakt. Während eines persönlichen Gesprächs können Sie sich einen besseren Eindruck von der Hausverwaltung machen und im Anschluss die Leistungen und Kosten der jeweiligen Anbieter vergleichen.

Vertragsunterzeichnung Kaufvertrag: Handschlag Vertrag Unterschrift

Photo: Maksym Poriechkin / shutterstock.com

Einen seriösen Hausverwalter finden: Tipps für Eigentümer

Nicht alles, was Sie bei Ihrer Entscheidung nach dem richtigen Hausverwalter bedenken sollten, ist der Internetseite entnehmbar. Erkundigen Sie sich bei einem persönlichen Gespräch also nach der beruflichen Qualifikation, dem Versicherungsschutz der Hausverwaltung und lassen Sie sich Referenzobjekte zeigen.

Außerdem: Achten Sie hier nicht nur auf die formalen Kriterien, die ein guter Hausverwalter erfüllen sollte, sondern auch auf Ihr Bauchgefühl.

Berufliche Grundqualifikation

Keine gesetzliche Vorschrift – Ihr zukünftiger Hausverwalter sollte sich vor allem durch seine berufliche Qualifikation auszeichnen. Wichtig: Für den Beruf des Hausverwalters ist gesetzlich keine feste Qualifikation vorgeschrieben. Seit der Berufszulassungsregelung von 2018 muss ein Hausverwalter lediglich die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen von insgesamt 20 Stunden innerhalb von drei Jahren nachweisen.

Ausbildung, Studium oder weiterführender Lehrgang – Der Weg zum Hausverwalter ist unterschiedlich. Achten Sie also darauf, dass der Hausverwalter eine solch einschlägige Ausbildung genossen hat. Um eine Immobilie fachgerecht zu betreuen ist schließlich jede Menge Fachwissen und Know How in den unterschiedlichsten Bereichen gefragt, von der kaufmännischen Verwaltung bis zur Betreuung auf technischer Ebene.

Mitgliedschaft in einem Berufsverband

Einen guten Hausverwalter erkennen Sie außerdem daran, dass er Mitglied in einem Berufs- oder Fachverband ist. Bei solchen Verbänden wird jeder Mitgliedsantrag auf Kompetenz und Seriosität geprüft. Eine Mitgliedschaft dient somit als Qualitätssiegel des Hausverwalters und als Garant für Professionalität.

Zu den wichtigsten Fachbänden gehören zum Beispiel der Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI), so wie der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV).

Hier ein Überblick über die größten Berufs- oder Fachverbände:

  • Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI)
  • Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)
  • Immobilienverband Deutschland (IVD)
  • Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e.V.

Referenzen und Nähe zum Objekt

Referenzen – Eine etablierte Hausverwaltung besitzt außerdem eine Vielzahl an Referenzen. Falls diese auf der Internetseite nicht vorhanden sind, können Sie hier nochmal persönlich nachhaken. Wurden in der Vergangenheit ähnliche Objekte erfolgreich betreut, können Sie Gewiss sein, dass das auch bei Ihnen der Fall sein wird.

Lage – Von Vorteil ist außerdem, wenn das Büro der Verwaltung nicht zu weit weg von Ihrer Immobilie liegt. So ist der Weg zwischen Verwaltungsobjekt und Hausverwaltung kürzer, was nicht nur die Verwaltungskosten senkt, sondern auch bedeutet, dass der Verwalter bei einem Notfall schnell vor Ort ist.

Versicherungsschutz & Haftung

Vermögenshaftpflichtversicherung – Da die Hausverwaltung auch für die Betreuung großer Vermögenswerte verantwortlich ist, sollte jeder Verwalter über eine Vermögenshaftpflichtversicherung verfügen. Denn auch qualifizierte Hausverwalter machen Fehler. Im Falle eines hohen finanziellen Verlustes, haftet dann die Vermögenshaftpflichtversicherung und weder Sie noch Ihr Verwalter bleiben auf den Kosten sitzen.

Vertrauensschadenversicherung – Hoch unterschätzt ist außerdem die Vertrauensschadenversicherung. Diese dient als optimale Grundlage für ein gesundes Verhältnis zwischen Ihnen und der Hausverwaltung. So sind Sie als Eigentümer vor Veruntreuung der Finanzen geschützt und der Verwalter hierdurch entlastet.

Die beiden wichtigsten Versicherungen, die Ihr Hausverwalter besitzen sollte:

  • Vermögenshaftpflichtversicherung
  • Vertrauensschadenversicherung

Tipp: Klären Sie während des Gesprächs, ob beide Versicherungen vorhanden sind und lassen Sie diese bei Bedarf auch im Verwaltervertrag notieren.

Verwaltervertrag: Form & Inhalt

Form – Augen auf beim Verwaltervertrag. Achten Sie darauf, dass dieser klar formuliert und aus einem Guss ist. Ähnlich wie bei der Internetseite sind Rechtschreib- und Grammatikfehler ein Warnzeichen. Gleiches gilt für zusammengewürfelte Formulierungen.

Inhalt – Achten Sie auch darauf, dass im Vertrag die Aufgaben und Pflichten des Verwalters definiert sind, so wie alle Details zur Vergütung, Haftung und Probezeit. Lesen Sie auch das Kleingeschriebene und scheuen Sie sich nicht davor bei Ungewissheit Fragen zum Inhalt des Vertrags zu stellen.

Hausverwaltung finden: Checkliste

Eine seriöse Hausverwaltung zu finden, kann einige Zeit dauern. Doch der Aufwand lohnt sich. Schließlich ist guter Rat teuer und damit eine professionelle und fachgerechte Betreuung Ihres Objekts auf allen Ebenen gewährleistet ist, sollten Sie hier keine Mühen sparen. Hier nochmal die wichtigsten Tipps zur Verwaltersuche zusammengefasst.

Daran erkennen Sie eine gute Hausverwaltung – Checkliste:

  1. seriöser Internetauftritt
  2. gute Rezensionen / Empfehlungen
  3. vorhandene Grundqualifikation
  4. Mitgliedschaft in einem Berufsverband
  5. Referenzobjekte
  6. Lage in der Nähe des Objekts
  7. Versicherungsschutz vorhanden
  8. ausführlicher & professioneller Verwaltervertrag

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: