Sondereigentumsverwaltung: Aufgaben, Kosten, Vertrag & Co.

Sondereigentumsverwaltung – Sind Sie Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft und möchten die Verwaltung Ihres Mietobjekts in professionelle Hände legen? Erfahren Sie hier alles, was Sie über die Sondereigentumsverwaltung wissen müssen, von den kaufmännischen, technischen und juristischen Aufgaben bis zu den monatlichen Kosten. Außerdem: Der Unterschied zwischen SE-Verwaltung und WEG-Verwaltung erklärt.

Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?

Bei der Sondereigentumsverwaltung handelt es sich um die Verwaltung von vermietetem Sondereigentum dessen Besitzer Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Es ist also eine besondere Form der Mietverwaltung.

Verwaltung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG

Die Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) nimmt dem Eigentümer des Objekts jegliche Verwaltungsaufgaben ab, die mit der Bewirtschaftung und Vermietung, der Instandhaltung und Finanzplanung seines Mietobjekts zu tun haben.

Zu den genauen Aufgaben eines Sondereigentumsverwalters gleich mehr. Vorab klären wir die Frage: Was zählt als Sondereigentum und was nicht?

Definition: Sondereigentum

Als Sondereigentum werden jene Objekte definiert, die einem Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören. Dazu gehören zum Beispiel Eigentumswohnungen innerhalb eines Mehrfamilienhauses oder Einfamilienhäuser einer Wohneigentumsanlage.

Beispiele – Als Sondereigentum werden die Räumlichkeiten innerhalb einer Eigentumswohnung definiert. Sind Kellerräume direkt mit der Wohnung verbunden, gelten auch die als Sondereigentum. Ebenso Garagen und Stellplätze für Autos, so weit diese gekennzeichnet und im Grundbuch vermerkt sind, so wie Balkone und Terrassen.

Gemeinschaftseigentum – Was definitiv nicht zum Sondereigentum gehört ist all das, was unter die Kategorie Gemeinschaftseigentum fällt. Dazu zählen unter anderem Dach, Fassade, Flur, Keller, Fenster, tragende Wände und Geschossdecke einer Tiefgarage.

Das zählt als Sondereigentum:

  • Räumlichkeiten innerhalb der Eigentumswohnung
  • ggf. Garage & Stellplatz
  • ggf. Balkon, Terrasse & Garten
  • Innenwände
  • Sanitäranlagen

Das zählt nicht als Sondereigentum:

Vergleich: SE-Verwaltung & WEG-Verwaltung

SE-Verwaltung & WEG-Verwaltung– Bei der SE-Verwaltung handelt es sich also um eine Form der Mietverwaltung, nur eben bei vermieteten Objekten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die WEG-Verwaltung ist wiederum nur für die fachgerechte Betreuung des Gemeinschaftseigentums der WEG zuständig. Befindet sich in der WEG vermietetes Sondereigentum, also sind zum Beispiel 50% der Wohnungen von ihren jeweiligen Eigentümern vermietet, dann kann zusätzlich zur WEG-Verwaltung eine Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) bestellt werden.

Der Unterschied zusammengefasst:

Beispiel – Stellen wir uns ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Eigentumswohnungen vor. Eine der Wohnungen ist von seinem Eigentümer vermietet. Das WEG-Mitglied, dem die Wohnung gehört, wohnt weit weg und hat deshalb eine SE-Verwaltung für die Betreuung des Mietobjektes beauftragt. Ergo: Es wurde sowohl eine WEG-Verwaltung bestellt, als auch eine Sondereigentumsverwaltung. Die Pflichten des WEG-Verwalters enden somit an den Eingangstür zur Wohnung. Für alles, was hinter dieser Tür geschieht, ist dann der SE-Verwalter zuständig. Die Pflichten des SE-Verwalters beginnen also genau dort, wo die Pflichten des WEG-Verwalters enden.

Kann der WEG-Verwalter auch Sondereigentum verwalten?

WEG-Verwaltung & SE-Verwaltung – Manche WEG-Verwaltungen bieten an, sowohl das Gemeinschaftseigentum zu betreuen, als auch das Sondereigentum. Die Sondereigentumsverwaltung und WEG-Verwaltung können also gleich sein. Es steht den Eigentümern aber auch offen, hierfür unterschiedliche Unternehmen oder Verwalter zu beauftragen, die sich dann in ihrer Arbeit ergänzen.

Selbstverwaltung – Einen Hausverwalter zu bestellen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Als privater Vermieter können Sie sich also auch für eine Selbstverwaltung entscheiden. Für die Betreuung Ihres Mietobjekts, die Instandhaltung und Verwaltung der Mieterverhältnisse sind Sie dann selber verantwortlich.

Garage, Garten, Balkon & Co. können je nach Teilungserklärung ebenfalls zum Sondereigentum gehören und werden somit ebenfalls von der SE-Verwaltung betreut.

Unterschied: SE-Verwaltung & Mietverwaltung

Wie bereits erwähnt handelt es sich bei der SE-Verwaltung um eine Form der Mietverwaltung. Oft kommt es zwischen den beiden Begriffen dennoch zu Verwirrung. Deshalb kurz erklärt:

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Definition Sondereigentumsverwaltung – Die SE-Verwaltung kümmert sich nur um die Betreuung von vermietetem Sondereigentum innerhalb einer WEG.

Definition Mietverwaltung – Bei der Mietverwaltung handelt es sich um die ausführliche rundum Betreuung eines Mietobjekts jeglicher Art, ob Gewerbeimmobilie, Eigentumswohnung einer WEG oder komplettes Mehrfamilienhaus.

Aufgaben & Pflichten der Sondereigentumsverwaltung

Sowohl der Gegenstand des Verwaltungsauftrags, als auch die genauen Verpflichtungen des Verwalters sind dem Verwaltervertrag zu entnehmen. Prinzipiell ähneln sich die Aufgaben eines Sondereigentumsverwalters mit denen eines Mietverwalters oder eines WEG-Verwalters.

Um eine fachgerechte rundum Betreuung des Sondereigentums zu gewährleisten, handelt der SE-Verwalter auf drei Ebenen. Dazu gehören:

  1. Kaufmännische Verwaltung
  2. Technische Verwaltung
  3. Juristische Verwaltung

Schauen wir uns nun die einzelnen Verpflichtungen einer Sondereigentumsverwaltung genauer an:

Kaufmännische Verwaltung: Mietverhältnisse & Finanzplanung

Der Sondereigentumsverwalter ist in erster Linie verantwortlich für die Bewirtschaftung und Vermietung des Objekts.

Verwaltung des Mietverhältnisses – Bei der kaufmännischen Verwaltung stehen daher vor allem die Mietverhältnisse im Vordergrund. Dazu gehört die Mietersuche und das Aufsetzen und Unterzeichnen des Mietvertrags. Bei Beschwerden, Fragen oder Problemen ist der Verwalter stets die erste Anlaufstelle für den Mieter.

Verwaltung der Finanzen – Außerdem ist der Verwalter für die finanzielle Betreuung der Immobilie zuständig. Sowohl die monatlichen Mieteinnahmen, als auch Ausgaben des Sondereigentums werden sorgfältig notiert und die jährliche Betriebskostenabrechnung erstellt.

Die kaufmännische Betreuung zusammengefasst:

  • Mieterakquise
  • Bonitätsprüfung der Mieter
  • Abwicklung der Mietverträge
  • Überwachung der Mieteinnahmen
  • Abmahnung bei fehlenden Mieten
  • Buchhaltung über Einnahmen & Ausgaben
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Lesen Sie hier weiter: Kaufmännische Verwaltung

Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung

Objektbegehung – Um die Instandhaltung des Objekts zu gewährleisten, führt der Verwalter außerdem regelmäßige Objektbegehungen durch. Der Zustand der Immobilie wird dabei sorgfältig notiert. Werden Mängel festgestellt, werden Renovierungen, Sanierungen und Reparaturen veranlasst und abgewickelt.

Wohnungsabnahme – Zieht ein Mieter aus, ist der Verwalter auch bei der Wohnungsabnahme vor Ort und protokolliert dabei ebenfalls den Zustand des Objekts. Sind Schäden vorhanden, wird der Eigentümer der Immobilie dabei in Kenntnis gesetzt.

Das umfasst die technische Verwaltung des Sondereigentums:

Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung

Rechtliche Betreuung – Ein qualifizierter Sondereigentumsverwalter kennt sich außerdem mit der aktuellen Gesetzgebung aus. Er steht dem Eigentümer des Mietobjekts bei Fragen beratend zur Seite, recherchiert und mandatiert bei Bedarf geeignete Fachanwälte und vertritt die Rechte des Eigentümers gegenüber Dritten.

Zur juristischen Verwaltung des Sondereigentums gehören:

  • Beratung zu Rechtsprechung und Gesetzgebung
  • Beauftragung geeigneter Fachanwälte
  • Vertretung des Eigentümers bei gerichtlichen Auseinandersetzungen

Ein qualifizierter SE-Verwalter ist auch bei juristischen Fragen der richtige Ansprechpartner:

Kosten & Preise einer Sondereigentumsverwaltung

Das Tätigkeitsfeld eines SE-Verwalters ist also sehr vielfältig. Nun stellt sich natürlich die Frage:

Wie viel kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Einen pauschalen Preis kann man hier nicht angeben. Mehrere Faktoren beeinflussen die monatlichen Kosten, die pro Monat und pro Einheit abgerechnet werden.

Schauen wir uns hier einige Kriterien genauer an:

Verwaltungskosten berechnen: Lage, Größe & Co.

Lage & Größe – Im Durchschnitt sind SE-Verwaltungen im Norden Deutschlands kostspieliger als im Süden. Neben der Lage ist auch die Größe der Einheiten ausschlaggebend, denn: Je größer Wohnung oder Haus ist, um so günstiger. Für kleine Objekte würde sich ein so hoher Arbeitseinsatz für den SE-Verwalter nämlich nicht lohnen, weshalb in solchen Fällen der Preis dann steigt.

Verwaltungsaufwand – Und ist die Immobilie sehr renovierungsbedürftig oder sorgen die Mieter häufig für Probleme, kommt das oft mit einem höheren Verwaltungsaufwand einher, was sich ebenfalls im Preis widerspiegelt.

Das beeinflusst die Verwaltungskosten:

  • Größe & Anzahl der Einheiten
  • Zustand der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Verwaltungsaufwand
  • aktuelle Marktlage

Pauschalvergütung oder Grundvergütung mit Sonderhonorar?

Wie wir bereits gesehen haben, hat ein Sondereigentumsverwalter also jede Menge zu tun. Da stellt sich schnell die Frage:

Wie setzen sich die Verwaltungskosten für den SE-Verwalter zusammen?

Die Kostenverteilung ist von Hausverwaltung zu Hausverwaltung unterschiedlich.

Pauschalbetrag – Einige Hausverwaltungen bevorzugen einen monatlichen Pauschalbetrag. Der Pauschalbetrag deckt alle Tätigkeiten des SE-Verwalters ab. Hier fallen dann keine Zusatzkosten an.

Grundvergütung & Sonderhonorar – Es gibt aber auch Hausverwalter, die sowohl eine monatliche Grundvergütung berechnen, als auch ein Sonderhonorar, das bei zusätzlich getätigten Leistungen anfällt. Die genauen Details dazu, was pauschal vergütet wird und welche Tätigkeiten mit einem Sonderhonorar berechnet werden, sind dem Verwaltervertrag zu entnehmen.

Hier Beispiele für Zusatzleistungen einer Sonderverwaltung:

Vergleich: Mit oder ohne WEG-Verwaltung

Wichtig ist außerdem die Frage, ob die SE-Verwaltung gemeinsam mit der WEG-Verwaltung erfolgt oder hierfür unterschiedliche Verwalter beauftragt werden.

Vergleich – Eine kombinierte SE- und WEG-Verwaltung kostet im Monat durchschnittlich 22,40 Euro. Beauftragen Sie einen separaten SE-Verwalter, müssen Sie mit knapp 29,00 Euro rechnen.

Die Kosten einer SE-Verwaltung zusammengefasst:

  • SE-Verwaltung mit WEG-Verwaltung: 22,40 Euro pro Monat / pro Einheit
  • SE-Verwaltung: 29,00 Euro pro Monat / pro Einheit

Sind die Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?

Als Kapitalanleger möchten Sie natürlich so gut es geht Kosten reduzieren.

Nicht Umlagefähige Betriebskosten – Grundsätzlich können Sie die SE-Verwaltung, so wie die Mietverwaltung auch, nicht auf den Mieter umlegen. Somit gelten jegliche Kosten für die Hausverwaltung als nicht umlagefähige Betriebskosten.

Werbungskosten – Doch es gibt auch gute Neuigkeiten: Verwaltungskosten werden als Werbungskosten definiert, weshalb Sie diese jährlich von der Steuer absetzen können.

Zusammengefasst:

  • Verwaltungskosten sind nicht umlagefähige Betriebskosten
  • Verwaltungskosten sind steuerlich absetzbar

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: