Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, typische Fehler und Checkliste

Die Nebenkostenabrechnung sorgt jedes Jahr für Streit. Dabei lässt sie sich mit einer klaren Reihenfolge gut prüfen, egal ob du Mieter oder Vermieter bist. In diesem Beitrag findest du die wichtigsten Fristen, typische Fehler und eine Checkliste.

Welche Fristen gelten?

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Mieter haben ihrerseits zwölf Monate nach Zugang Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben.

Was gehört in eine formal korrekte Abrechnung?

• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels (zum Beispiel Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl)
• Berechnung des Anteils der Mieterwohnung
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Typische Fehler

• Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen dürfen grundsätzlich nicht auf den Mieter umgelegt werden.
• Falscher Verteilerschlüssel: Die Fläche stimmt nicht oder der Schlüssel weicht vom Mietvertrag ab.
• Fehlende Vertragsgrundlage: Kostenarten, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind, können oft nicht umgelegt werden.
• Rechenfehler: Summen, Prozentwerte und Vorauszahlungen sollten nachgerechnet werden.

Checkliste in fünf Schritten

1. Zeitraum und Zugangsdatum der Abrechnung prüfen.
2. Kostenarten mit dem Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung abgleichen.
3. Verteilerschlüssel und Wohnfläche kontrollieren.
4. Vorauszahlungen und Summen nachrechnen.
5. Bei Unklarheiten Belegeinsicht verlangen und Einwendungen schriftlich innerhalb der Frist melden.

Tipp für Vermieter

Eine übersichtliche Abrechnung spart Rückfragen. Lege Belege geordnet ab und erkläre den Verteilerschlüssel verständlich. Wenn du vermietest, hilft dir auch unser Bereich für Vermieter und Verwalter.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Regeln und Zahlen können sich ändern, bitte prüfe wichtige Punkte vor einer Entscheidung.