Eigentümerversammlungsprotokoll: Inhalt, Aufbau & Beschlussanfechtungen – Überblick

Eigentümerversammlungsprotokoll – In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) treten alle Eigentümer regulär einmal im Jahr zu einer Wohnungseigentümerversammlung zusammen, um die wichtigsten Dinge rund um Ihre Immobilie zu besprechen. Zu dieser Versammlung muss ein Eigentümerversammlungsprotokoll angefertigt werden, das alle Beschlüsse und Argumente der Versammlung festhält. Was genau ist der Inhalt dieses Protokolls? Was muss auf jeden Fall aufgeführt werden? Und wer erstellt es? All diese Fragen werden Ihnen hier erklärt. Lesen Sie hier alles zum Eigentümerversammlungsprotokoll. Zurück zur Übersicht: Eigentümerversammlung. Zurück zu WEG.

Was ist das Eigentümerversammlungsprotokoll?

Alles zur WEG und Kapitalanlage

Bei einer Wohnungseigentümerversammlung werden wichtige Dinge, die das Haus betreffen, besprochen. Das Eigentümerversammlungsprotokoll wird im Wohnungseigentumsgesetz als Niederschrift bezeichnet und handelt über gefasste Beschlüsse und Diskussionspunkte der Versammlung.

Die Miteigentümer der Gesamtimmobilie treten zusammen und beraten über die Jahresabrechnung, die Hausverwaltung oder Änderungen in der Gemeinschaftsordnung. Alle gefassten Beschlüsse müssen in diesem Protokoll festgehalten werden.

Eigentümerversammlungsprotokoll = Niederschrift der Eigentümerversammlung

Zu Beginn eine kurze Übersicht, welche wichtigen Informationen Sie in diesem Artikel erhalten.

Das Protokoll wird schriftlich festgehalten und ist ein Ergebnisprotokoll, kein Verlaufsprotokoll. Das Erstellen des Protokolls obliegt in den meisten Fällen der Hausverwaltung, Sie als Eigentümer müssen sich also nicht darum kümmern.

Die Protokolle einer Eigentümergemeinschaft sollte man sich vor dem Kauf einer Eigentumswohnung immer unbedingt ansehen, da es Aufschluss darüber gibt, wie die Eigentümer miteinander agieren und wie die Eigentümergemeinschaft im Allgemeinen aufgestellt ist.

Eigentümerversammlungsprotokoll im Überblick

Hier in Kürze alles, was Sie über das Eigentümerversammlungsprotokoll einer WEG wissen sollten:

  • Eigentümerversammlungsprotokoll ist die Niederschrift der Eigentümerversammlung
  • Ergebnisse der Versammlung werden schriftlich festgehalten
  • Ergebnisprotokoll, kein Verlaufsprotokoll
  • Hausverwaltung erstellt Protokoll
  • Aufbau kann je nach Eigentümergemeinschaft selbst gestaltet werden
  • Tagesordnung hängt von der Eigentümergemeinschaft ab
  • Beschlüsse können durch Vorlage des Protokolls angefochten werden

Tipp! Besucher lesen außerdem Eigentümerversammlung, Beschlussfähigkeit WEG und Kostenverteilung WEG.

Nun haben Sie einen groben Überblick über das Protokoll der Eigentümerversammlung. Schauen wir uns soeben dieses genauer an und werfen einen Blick auf Aufbau und Inhalt.

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Inhalt & Aufbau des Versammlungsprotokolls

Der konkrete Aufbau eines Eigentümerversammlungsprotokolls kann sich von WEG zu WEG unterscheiden, ein explizites Layout ist hierbei also nicht vorgegeben. Allerdings gestaltet sich der Inhalt immer ähnlich. So finden Sie hier immer die gleichen formellen Punkte, wie die Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft oder Datum und Uhrzeit der Versammlung, wieder.

Was sich allerdings unterscheiden kann, ist die Tagesordnung. Hier kommt es darauf an, welche Punkte, wie zum Beispiel Sanierung, Renovierung oder Erneuerung an Teilen der Immobilie, anstehen.

Die typischen Inhalte des Protokolls lauten:

  • Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft
  • Versammlungsort, Uhrzeit, Beginn und Ende
  • Benennung der Anwesenden und des Beirats
  • Anzahl der vertretenen Stimmen
  • Anwesende Miteigentumsanteile
  • Tagesordnungspunkte mit Abstimmergebnissen

Besonders in größeren WEGs sind Versammlungsprotokolle von großer Bedeutung, da es selten vorkommt, dass alle Eigentümer anwesend sind:

Hier sehen Sie ein Hochhaus mit mehreren Wohnungen vor einem blauen Himmel.

Kommen wir jetzt zur Tagesordnung.

Tagesordnungspunkte der Versammlung

Die Tagesordnung der Wohnungseigentümerversammlung kann je nach Immobilie und WEG unterschiedlich bestimmt werden. So kann es sein, dass in Ihrer WEG zu den üblichen Themen, wie die Jahresabrechnung oder Ähnliches, weitere Projekte besprochen werden müssen.

Beispiele für Punkte der Tagesordnung:

  • Verwaltung des letzten Wirtschaftsjahrs
  • Genehmigung der Jahresabrechnung
  • Änderung der Gemeinschaftsordnung oder Hausordnung
  • Sonstiges wie Renovierung oder Sanierung und Co.

Wenn das Protokoll fertig geschrieben ist, müssen bestimmte Unterschriften darunter gesetzt werden. Welche Unterschriften das sind, schauen wir uns jetzt an.

Erforderliche Unterschriften zur Gültigkeit

Um ein fertiges Protokoll gültig zu machen, müssen einige Unterschriften darunter gesetzt werden. So muss es immer vom Versammlungsvorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und einem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates zu unterschreiben.

Eine Unterschrift darf nur dann gesetzt werden, wenn derjenige an der Versammlung auch aktiv teilgenommen hat. Auch darf eine einzelne Person nicht zweimal an unterschiedlichen Stellen unterschreiben.

Von wem muss das Protokoll unterschrieben werden?

  • Versammlungsleiter
  • Vorsitzender des Verwaltungsbeirates bzw. Stellvertreter
  • beliebiger Wohnungseigentümer

Nur eine Unterschrift macht das Protokoll letztendlich gültig:

Immobilien Investor zeichnet Kaufvertrag einer Immobilie beim Notar

Photo: Pormezz / shutterstock.com

Manchmal kommt es vor, dass der Inhalt des Protokolls ungenau formuliert ist. Sollte dies der Fall sein, haben Sie als Eigentümer das Recht, die Beschlüsse anzufechten. Alles Wichtige dazu erfahren Sie hier.

Protokoll zum Anfechten der Beschlüsse

Oft kommt es vor, dass einige Eigentümer nicht immer mit allen Beschlüssen einverstanden sind. Wenn dies der Fall ist, können Beschlüsse angefochten werden. Dafür muss Ihnen als Eigentümer das fertige Protokoll vorliegen, denn die genaue Formulierung des Beschlusses ist hierbei am wichtigsten.

Demnach sollte das Eigentümerversammlungsprotokoll, neben den fertigen Beschlüssen, auch alle Einwände des Verwalters oder der Eigentümer enthalten. Allerdings ist zu beachten, dass die Beschlüsse ab dem Datum der Festlegung sofort gültig sind, auch ohne das vorliegende Protokoll.

Wann können Beschlüsse angefochten werden?

  • vorliegen des Protokolls
  • unstimmige Formulierung
  • fehlende Einwände

Sollte Verdacht auf eine falsche Angabe im Protokoll vorliegen, kann auch diese geändert werden.

Berechtigte Änderung: Protokollberichtigung

Das Protokoll der Eigentümerversammlung kann durch Sie als Eigentümer jederzeit geändert werden. Dazu muss allerdings ein berechtigtes Anliegen vorliegen, um eine Korrektur beim Verwalter zu beantragen.

Hier sind einige Beispiele für ein berechtigtes Anliegen:

  • Auslassen von Beschlüssen
  • falsche Formulierung
  • einseitige Formulierung
  • unbeachtete Äußerungen

Wichtig zu beachten, ist der Zeitraum, in denen das Protokoll den einzelnen Eigentümern nach der Versammlung zugestellt werden muss.

Anfechten durch Protokollvorlage: Fristen

Um einen Beschluss anfechten zu können, sollten Sie die genaue Formulierung dessen kennen. Dazu benötigen Sie entweder das fertige Protokoll der letzten Eigentümerversammlung oder eine Kopie der Beschlusssammlung. So muss das Protokoll den einzelnen Eigentümern immer mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen.

Wann muss das fertige Protokoll vorliegen?

  • mindestens eine Woche v0r Ablauf der Anfechtungsfrist

Was genau ist eine Beschlusssammlung? Werfen wir einen kurzen Blick darauf.

Exkurs: Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung ist eine weitere Möglichkeit, die genaue Formulierung eines Beschlusses nachzuschlagen. Es ist eine Pflicht des Hausverwalters, eine Beschlusssammlung zu führen und muss Ihnen als Eigentümer jederzeit in diese Einsicht gewähren.

Was ist eine Beschlusssammlung?

  • Auflistung aller Beschlüsse
  • Hilfreich für Suche nach korrekter Formulierung eines Beschlusses
  • jederzeit Einsehbar

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