Berechtigtes Interesse (Wiki, Definition): Verarbeitung personenbezogener Daten

Wer als Vermieter, Makler oder Hausverwalter personenbezogene Daten verarbeitet, stützt sich in der Praxis erstaunlich oft auf das „berechtigte Interesse“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — meist ohne die dreistufige Prüfung sauber dokumentiert zu haben. Das ist riskant: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4 % des Jahresumsatzes drohen. Dieser Artikel zeigt, wann der Rechtfertigungsgrund trägt, wann nicht — und was Sie konkret dokumentieren müssen, damit eine Aufsichtsbehörde Ihre Datenverarbeitung nicht kassiert.

Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Die Rechtsgrundlage im Klartext

Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Das berechtigte Interesse ist die flexibelste — und gleichzeitig die rechtsunsicherste. Es greift immer dann, wenn weder ein Vertrag, eine Einwilligung noch eine gesetzliche Pflicht die Verarbeitung trägt, der Verantwortliche aber dennoch ein nachvollziehbares Eigeninteresse an der Datenverarbeitung hat.

Wortlaut und Anwendungsbereich des berechtigten Interesses

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt die Verarbeitung, wenn sie „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“. Drei Tatbestandsvoraussetzungen müssen kumulativ vorliegen:

Legitimes Interesse des Verantwortlichen oder Dritten
Erforderlichkeit der Verarbeitung
Keine überwiegenden Betroffeneninteressen

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gilt nicht für Behörden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben — Kommunen, Finanzämter, Bauämter müssen sich auf andere Rechtsgrundlagen stützen.

Berechtigtes Interesse vs. andere Rechtsgrundlagen der DSGVO

In der Immobilienbranche kollidieren mehrere Rechtsgrundlagen. Wer einen Mietvertrag abschließt, stützt die Verarbeitung der Mieterdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die anschließende SCHUFA-Abfrage vor Vertragsschluss läuft hingegen über das berechtigte Interesse. Auch beim Kalkulieren eines Investments mit dem Kapitalanlage-Kalkulator fließen Daten Dritter ein — etwa Mieterstammdaten beim Kauf einer vermieteten Wohnung.

Rechtsgrundlage	Artikel	Beispiel Immobilienpraxis
Einwilligung	Art. 6 Abs. 1 lit. a	Newsletter eines Maklers
Vertragserfüllung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mietvertrag, Kaufvertrag
Rechtliche Verpflichtung	Art. 6 Abs. 1 lit. c	GwG-Identifizierung beim Notar
Lebenswichtige Interessen	Art. 6 Abs. 1 lit. d	Notfall im Mietobjekt
Öffentliches Interesse	Art. 6 Abs. 1 lit. e	Kommunaler Liegenschaftsdienst
Berechtigtes Interesse	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Bonitätsprüfung, Videoüberwachung

Verhältnis zu den Erwägungsgründen 47 bis 49

Die EU-Erwägungsgründe konkretisieren typische Anwendungsfälle: ErwGr 47 (Direktwerbung, Konzernprivileg, vernünftige Erwartung), ErwGr 48 (gruppeninterne Datenübermittlung), ErwGr 49 (IT-Sicherheit). Diese Auslegungshilfen sind keine Rechtsnorm, werden aber von Aufsichtsbehörden und Gerichten regelmäßig zitiert. Ein Verweis auf den passenden Erwägungsgrund in der eigenen Dokumentation stärkt die Argumentation erheblich.

Die dreistufige Prüfung des berechtigten Interesses

Aufsichtsbehörden und Gerichte prüfen das berechtigte Interesse in drei Schritten. Wer eine dieser Stufen nicht sauber dokumentiert, verliert im Zweifel — egal wie nachvollziehbar das Anliegen klingt. Die Beweislast liegt nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO beim Verantwortlichen.

Stufe 1: Legitimes Interesse beim berechtigten Interesse begründen

Das Interesse muss rechtlich, wirtschaftlich oder ideell tatsächlich existieren. Zulässig sind etwa Direktwerbung (vgl. Erwägungsgrund 47), IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Forderungsmanagement. Nicht zulässig: rein neugierige Datensammlung ohne Zweck. Auch das Interesse, einen Cashflow oder eine Mietrendite präzise zu kalkulieren, ist legitim — rechtfertigt aber nicht jede beliebige Datenverarbeitung über Mieter.

Stufe 2: Erforderlichkeitsprüfung des berechtigten Interesses

Es darf kein milderes, gleich geeignetes Mittel geben. Wer Mieterbonität prüfen will, braucht Name und Geburtsdatum — aber nicht zwingend die letzten drei Gehaltsabrechnungen, wenn eine Selbstauskunft mit SCHUFA-Bonitätsscore reicht. Die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO ist hier der Maßstab.

Stufe 3: Interessenabwägung beim berechtigten Interesse

Der Kern und die häufigste Fehlerquelle. Abzuwägen sind: vernünftige Erwartungen der betroffenen Person (Erwägungsgrund 47), Eingriffsintensität, Sensibilität der Daten, Position der Person (Vertragspartner, Interessent, Dritter), Vorhersehbarkeit der Verarbeitung.

Sensible Daten nach Art. 9 DSGVO: nahezu immer unzulässig
Daten Minderjähriger: strenger Maßstab
Heimliche Datenerhebung: hohe Hürden
Bereits öffentliche Daten: geringere Eingriffsintensität
Profiling und Scoring: zusätzliche Anforderungen aus Art. 22

LIA-Template: So strukturieren Sie das Legitimate Interest Assessment

Die Aufsichtsbehörden in Bayern (BayLDA), Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) und Baden-Württemberg (LfDI BW) akzeptieren ein einheitliches LIA-Schema, wenn folgende Felder ausgefüllt sind: Verarbeitungszweck, konkretes Interesse mit Quelle (z. B. ErwGr 47), geprüfte Alternativen, Art und Umfang der Daten, Speicherdauer, technisch-organisatorische Maßnahmen, Ergebnis der Abwägung mit Begründung. Pro Verarbeitungstätigkeit sollten 1–2 Seiten genügen — bei sensiblen Themen wie Videoüberwachung eher 3–4 Seiten.

Praxis-Tipp: Versehen Sie jedes LIA mit Datum, Verantwortlichem und Reviewzyklus (12 Monate). Im Audit ist ein Dokument ohne Versionshistorie nahezu wertlos.

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Berechtigtes Interesse in der Immobilienpraxis: konkrete Anwendungsfälle

Wer Immobilien vermietet, verkauft oder verwaltet, verarbeitet täglich personenbezogene Daten — von der Selbstauskunft bis zur Abrechnung. Nicht jeder Vorgang ist durch den Mietvertrag gedeckt. Die folgenden Fallgruppen sind in der Praxis am relevantesten und werden auch im Rahmen einer Kapitalanlage-Kalkulation häufig unterschätzt.

Bonitätsprüfung als berechtigtes Interesse des Vermieters

Vor Mietvertragsschluss darf der Vermieter eine Bonitätsauskunft einholen — typischerweise SCHUFA-Mietwiki-Auskunft mit Bonitätsscore zwischen 100 und 600 Punkten. Das berechtigte Interesse: Schutz vor Mietausfall. Nach Vertragsabschluss ist eine erneute Abfrage ohne konkreten Anlass unzulässig. Bei Zahlungsverzug ab zwei Monatsmieten lebt das Interesse an einer aktualisierten Abfrage wieder auf.

Videoüberwachung am Mietobjekt als berechtigtes Interesse

Hier urteilen Gerichte streng. Eine 24/7-Kameraüberwachung des Hauseingangs scheitert meist an der Interessenabwägung. Zulässig ist die Überwachung des Mülleinwurfs nach mehreren Vandalismusfällen — aber nur mit Hinweisschild nach Art. 13 DSGVO und enger Speicherfrist von typischerweise 48–72 Stunden. Der BGH (VI ZR 1370/20) hat die Anforderungen weiter präzisiert: Anlass, Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit müssen vor Installation dokumentiert sein.

Direktwerbung von Maklern und Bestandsdaten

Erwägungsgrund 47 erkennt Direktwerbung ausdrücklich als berechtigtes Interesse an. Ein Makler darf Bestandskunden nach abgeschlossenem Verkauf per Brief erneut anschreiben. Bei E-Mail-Werbung verlangt § 7 UWG zusätzlich Einwilligung — Ausnahme: Bestandskundenausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG. Wer Investoren später beim Anschlussfinanzierung-Termin oder bei der Berechnung der Eigenkapitalrendite begleitet, sollte die Werbeansprache kanalweise dokumentieren.

Forderungsmanagement und Inkasso bei Mietrückständen

Übergibt der Vermieter offene Forderungen an einen Inkassodienstleister, ist das nach ErwGr 47 grundsätzlich zulässig. Erforderlich: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, transparente Information im Mietvertrag, Übermittlung nur der erforderlichen Daten. Eine Übermittlung an Auskunfteien (SCHUFA-Negativeintrag) erfordert zusätzlich die Voraussetzungen aus § 31 BDSG: zwei Mahnungen, vier Wochen Frist, Hinweis auf bevorstehende Übermittlung.

Datenverarbeitung beim Immobilienkauf und in der WEG

Beim Kauf eines vermieteten Objekts erhält der Käufer Mieterdaten — typischerweise Name, Mietzins, Nebenkostenabrechnung. Rechtsgrundlage ist berechtigtes Interesse zur Vertragsanbahnung. Innerhalb einer WEG dürfen Verwalter Eigentümeradressen an andere Eigentümer herausgeben (BGH V ZR 193/17), sofern ein konkretes Interesse vorliegt — etwa für eine außerordentliche Versammlung. Wer die Wirtschaftlichkeit prüft, etwa über den Kaufpreisfaktor oder die Kaufnebenkosten, sollte sich diese Übermittlungen schriftlich bestätigen lassen.

Anwendungsfall	Berechtigtes Interesse?	Voraussetzung
SCHUFA vor Mietvertrag	Ja	Selbstauskunft, Hinweis nach Art. 13
Kopie des Personalausweises	Nein (i.d.R.)	Nur bei GwG-Pflicht zulässig
Videokamera Treppenhaus	Meist nein	Konkreter Anlass nötig
Briefwerbung Bestandskunden	Ja	Widerspruchsmöglichkeit
E-Mail-Werbung Neukunden	Nein	Einwilligung nach § 7 UWG
Veröffentlichung Mieterliste	Nein	Verstößt gegen Mieterrechte
Mieterdaten bei Verkauf	Ja	Information vor Übergabe
WEG-Eigentümerliste an Eigentümer	Ja (BGH)	Konkretes Interesse
Inkasso-Übergabe	Ja	AVV nach Art. 28

Pflichten des Verantwortlichen beim berechtigten Interesse

Selbst wenn die Abwägung trägt — die Pflichten sind damit nicht erfüllt. Aufsichtsbehörden in NRW, Bayern und Baden-Württemberg haben in den vergangenen Jahren Bußgelder allein wegen mangelhafter Dokumentation verhängt. Auch bei der Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Anschlussfinanzierung oder beim Abgleich der monatlichen Belastung gegenüber Banken gelten dieselben Standards.

Informationspflichten beim berechtigten Interesse nach Art. 13/14 DSGVO

Der Verantwortliche muss bei Erhebung der Daten transparent informieren über: Zweck, konkretes berechtigtes Interesse (nicht nur „lit. f“), Empfänger, Speicherdauer, Betroffenenrechte, Widerspruchsrecht. Die pauschale Angabe „wirtschaftliches Interesse“ reicht nicht. Bei mittelbarer Erhebung (z. B. Mieterdaten beim Immobilienkauf) gilt Art. 14 mit Frist von einem Monat.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO bei berechtigtem Interesse

Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hat die betroffene Person ein Widerspruchsrecht. Bei Direktwerbung ist es absolut: Sobald widersprochen wird, muss die Verarbeitung enden. In anderen Fällen ist erneut abzuwägen, ob zwingende schutzwürdige Gründe der Verarbeitung überwiegen. Die Reaktionsfrist beträgt nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO einen Monat, verlängerbar auf drei.

Auskunftsrecht nach Art. 15 und Auswirkungen auf die Praxis

Mieter und Mietinteressenten können jederzeit Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen — kostenlos einmal jährlich, dann gegen angemessene Gebühr. Die Antwort muss binnen eines Monats erfolgen, mit Kopie der Daten, Empfängern, Speicherdauer und Quelle. Verweigerte oder verspätete Auskünfte sind ein häufiger Bußgeldgrund: Bereits 5.000–25.000 EUR in der ersten Instanz sind realistisch.

Bußgeldrahmen nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO: bis zu 20.000.000 EUR oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres — der höhere Wert gilt.

Rechenbeispiel 1: Bußgeldrisiko einer Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung mit 1.200 verwalteten Einheiten und 8 Mio. EUR Jahresumsatz speichert Selbstauskünfte aller Mietbewerber unbegrenzt — ohne Löschkonzept, ohne dokumentierte Interessenabwägung. Bei einer aufsichtsrechtlichen Prüfung droht:

Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. e (Speicherbegrenzung)
Verstoß gegen Art. 5 Abs. 2 (Rechenschaftspflicht)
Verstoß gegen Art. 13 (Informationspflicht)
Verstoß gegen Art. 30 (Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten)

Position	Berechnung	Betrag
Maximaler Bußgeldrahmen	4 % von 8.000.000 EUR	320.000 EUR
Realistisch bei mittlerer Schwere	0,5 % vom Umsatz	40.000 EUR
Beraterkosten DSGVO-Aufarbeitung	40 Std. × 180 EUR	7.200 EUR
Reputationsschaden	geschätzt	nicht bezifferbar

Rechenbeispiel 2: Privater Vermieter mit Videokamera

Ein privater Vermieter installiert nach zwei Einbruchsversuchen eine IP-Kamera am Hauseingang seines Sechsfamilienhauses, ohne Hinweisschild, mit 30-tägiger Speicherung. Ei