Haus verwalten: Aufgaben und Pflichten privater Vermieter – Immobilienverwaltung

Haus verwalten – Möchten Sie ein Haus kaufen und vermieten oder haben Sie ein voll vermietetes Haus geerbt? Ob Mehrfamilienhaus, Doppelhaushälfte oder Einfamilienhaus, jedes Mietobjekt muss nicht nur bewirtschaftet, sondern auch verwaltet werden. Mit genügend Zeit und kaufmännischem Geschick steht einer Hausverwaltung in Eigenregie nichts im Weg. Erfahren Sie hier welche Vorteile die Eigenverwaltung Ihres Hauses mit sich bringt und welche Pflichten auf Sie zukommen. Außerdem: Die wichtigsten Tipps rund um Versicherung, Mietpreis & Co.

Haus selbst verwalten oder verwalten lassen?

Möchten Sie in eine Immobilie als Kapitalanlage investieren, werden Sie früher oder später mit der Verwaltung Ihrer Liegenschaft konfrontiert. Schließlich müssen Sie als Vermieter gewissen Verpflichtungen Ihren Mietern gegenüber nachkommen. Ob Sie Ihre Vermieterpflichten an eine professionelle Hausverwaltung abgeben oder sich lieber selber darum kümmern möchten, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der investierbaren Zeit und der Renditeerwartung ab.

Bevor wir auf die einzelnen Tätigkeiten rund um die Verwaltung Ihres Hauses eingehen, klären wir also vorab die Frage:

Sollten Sie Ihr Haus selbst verwalten oder lieber verwalten lassen?

Vorteile der Eigenverwaltung

Kostenersparnis – Sie verfügen über genügend Zeitressourcen und trauen sich zu Ihre Liegenschaft selbst zu verwalten? Dann können Sie sich durchaus für eine private Verwaltung entscheiden. Der wohl größte Vorteil der Selbstverwaltung liegt im Kostenverzicht und der daraus folgenden Optimierung Ihrer Rendite. Schließlich gehören die Verwaltungskosten zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten und gelten nicht umsonst als Rendite-Killer bei Mietobjekten.

Stetige Kontrolle – Entscheiden Sie sich für eine Hausverwaltung in Eigenregie, haben Sie außerdem zu jederzeit Kontrolle über alle Instandhaltungsmaßnahmen und Zahlungsvorgänge und pflegen dabei stets eine direkte Beziehung zu den Bewohnern Ihres Hauses.

Die Vorteile der Eigenverwaltung zusammengefasst:

  • Ersparnis der Verwaltungskosten
  • Kontrolle über Instandhaltungsmaßnahmen
  • Kontrolle über Zahlungsvorgänge
  • direkte Beziehung zu den Mietern

Vorteile der Fremdverwaltung

Expertise & Erfahrung – Besitzen Sie jedoch nur wenig Zeit und Kapazität für die Verwaltung Ihres Objekts, kann Sie eine externe Hausverwaltung durchaus entlasten. Ein professioneller Verwalter kennt sich mit den neusten Gesetzen rund um die Verwaltung und Vermietung von Immobilien aus, beschäftigt sich mit allen anstehenden Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten und hat dabei stets alle Zahlungsverpflichtungen der Immobilie im Blick.

Breites Netzwerk – Durch die enge Zusammenarbeit mit Handwerker, Reinigungspersonal & Co. haben sich die meisten Hausverwaltungen im Laufe der Zeit ein Netzwerk an Dienstleistern aufgebaut, auf das sie bei Bedarf zugreifen können. So wird nicht nur eine zuverlässige und ordnungsgemäße Instandhaltung der Liegenschaft gewährleistet, sondern auch eine schnelle Abwicklung aller Reparaturen und Umbaumaßnahmen.

Diese Vorteile bietet eine Fremdverwaltung:

  • jahrelange Erfahrung im Umgang mit Mietern
  • Kenntnisse über die aktuelle Gesetzeslage
  • breites Netzwerk an Dienstleistern
  • Zeitersparnis für Eigentümer

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung

Ob Hausverwaltung in Eigenregie oder Bestellung eines professionellen Hausverwalters – zu einer der wichtigsten Aufgaben rund um die Betreuung einer Immobilie ist die kaufmännische Verwaltung. Sie umfasst alle Tätigkeiten die dazu beitragen, dass die Immobilie wirtschaftlich ist. Dazu gehören zum Beispiel die Bereiche Personalmanagement, Finanzwesen, so wie das Rechnungswesen.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Pflichten der Hausverwaltung, beginnend mit einer der zeitaufwändigsten Aufgaben: Der Betreuung der Mietverhältnisse.

Mietermanagement: Akquise, Vertrag & Betreuung

Mieterakquise & Vertragserstellung – Ein Haus als Kapitalanlage ist verständlicherweise nur dann rentabel, wenn es auch vermietet ist. Dabei ist vor allem der Umfang des Mietermanagements nicht zu unterschätzen. Mietverträge müssen erstellt und je nach Gesetzeslage auf dem neusten Stand gehalten werden. Sind nach eingehender Bonitätsprüfung passende Mieter gefunden, folgt auf die Unterzeichnung des Mietvertrags die Wohnungsübergabe inklusive der damit verbundenen Kautionszahlung.

Korrespondenz mit Mietern – Um eine gute Beziehung zu den Mietern aufzubauen und aufrecht zu erhalten, sollten Sie stets einen respektvollen Umgang miteinander wahren. Schließlich sind Sie nicht nur während der Mieterakquise Ansprechpartner, sondern auch während der gesamten Mietdauer. Hier sind Sie für die Entgegennahme von Mängelanzeigen verantwortlich, verhandeln Mieterhöhungen und -Minderungen und müssen bei Zahlungsverzug nicht zahlende Mieter abmahnen.

Alle Aufgaben rund um das Mietermanagement auf einen Blick:

  • Vermarktung des freien Mietobjekts
  • Durchführung der Besichtigungstermine
  • Bonitätsprüfung der Mietinteressenten
  • Erstellung, Abwicklung und Kündigung des Mietvertrags
  • Wohnungsübergabe & -Abnahme
  • Überprüfen der monatlichen Mieteinnahmen
  • Entgegennahme der Mängelanzeigen
  • Überprüfung der monatlichen Mieteinnahmen
  • Durchführen von Mieterhöhungen
  • Abmahnung ausstehender Mieten

Finanzverwaltung: Buchhaltung, Zahlungsverpflichtungen & Co.

Buchhaltung & Rechnungswesen – Neben der Betreuung der Mietverhältnisse, nimmt die Verwaltung der Finanzen einen weiteren wichtigen Teil der kaufmännischen Verwaltung ein. Schließlich kommt jede Immobilie mit einer Vielzahl an Zahlungsverpflichtungen einher. So müssen eingehende Rechnungen vor ihrer Abwicklung sorgfältig auf Fehler überprüft und alle Belege für die Zukunft aufgehoben werden.

Nebenkostenabrechnung – Auch die Erstellung der Abrechnungen für die Heiz- und Betriebskosten gehört zu den Verpflichtungen eines jeden Vermieters. So müssen Sie ein Mal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen und an die Mieter schicken. Dies erfordert eine realistische Einschätzung der Vorauszahlungen, so wie eine sehr exakte und detaillierte Erläuterung der einzelnen Kosten. Welche Nebenkostenkosten auf den Mieter umlagefähig sind und welche nicht, das ist der Betriebskostenverordnung zu entnehmen.

Diese Aufgaben umfasst die Finanzverwaltung:

  • Buchhaltung
  • Rechnungsprüfung
  • Begleichung entstandener Kosten
  • Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
  • Budgetplanung

Ob beglichene Handwerksrechnungen, verspätete Mieteingänge oder Nebenkostenvorauszahlungen – Eine gute Buchhaltung ist das A und O einer guten Hausverwaltung. Um zukünftige Missverständnisse und Unklarheiten vorzubeugen, sollten Sie den Cashflow Ihres Objekts stets dokumentieren. Einige Vermieter stützen sich hierfür auf moderne Computerprogramme, andere hingegen nutzen weiterhin Papier und Stift.

Aufgaben der technischen Verwaltung

Nicht nur die Bewirtschaftung des Hauses muss gewährleistet sein, sondern auch der Werterhalt. Um Instandhaltungsbedarf frühzeitig zu erkennen und dadurch Schäden zu vermeiden, muss die Liegenschaft auch auf technischer Ebene betreut werden.

Instandhaltung, Wartung & Modernisierung

Objektbegehung – So gehört eine jährliche Begehung des Objekts zu den Grundlagen der technischen Verwaltung. Je nach Bedarf können auch weitere Objektbegehungen angesetzt werden, etwa nach einem Sturm oder kurz vor Wintereinbruch. Durch eine regelmäßige Begehung des Objekts können Sie sich ein persönliches Bild vom Zustand des Hauses machen und somit Mängel und Schäden frühzeitig erfassen.

Instandhaltung, Wartung & Modernisierung – Funktionieren Aufzug, Klingelanlage & Co. nicht, kann das nach §§ 336 ff BGB als Grund für eine Mietminderung dienen. Um das zu vermeiden muss die Immobilie also stets Instand gehalten werden. Keiner erwartet von Ihnen als Vermieter und Hausverwalter hierfür selbst Hand an zu legen. Stattdessen ist für die Umsetzung jener Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten weiterhin qualifiziertes Fachpersonal zu beauftragen. Sie sind lediglich für die Koordination und Abwicklung dieser Maßnahmen zuständig.

Alle Tätigkeiten rund um Instandhaltung, Wartung & Modernisierung zusammengefasst:

  • regelmäßige Begehung des Mietobjekts
  • Prüfung des Zustands der Wohnungen
  • Planung & Delegation von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Planung & Delegation von Modernisierungsmaßnahmen
  • Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Beauftragung von Handwerker, Elektriker & Co.

Angebote einholen & vergleichen – Wie bereits erwähnt ist für die Pflege und Instandhaltung des Hauses die Expertise von ausgebildetem Fachpersonal unverzichtbar. Vorab müssen mehrere Angebote unterschiedlicher Dienstleister eingeholt und verglichen werden. Vorgehen sollten Sie dabei immer nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit.

Vertragsabwicklung & Überprüfung – Haben Sie dann die Aufgaben an den jeweiligen Dienstleister delegiert und die nötigen Verträge abgeschlossen, sollten Sie sich regelmäßig die Zeit nehmen und die getätigten Leistungen von Hausmeister, Elektriker & Co. überprüfen.

Hier die wichtigsten Dienstleister für die Objektpflege im Überblick:

Tipps für eine erfolgreiche Selbstverwaltung

Sie haben die Vorteile und Nachteile einer Selbstverwaltung gegeneinander abgewogen, sich einen Überblick über die hiermit verbunden Pflichten gemacht und möchten die Betreuung Ihres Hauses nun selbst übernehmen? Damit der erfolgreichen Verwaltung Ihres Objekts nichts im Weg steht, sollten Sie sich nicht nur mit den Verpflichtungen gegenüber Ihren Mietern auskennen, sondern auch mit dem Mietrecht, den örtlichen Mietpreisen und der aktuellen Gesetzgebung. Hier einige wichtige Tipps für Vermieter, die Ihr Haus selbst verwalten.

Den richtigen Mietpreis festlegen

Eine der wichtigsten Aufgaben des Vermieters ist das Festlegen des Mietpreises. Wählen Sie einen zu niedrigen Mietpreis, verschenken Sie unnötig Geld. Setzen Sie die Miete zu hoch an, verschrecken Sie Mietinteressenten. Um das zu vermeiden, sollten Sie sich mit den ortsüblichen Mieten Ihrer Region auskennen und den lokalen Mietspiegel als Grundlage heranziehen.

Folgende Fragen können Ihnen bei der Festlegung des Mietpreises helfen:

  1. Wie hoch sind die üblichen Mieten?
  2. Übersteigt die Nachfrage das Angebot?
  3. Wie lange dauert eine Neuvermietung?
  4. Überzeugt die Immobilie durch eine attraktive Ausstattung oder Lage?

Denken Sie außerdem daran: Ist in Ihrer Region eine Mietpreisbremse vorhanden, darf die Miete maximal zehn Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Falls keine Mietpreisbremse vorhanden ist, gilt eine Obergrenze von maximal 20 Prozent über der Vergleichsmiete.

Wichtige Versicherungen abschließen

Objektschäden, Elementarschäden oder unvorhersehbare Kurzschlüsse der Gebäudetechnik – Als Vermieter und Eigentümer des Objekts sind Sie stets diversen Risiken ausgesetzt. Ein vollumfänglicher Versicherungsschutz sichert Sie daher gegen alle Eventualitäten ab. So schützen Sie vor hohen finanziellen Verlusten und sichern während Ihrer Verwaltungstätigkeiten die eigene Liquidität.

Auf diese Versicherungen sollten Sie nicht verzichten:

  • Wohngebäudeversicherung
  • Elementarschadenversicherung
  • Privathaftpflichtversicherung
  • Hausratversicherung
  • Rechtsschutz
  • ggf. Mietausfallversicherung

Sich mit der aktuellen Gesetzgebung auseinander setzen

Die deutsche Gesetzgebung rund um Vermietung, Verwaltung und Bewirtschaftung einer Immobilie obliegen stetigem Wandel. Daher ist es äußerst wichtig sich als privater Vermieter mit den aktuellen Vorschriften und Gesetzgebungen auseinander zu setzen. Um sich Ärger zu sparen und Ihre Rechte und Pflichten zu kennen, sollten Sie also die Grundregeln des Mietrechts kennen und sich bei Bedarf die Formulierungen einzelner Klauseln im Mietvertrag rechtlich absichern lassen.

Gutes Verhältnis zu den Mietern schaffen

Ein vernünftiger und harmonischer Umgang zwischen Mieter und Vermieter beugt Streitigkeiten vor und sorgt somit für weniger Mieterfluktuation. Bemühen Sie sich also stets darum Ihren Mietern auf Augenhöhe zu begegnen und Konflikte in einem vertrauensvollen und offenen Gespräch beizulegen. Legen Sie vorab eine Hausordnung mit allen wichtigen Regeln fest und beachten Sie bei der Ankündigung baulicher Maßnahmen die gesetzlichen Vorschriften. So sorgen Sie von Anfang an für ein harmonisches Miteinander im Haus und reduzieren das Konfliktpotenzial.

So schaffen Sie ein respektvolles und harmonisches Klima im Haus:

  • Beilegen von Konflikten in offenen Gesprächen
  • Festlegen einer Hausordnung mit verbindlichen Regeln
  • Beachtung der gesetzlichen Fristen bei der Ankündigung von Umbaumaßnahmen
  • Konfliktpotenzial im Mietvertrag ausräumen
  • Einvernehmliche Lösungen statt rechtlicher Auseinandersetzungen

Fazit: Haus verwalten

Zu der Verwaltung eines Hauses gehören nicht nur kaufmännische, sondern auch technische Verpflichtungen. Das macht die Hausverwaltung nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwendig. Eine Selbstverwaltung lohnt sich daher nur, wenn Sie über genügend Zeit und Ressourcen besitzen, um sich auch um Ihre Liegenschaft und die Bewohner zu kümmern. Dafür sollten Sie sich nicht nur mit den Vermieterverpflichtungen auskennen, sondern auch mit dem örtlichen Mietspiegel und der aktuellen Gesetzgebung. Schließen Sie außerdem einige wichtige Versicherungen ab, um Ihre Liquidität zu schützen und sorgen Sie für ein harmonisches Miteinander im Haus durch eine feste Hausordnung.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier: