Kaufmännische Verwaltung einer Immobilie: Aufgaben und Beispiele

Kaufmännische Verwaltung einer Immobilie – Die Tätigkeiten einer Hausverwaltung sind vielfältig. Neben der operativen Betreuung ist ein Hausverwalter auch für die kaufmännische Organisation des Objekts verantwortlich. Von der Betreuung der Mietverhältnisse bis zur Geldverwaltung erfahren Sie hier alles Wichtige rund um die kaufmännische Verwaltung einer Immobilie. Zurück zur Übersicht: Hausverwaltung Aufgaben.

Was ist die kaufmännische Hausverwaltung?

Möchte sich der Eigentümer einer Immobilie nicht persönlich um die Verwaltung seines Objekts kümmern, kann er hierfür eine professionelle Hausverwaltung bestellen. Welchen Tätigkeiten der Hausverwalter genau nachzugehen hat, hängt sowohl vom Immobilientyp ab, als auch von den individuell getroffenen Vereinbarungen.

Unterschieden wird dabei zwischen drei verschiedenen Aufgabenbereichen: der kaufmännischen Verwaltung einer Immobilie, der technischen Verwaltung und der juristischen Verwaltung.

Die Betreuung der Mietverhältnisse spielt zwar nur bei der Mietverwaltung eine wichtige Rolle, darf in ihrem Verwaltungsaufwand jedoch nicht unterschätzt werden. Welchen Pflichten die Hausverwaltung hier nachkommen muss, schauen wir uns nun etwas genauer an.

Betreuung der Mietverhältnisse: Akquise, Vertrag & Abwicklung

Auf kaufmännischer Ebene ist der Hausverwalter für die Betreuung aller betriebswirtschaftlichen Vorgänge der Liegenschaft zuständig. Von der Mieterakquise und Unterzeichnung des Mietvertrags über die Entgegennahme der Mängelanzeigen bis zur Wohnungsabnahme bei Auszug, der Verwalter hat dabei stets alles im Blick und steht in ständiger Korrespondenz mit Vermieter und Mieter.

Hier ein kurzer Überblick:

• Mietersuche
• Durchführung der Besichtigungstermine
• Bonitätsprüfung der Mietinteressenten
• Erstellung und Abwicklung des Mietvertrags
• Wohnungsübergabe & -Abnahme
• Entgegennahme der Mängelanzeigen
• Überprüfung der monatlichen Mieteinnahmen
• Durchführung von Mieterhöhungen

Zur Erinnerung: Die Betreuung der Mietverhältnisse fällt nur bei Mietverwaltungen auf kaufmännischer Ebene an. Nicht bei WEG-Verwaltungen.

Mietersuche, Korrespondenz & Bonitätsprüfung

Leerstand gilt es, als Vermieter stets zu vermeiden. Doch die Suche nach neuen Mietern ist aufwendig. Sie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert einen sehr hohen organisatorischen Aufwand. Den übernimmt der Hausverwalter. Er kontaktiert Mietinteressenten, plant Wohnungsbesichtigungen und führt Bonitätsprüfungen, um Zahlungsausfall zu vermeiden.

Die Aufgaben des Hausverwalters rund um die Mieterakquise zusammengefasst:

• ggf. Zusammenarbeit mit Makler
• Inserieren der Immobilie
• Mieterakquise
• Korrespondenz mit Mietinteressenten
• Durchführung von Besichtigungen
• Prüfung der Kreditwürdigkeit der Mieter

Erstellung und Abwicklung des Mietvertrags

Auch die Erstellung, Gestaltung und Abwicklung des Mietvertrags gehört zu den Tätigkeitsfeldern eines Hausverwalters. Er kennt sich mit der aktuellen Gesetzgebung aus, trifft mit dem Mieter individuelle Absprachen und hält diese im Vertrag fest. Besonders bei der Gewerbemietverwaltung ist das Fachwissen des Verwalters gefragt, denn anders als bei der Vermietung von Wohnobjekten, gilt bei dem Gewerbemietvertrag Vertragsfreiheit.

Vorsicht: bei Gewerbemietvertrag gilt Vertragsfreiheit

Wohnungsübergabe und -Abnahme

Zieht ein Mieter aus, führt der Verwalter die Wohnungsabnahme durch. Ein Abnahmeprotokoll wird angefertigt, gegebenenfalls Schadensfälle dokumentiert und bei Bedarf Foto- und Videoaufnahmen angefertigt. Am Ende wird das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben und die Schlüssel werden an den Verwalter ausgehändigt. Wird eine Immobilie neu vermietet, führt der Verwalter auch die Wohnungsübergabe vor Ort durch.

Überwachung der monatlichen Mieteinnahmen

Auch die Überwachung der Mieteingänge fällt in das Tätigkeitsspektrum der Hausverwaltung. Haben alle Mieter ihre Mieten fristgerecht überwiesen? Oder gab es Zahlungsausfälle? Hierfür dokumentiert der Hausverwalter alle fristgerechten Zahlungseingänge. Nicht zahlende Mieter werden von ihm abgemahnt.

Geldverwaltung: Finanzplan, Zahlungsverkehr & Co.

Ob Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung – die professionelle Betreuung der Finanzen ist stets eine der wichtigsten Aufgaben des Hausverwalters. Hier werden Transaktionen chronologisch dokumentiert, Rechnungen überprüft und ausgeglichen und Finanzpläne und Nebenkostenabrechnungen erstellt.

Alle Tätigkeiten rund um die Geldverwaltung im Überblick:

• Buchführung
• Begleichung entstandener Kosten
• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Budgetplanung
• Rechnungsprüfung
• Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern & Versicherungen

Buchführung aller Einnahmen & Ausgaben

Als Grundlage der Geldverwaltung dient die umfassende Buchführung aller Zahlungseingänge und -Ausgänge. Ein qualifizierter Verwalter bringt hierfür nicht nur steuerliche Expertise mit, sondern auch Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen.

Jährliche Nebenkostenabrechnung für WEG & Mieter

Ob Mitglied einer WEG oder Vermieter einer Mehrfamilienhauses, die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Vielen Eigentümern fehlt das Fachwissen und die notwendige Zeit, die das Vorbereiten, Erstellen und Versenden der Nebenkostenabrechnung benötigt. Außerdem müssen bei der Erstellung gesetzliche Vorgaben beachtet werden, mit denen sich ein professioneller Hausverwalter bestens auskennt.

Rechnungsprüfung und Budgetplanung

Neben der Überprüfung der Zahlungseingänge und -Ausgänge übernimmt der Hausverwalter auch die Begleichung von Rechnungen im Zusammenhang mit der Immobilie. Vor der Abwicklung werden finanzielle Transaktionen und Rechnungen auf ihre Richtigkeit geprüft.  Auch das wird in der Buchhaltung säuberlich dokumentiert, sodass in der Zukunft jegliche Kontobewegungen zurückzuverfolgen sind und die langfristige Planung von Vermögenswerten möglich ist.

Zusammengefasst:

• Rechnungen werden auf Richtigkeit geprüft & gesichert
• Vermögenswerte werden langfristig geplant

Verträge mit Dienstleistern und Versicherungen

Ein Hausmeister muss für kleine Instandhaltungsmaßnahmen beauftragt werden. Ebenso die Zulieferer von Wasser, Strom und Gas. Auch das übernimmt der Hausverwalter. Er ist für die Unterzeichnung des Vertrags mit den Dienstleistern verantwortlich, so wie für die Abwicklung und fristgerechte Bezahlung. Er achtet zudem darauf, dass die Immobilie ordentlich abgesichert ist und übernimmt die Schadensmeldung bei Versicherungsfällen.

Für folgende Vertragsabschlüsse ist der Verwalter zuständig:

• Versicherungen
• Stromversorger
• Wasserversorger
• Gasversorger
• Hausmeister

Hausverwaltung Aufgaben: Ratgeber

Die Betreuung einer Immobilie kommt stets mit einem hohen Verwaltungsaufwand einher. Jahresabrechnungen müssen erstellt, Mieteingänge überprüft und Instandhaltungsmaßnahmen koordiniert werden. Eine professionelle Hausverwaltung kennt sich hiermit bestens aus.

Welchen Aufgaben Ihr Hausverwalter neben der kaufmännischen Verwaltung Ihres Objekts ebenfalls nachzugehen hat, das erfahren Sie hier:

• Hausverwaltung Aufgaben